会議にどう参加する？

こんにちわ。ともたけです。

今回は会議について話したいと思います。

皆さんは会議にちゃんと参加しているでしょうか。僕にとって会議というのは意見を出し合うことが基本だと思います。シェアしたいだけなら、本当に必要な人だけ集めて、他の方は議事録を見れば十分だと思います。意見を言わない（言えない）のに参加する必要があるのでしょうか。

日本における会議は、そんな場合がたくさんあります。外国人の方が日本の会議で驚くことがあるのは、直接関係ない人もその場にいることだそうです。その人の仕事には関係ないけど顔を出す、といったことです。

本当の意味で会議に参加するとはどういうことか、今回はそれを掘り下げていきたいと思います。

人の時間を奪う会議

仕事を進めるうえで会議は必要なことです。しかし、ただ時間を奪うだけの会議は無意味です。

ただ時間を奪う会議とは、その人が発言することがない会議です。

「この人には知っておいて欲しい」と会議に人を呼ぶことがあります。その人はそこで発言することがないでしょう。なぜなら「知っておいて欲しい」なので、呼んだ側も意見を聞かずに終わることがあるからです。

これは参加した人の時間を奪う行為です。「知っておいてほしい」レベルなら議事録で十分です。

なぜ無駄な会議をしたがるのか

無駄とも思える会議をするのは「することで何か進む」という思い込みがあるからだと思います。確かに会議をすることで進むことはあります。ただ、それが参加する人全員に意味があるとは限りません。

なのにしてしまうのは、「とりあえず会議」という考えがあるからだと思います。

本来、会議というのは問題解決や情報共有のために使うべきです。しかし、会議をすることそのものが目的になっているケースも少なからずあります。

「なぜこの会議をするのか」を言えない会議は早急になくしましょう。

会議に参加する意味

先ほども上げたように会議とは問題解決や情報共有が目的です。

それぞれに参加する意味が違うと思います。

問題解決の会議に参加する場合は、問題を知っている（あるいは自分の仕事に関連ある）うえに、それに対する意見や考えをないと意味がないと思います。ただ聞いているだけだったら、議事録で十分です。

僕にとって不思議なのは、会議に参加しているのに一言も発しない人がいることです。意見がないのになぜ参加するのか。本当に問題を認識しているのか。疑問はないのか。様々な不思議があります。

果たしてこうした会議の時間は必要なのでしょうか。

「そんなこと言っても、上司から参加するように言われた」という人もいるでしょう。その場合は自分がその会議に参加する意味を考えてください。分からない時は上司に聞いてください。

そうやって自分ごとになれば、意見が出たり、質問が出やすくなると思います。

まとめ

ただ聞いているだけの会議だったら議事録で十分です。参加するには意味があります。しかし、その意味を考えなかったり、他人事だとその時間は無駄な時間になってしまいます。

また、集める側も会議は「人の時間を奪う行為」なので、その人に本当に必要かを良く考えて招待してください。

無駄な会議ほど意味のない時間はありません。

参加する側は自分ごとと考えて、招待する側は、それが必要な相手であるかをちゃんと考えていかなければと思います。