【企業向け】「面談の記録と活用のポイント～記録の有用性～」

昼夜の寒暖差がある季節になってきましたね。
時節柄、自律神経が乱れやすく体調を崩しやすい障がい者社員も多いのではないでしょうか。
また、それに伴って対応の仕方にも、気を遣うことが多くなっているかもしれません。
面談での対応などをこれまで数回お伝えしましたが、面談の際、皆さんはどう記録されているでしょうか。
記録をすることは、とても重要です。
どう記録するか、どう活用するか、ポイントを押さえておくことで、今後の面談や対応のヒントを考えてみましょう。

そこで、今回のテーマは。
「面談の記録と活用のポイント～記録の有用性～」

面談をされたとき、皆さんはどんな記録をとっているでしょうか。
そもそも、面談中にメモは取っているでしょうか。
面談の時は、少しでもメモをしておくことをお勧めします。
また、メモを取る際は、面談の最初に必ず面談の対象者に「メモを取って良いか」を確認しておいて下さい。
メモの取り方は自由で良いと思いますが、対象者が発言したことと自身が発言したことを分けて書いておいた方が、後から見たときに判りやすいと思います。
話の経過も後でまとめるときのことを考えて、矢印や記号などで見やすくしておくと良いでしょう。
対象者の発言で気になった部分は、できるだけ一言一句発言のまま記録しておく、ということも有効です。
言葉のニュアンスは少しの違いでも変わってきてしまうものです。
後から見てもその時の雰囲気が読み取れるように、そのまま記録する、というのは意外と大切です。
話しながらメモを取る、というのは慣れないとなかなか難しいものですから、面談を担当される方は、日頃からメモを取ることを意識しておいた方が良いかもしれませんね。

記録をつけることがなぜ大切か

さて、何故記録をつけることが大事なのでしょうか。

まず一つ目に、

・面談担当者と対象者間での、内容の確認

以前のメルマガ「面談するためのポイント」で、「必ず話の内容を確認しましょう」とお伝えしました。
話を復唱したり、要約してみることで、お互いの受け止め方が違っていないか、内容にズレがないかを確認して、後で認識の違いが起こらないように、話を共有しておくことが重要です。
そのためにも話をメモしておき、細かいニュアンスなどメモを振り返りながら確認していきましょう。
メモを取っていないと、話が進むうちに頭の中で微妙に受け止め方や言葉の意味合いが変化していくことがあります。
この微妙な差異が、対象者とのすれ違いを生み、ともすると信頼関係が崩れてしまうことにもなりかねません。
二つ目は、

・記録はお互いに話の内容を共有した、という証拠になる

例えば、後々に「言った」「言わない」などで対象者との認識がずれてしまう場合が出てきても、記録をとり内容の共有をしっかりしておくことができていれば、振り返りをきちんとすることができます。
曖昧な記憶ではなく、記録で話を共有することが信頼を損なわないためにも欠かせないポイントです。

障がい者サポートは「チームで共有をする」というお話も以前にしましたが、そのためにも記録をまとめておくことは重要です。
口頭だけでの伝達は、どこかに主観が入ってしまうことが多々あります。
客観的に事実を伝えるためにも、一度記録に起こしてから情報を伝えることがポイントとなります。
共有しやすくするために、面談時の記録シートなどはフォーマットを決めて同一のものを使うのも良いでしょう。

しっかり記録をつけて、それを活用していくことで、面談そのものを円滑に進めていくだけではなくトラブルを減らし、その後の対応策も考えやすくなるはずです。
皆さんも有用性を考えながら記録をつけてみて下さい。

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