Miro+Zoomでオンラインワークショップをやってみた

少し前のことですが、Xデザイン学校で一緒に学んだ仲間とオンラインワークショップをやってみました。新型コロナウィルスの影響で人が集まってワークシップができない中、仲間のお声がけもありオンラインでできないか挑戦してみました。今回は運営として参加させてもらいましたが、そこで得た学びについてまとめます。オンラインワークショップこの記事では運営面でわかったことについて書きたいとおもいます。
※2020年4月末時点での情報になります。

結論を先に書いてしまうと「各ツールを活用すればオンラインワークショップはできるが、ツールの操作に意識が行ってしまうと思考が止まってしまうので要注意」が率直な感想でした。

■ 使ったサービス
　・Miro（オンラインホワイトボードサービス）
　・Zoom（Web会議サービス）

■ ワークショップの条件
　・MiroとZoom初心者のメンバーも参加
　・時間は13:00-17:00
　・参加人数は8名(運営2名＋参加者6名）
　・途中２チームに別れてアイデア出しを実施
　　（Zoomのブレイクアウトルーム機能を利用）

１．Miroの使いこなし

■ 上手く行った点
・Miroで必要なオブジェクトを事前に用意しておく
ワークショップを行っている最中に新たにオブジェクト（ポストイット）などを追加するのは手間で、参加者の思考を止めてしまいます。今回は事前位にポストイットのオブジェクトを大量に用意し、それを使ってもらうという方法を取りました。

・進め方を書いておく
今回のワークショップでは、大きく4つのワークがあったのでボードに進め方の説明文を予め書いておきました。ワークの進め方の説明は各ワークの前に行うようにしていたのですが、やっている最中に確認をしたくなるので別ウィンドウを確認しなくてもいいようにボードに書いておくことで、スムーズに進めることができました。

・事前練習をする機会を設ける
Miroの操作は複雑で慣れないとなかなか難しいです。今回は事前に練習会を実施しました。ワークショップの進め方の確認しながら、各ステップで必要なMiroの操作方法を練習することで、参加者のスキルをアップしつつ運営も必要な対策を打つことができました。

■ 課題
・デバイスの違いによる操作性の差
PCとタブレットで操作感に差があります。PCはマウスでポインタを正確に動かせるので比較的ストレスなく動かせるのですが、タブレットはタッチパネルで操作するので選んだつもりが隣のオブジェクトや掴んでしまうといった問題が起こりました。またUIがPCとタブレットでやや異なっているようなので「PCでの操作手順とタブレットでの操作手順が違う！」といったトラブルもありました。あとどうしてもZoomで説明しつつとMiroを見るというシーンがあるので、1モニターだけだと画面の切り替えが面倒です。なので、デュアルディスプレイにするか、デバイスを2台用意したほうがいいなとおもいました。

・Miroが重くて落ちる
Miroですが多機能な分、アプリが重いです。なので性能が高くないPCを使っている人が途中でフリーズしてしまうといった問題が発生しました。特にMiroとZoomを1台のデバイスで起動するには一定程度のスペックが必要になるので、デバイスの性能に不安がある方はMiroとZoomでデバイスを分けてもらうなどの対策をおすすめします。

・操作が複雑
多機能なもう一つのデメリットしてどうしても操作が複雑です。今回のワークショップでは「アイデアを絵にして紙に書いて」→「スマホで写真に取る」→「写真のデータをMiroにアップ」という手順を行おうとしたのですが、何名かできない人がおり、メッセンジャーで運営者（私）にデータを送ってもらい私がMiroにアップという手順を踏みました。

２．Zoomの使いこなし

■ 上手く行った点
・メッセンジャーで参加者グループを作っておく
次の課題のところにも書いてありますが、連絡手段がZoomだけだと、Zoomに何かあった場合参加者と連絡ができなくなってしまいます。なのでメッセンジャー等でグループを作っておいて、トラブルがあったときの連絡手段は別で用意しておいた方が良いです。

■ 課題
・Zoomにログインできない
事前練習の際にZoomのログインは確認していたのですが、なぜかZoomリンクをクリックしても会議に入れない人がでました。アクセスするデバイスを変えることでどうにか対応できましたが、事前にもしものときの対応方法は考えておいたほうが良いです。

・Zoomが途中で落ちる
ネットワークの接続が悪化してZoomが途中で切れてしまい再ログインが必要となるケースがありました。Zoomの待機室を設定していたので運営者（私）が都度承認をし直すという対応が必要でした。またブレイクアウトルームでワーク実施中に落ちた人を再度入れ直しそうとしたとき、ブレイクアウトルームに割付けができなくなるというバグが発生しました。

・ブレイクアウトルームへのメッセージ配信は見てもらえない
ブレイクアウトルーム使用中に、各ワークショップの残り時間の通知などを管理者からのメッセージ配信機能を使って行ったのですが、そのメッセージ気づかない人が多く、上手く連絡を行うことができませんでした。

３．オンラインワークショップを行う上での注意点

今回オンラインワークショップをやってみてわかったことは「各ツールを活用すればオンラインワークショップはできるが、ツールの操作に意識が行ってしまうと思考が止まってしまうので要注意」ということでした。参加者がワークに集中できる環境をオンラインでどう作れるかが、運営者の一番重要な仕事だということを学びました。

オンラインワークショップを行う際の注意点
①事前練習会を設けて全員の動作環境に問題がないか確認し、ツールの操作方法を習得しておく。
②トラブルは起こる前提で、トラブルが起こったときに対応を決めておき、参加者の合意をとっておく
③メッセンジャーなどで緊急用の連絡先は別で確保しておく

最初はできるのか不安だったのですが、やってみる課題が具体的なり、様々な気づきを得ることができました。この反省を活かして、今後もオンラインワークショップにトライしてみたいとおもいます！

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