テレワークで特に気を付けたい、チャットツールでのコミュニケーションのやり方
こんにちは！
市川ヒロシです。
新型コロナウイルスの影響で、
企業ではテレワークの導入が
加速しているようです。
そんな中、
テレワークでよく利用されている
ツールとしては、
ZOOM，Hangouts Meetなどの
テレビ会議システムや、
Slack，Chatworkなどの
チャットツール
などがあります。
しかし、これらのツールを
普段から利用しているのであれば、
問題ないのですが、
今回のテレワークの導入により、
初めて利用するような場合には、
注意する点があります。
それは、チャットツールの
利用についてです。
チャットツールでは、
主にテキストベースで
コミュニケーションを
とることになるので、
慣れていないと、
どうしても、
相手に内容をうまく伝えられなかったり、
相手に不快感や誤解を与えたり、
してしまいます。
そのため、
普段の直接会話では、
スムーズにコミュニケーションが
とれる人でも、
チャットツールで、
失敗をやらかしてしまうことが
往々にしてあります。
では、どんな点に気を付ければ、
いいんでしょうか？
ネット上に役立つ記事があったので、
ご紹介させていただきますね。
この記事では、
チャットツールの一つである、
Slackでのコミニュケーションで、
心がけたい１０のポイントを
取り上げています。
1. 親しき仲にも礼儀あり。
できるだけ敬語を使う。
2. 相手の状況を一瞬想像する。
時間外、休日は「前置き」を。
3. まず反応する。
スタンプや絵文字を駆使する。
4. 悪口、陰口、ゴシップは
水面下で拡散される。
5. 完全にクローズドなチャンネルはない。
オープンチャンネル同様の発言を。
6. 長文メッセージは、
少し寝かせてから送信する。
7. 感謝、賞賛は全力で。
批判、否定は提案に変換。
叱責、指導はリアルで。
8. クッション言葉を適切に使う。
9. チャンネル退出の際は、一言残す。
10. 結局、5割伝われば十分。
チャットツールに頼りすぎない。
ぽくは、普段、
チャットツールとして、
Chatworkを使っているので、
Slackについては、
本当のところはよく知りませんが、
同じチャットツールなので、
ぼくがChatworkを利用する際に、
心がけている部分と、
かなり一致していますね。
ぼくが、一番重視しているのは、
１と８ですね。
やはり、チャットツールでは、
相手の顔が見えない分、
相手に失礼がないように、
細心の注意を払っています。
なので、基本は、
敬語を使ってやり取りし、
クッション言葉をなるべく
入れるようにしています。
記事に挙げられている
クッション言葉は覚えておくと
いいかも知れません。
「恐れ入りますが」
「もしよろしければ」
「念のために」
「ご参考まで」
「大事をとって」
「僭越ながら」
「お気持ちはありがたいのですが」
「こちらの都合で申し訳ありませんが」
「おっしゃる通りですが」
「非常に心苦しいのですが」
などと一言前置きすることで、
次に続く文言がマイルドに
受け止められるはずだ。
あと、ぼくが心がけているのは、
６ですね。
常に相手の表情をみながら
言葉を選ぶことができる
対面でのコミュニケーションとは違い、
こちらの言いたいことを
大量に長文で書いているうちに
気持ちが高ぶり、
受け手にとっては
過剰な表現になっている
可能性がある。
相手の反応が見られない文章の
コミュニケーションだからこそ、
感情の暴走を極力抑えるためにも、
手紙同様、長文のメッセージほど
少し寝かせてから送信することを
おすすめしたい。
本当、この通りです。
以前、Chatworkで、
長文のメッセージを
もらったことがありました。
かなり
感情的な内容だったので、
それを読んで、
とても不快な思いを
させられたんです。
でも、
書いた本人は、
そのような感情的な内容を
送っていることに、
まったく
気付いていないんですね。
あとで、
相手の方に
そのことを指摘したら、
相手の方から、
「自分の送った文章を
読み返してみて、
大変失礼なことを
申し上げたことに
気付きました。
本当、
申し訳ありませんでした。」
と、お詫びの言葉を
いただきました。
なので、
「人の振り見て我が振り直せ」
ではありませんが、
それ以来、ぼくも、
長文のメッセージを
送る際には、
特に、注意を払うようになりました。
このように、
チャットツールの利用では、
送ったメッセージで、
相手に不快感や誤解を
与えることがあります。
ですから、
そのようなことを
防ぐためにも、
送信ボタンを押す前には、
送る文章をもう一度、
確認した方がいいですね。
それでは、また！
市川ヒロシ
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