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月報作成の方程式(1)業務の進捗共有
皆さん、月報を書いたことある?上手に書けている?(笑)
月報は「ただの時系列で業務内容を報告するものだ」、適当に書いて通せばいいんだと思う方がいれば、非常に重要なものとして見て、作文コンテストのように毎月1日かけて書くこと人もいるでしょう。前者の場合、上司に不真面目な印象を残してしまうため、やめたほうが良いと思う。後者は時間を費やしすぎて、通常の業務に影響する可能性がある。
では、月報はどのように書けばいいでしょうか。今日は、ベテラン先輩からの“秘訣”をみんなに共有したいと思う。
月報を書く前、まず月報の目的を明確にしないといけない。
1.月報は自分が何をしたかをまとめるものではなく、任された仕事をちゃんと理解して、実行していることを上司に見せて安心させるもの。
2.月報は自己アピールするプラットフォームでもある。会社によるが、月報は、直上の上司だけでなく、同僚や、他の部門の管理者も見る可能性がある。そう考えると、月報は数少なく自身の才能を職場のみんなにアピールする材料にもなるため、上手に月報を書ける人は、上司には気に入られやすくなるし、大きな仕事を任せられる可能性も高まるし、当然周りの人より出世しやすくなる。
では、実際月報を書く時、なにかコツがあるでしょうか。
簡単に言えば、下の方程式を上手く使うことをおすすめする。
月報=業務の進捗共有+現状分析+今後のアクションプラン
まずは、上司がアサインした業務進捗を共有する。無事に達成したか?目標を上回ったか?それとも問題が発生して達成できなかったか?をはっきり、且つ分かりやすく伝える。
次は現状分析。目標を上回った場合、上手にできた部分を経験としてまとめ、目標達成できなかった場合、その原因をきちんと分析し、今後のアクションプランに反映する。
今回は、1つ具体例を挙げて、業務進捗の共有方法を一緒に見てみましょう。
Aさんは、とあるイベント企画代理店のイベント運営担当で、このような月報を上司に提出した:
「Aイベントの企画について、20以上の候補地から場所を決定し、有名人ゲスト20名に招待状を送付しました。また、必要に応じて、イベントの進行を調整した。」
ぱっと見、場所の選定、ゲストの招待、進行の調整を3つの仕事をしたと、分かりやすく書かれたのでは?と思うが、この月報を上司が読むと、「場所が決まったのはいいんだけど、だいぶかかったかな?今後のスケジュールに影響する?ゲストが確実に来れる?必要って誰の?進行をどう調整した?イベントの趣旨に沿って調整した?」など、質問連発にされる可能性が高い。
これは典型的な、自分が何をしたかだけを述べて、全く進捗を意識していない月報だと思う。
では、どう修正すればいい?
「計画通り、今週中に場所を確定しました。ゲストの招待について、20名のゲストに招待状を出したのですが、確実に来られる方は3人のみです。会場の状況と顧客の最新リクエストに応じて、計画を修正し、各方面で確認済みです。最新の計画案は添付にてお送りしたので、ご確認ください。」
このように書くと、何をしたかだけでなく、業務の進捗共有も明確に示しているし、上司が見れば、計画通りに進んだ部分と、遅れてる部分がはっきり分かる。
以上が月報のファイストステップ、業務の進捗共有である。単に何をしたかだけでなく、目標を意識しつつ、今月の業務進捗を報告する。ただ、業務進捗を共有するだけでは不十分なので、
次回は、月報=業務の進捗共有+現状分析+今後のアクションプラン
の中の現状分析の部分通じて、上長に目を光らせる方法を共有する。
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