ルーティン業務をひたすらに見つめ直す
こんにちは、TOMです。
４回目の記事となります。
過去の記事はこちらから。
前回は、組織の課題について考えてみました。
今回は、課題に対して具体的にどのように取り組むべきかを考えていきたいと思います。
組織の課題について
組織の課題については、下記のような内容がチームメンバーから出てきました。
まとめると、以下の3つが課題として挙がりました。
1.エンゲージメントが低い
2.無駄な業務が多い
3.形骸化された目標がある
1と3については、自分の役職や立場の影響外の部分もあるため、2の「無駄な業務が多い」部分について取り組んでいきたいと思います。
①改めて後輩たちに聞いてみた
改めて後輩たちに「無駄な業務とはどのような業務か」を聞いてみたところ、そもそも時間が掛かったりする業務・時間は掛けた割に効果が得られない業務の意味合いで使っていました。
そこで、1か月の主なルーティンを業務を全て洗い出し、具体的にどの部分が業務改善できそうか検討してみました。
②使うツールは「Power Automate」
業務改善として使うツールとしては「Power Automate」を使っていくこととなります。
理由としては、後ろ向きな理由とはなりますが、社内で使えるツールが「Power Automate」しか有用的なものがないためです。
上記のようなツールを試しに最近作成をしていますが、「Power Automate」以外は社内で使用できないため、泣く泣く「Power Automate」想定となります。
ルーティン業務を聞き出す
所属長とチームリーダー以外はエリア違いの同じ業務を行っているので、1か月の主な業務としてみんなにヒアリングしてみました。
お盆繁忙期後で、休みなどが多く時間は取れなったため、各々にヒアリングしてメモを取るスタイルを取っております。
①シフト作成
現場にいるカード募集スタッフの1か月単位のシフト作成。勤務日数や時間、勤務場所を決定する。
1人1人希望する条件が異なり、社会保険加入・非加入、この勤務場所にはいけない、この時間には入れない等々パズルのように組み合わせないといけない。
大体自分だと、30人前後担当スタッフを抱えております。
シフト作成の流れは上記となります。
シフト希望の提出は専用のWEBアプリで提出いただき、Excelでダウンロード可能です。
また、シフト調整は店舗別の予算の作成も兼ねております。
・Excelで社会保険加入・非加入、この勤務場所にはいけない、この時間には入れない等の要素を盛り込んだ関数の作成
・Power Automateでの自動でシフト配信
この辺りは業務改善できそうです。
②店舗交渉
主にカード募集する場所として、
・ショッピングモールなど大型施設でのデイリー募集
・スーパーマーケットなど小型施設での短期集中募集
上記があります。
店舗交渉は短期集中募集の選定およびカウンターの場所交渉となります。
この業務に関しては、あまり自動化できる要素はないですが、店舗選定は店格や頻度で決定しているので、
・店舗選定を過去の実績から自動に決定する
この辺りは業務改善できそうです。
③報告・連絡関係
主に報告・連絡関係については、
・本社や支社から要報告の連絡があり、資材発注や企画結果共有など様々な取り纏め関係
・キャンペーンの通達やルール改訂の連絡を募集スタッフなどに連携する通達関係
上記2つがあります。
行動自体はルーティン業務だが、中身については最新の情報になるので自動化は難しそうです。
ただし、シフト配信でも使った募集スタッフへの連絡については自動化できそうです。
④企画関係
件数獲得の向上を図るため、送客施策や新店企画などを立案・運用。
ルーティン業務というよりも、その場その場の対策の側面が強いので、自動化は難しそうです。
⑤数値関係
件数獲得に関するPDCAサイクルを回すための根拠数値の抽出。
こちらでも実際に手を付けている通り、業務改善の本命になりそうです。
やりたいこととしては、下記になります。
業務の課題として、募集スタッフの獲得件数に対する数値分析のしづらさがありました。
特に勤務時間に対する募集件数を分析する際に、社内システムの関係上、勤務データがPDFデータでしか取得できない現状があります。
社内制約上、PDF変換アプリも入れられないため、今回はデスクトップ用Power Automateを使ってPDFデータからExcelに抽出できるようにして、業務効率を図りたいと思います。
ちなみに、デスクトップ用Power Automateを使った理由は、申請すれば社内でもインストール可能だからです。
記事の内容ではまだ不完全であり、どんなデジタルレベルの人でも使いこなせるツールにしなければ業務改善とはなりません。
ルーティン業務を洗い出してみて
ルーティン業務を洗い出してみて、自動化できそうなものは、
・シフトなどの自動配信
・店舗選定を過去の実績から自動に決定する
・PDFデータ含めて様々なデータの突合
この辺りが候補となりそうです。
むしろ、1つのファイルで全てを管理できるような構想も思いついたので、ぜひ手を付けていきたいと思います！
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