非エンジニアの私が、エンジニアとのコミュニケーションで気をつけている 5つのこと

『会社の中で他部署とのコミュニケーションが上手くいかない・・・』

部門横断型のプロジェクト推進や、高度な専門性を持つ人材と働くケースなど、多様な背景を持つ同僚と働く機会が増えた昨今、社内コミュニケーションに悩みを持つビジネスマンは多いのではないでしょうか。

かくいう私も、金融系IT企業にビジネス系の職種として勤めているのですが、特に外国籍のエンジニアチームとのやりとりに苦労しています。

言葉の壁、文化の壁、価値観の壁、知識の壁・・・

自分が質問や依頼事項を投げかけても、意図が上手く伝わらずに思うような回答が得られたなかったり、プロジェクトが前に進まなかったりすることを何度も経験してきました。

しかし、今の会社に入社してから約４年。ひよっこなりにも色々と試行錯誤をして、こうすれば相手が動いてくれる(つまり、相手が動きやすくなる)ポイントみたいなものが見えてきたので、noteという一つの形でシェアできればと思います。

1. 言葉の定義をしっかりと行う

まずはコミュニケーションの前提として、相手に投げかける言葉について定義することが大事ということに気づきました。ある言葉に対してしっかりとした共通の見解を持つ、もしくは共通の理解を得られる解像度の言葉を使うとも言い換えられるかも知れません。

例えば昔は
「データベースがおかしくて直して欲しいんだけど」
というようなコミュニケーションの取り方をしてしまっていました。

今思えば、このような聞き方だと依頼を受け取った方は「どのデータベースなのか？」「直すとはどういう状況を指すのか？」などがサッパリ皆目見当つかないでしょう。

自分が何を求めていて、何を対象に話をしているのか？

そういった背景を伝えるとともに、相手の理解がブレないように言葉を選ぶということが必要だったと反省です。

基本的なところでは、
①業界として基礎的なボキャブラリーはちゃんと勉強する
②他の社員が使っている同じワードを統一して使う
③相手の役職や立場から、背景の理解度を推測して言葉を選ぶ
という積み重ねが、適切な言葉を使って上手く意図を伝えるための近道のように感じます。

2. スクショや動画を使って説明する

同じチームのメンバーとして働くのに、まずは使う言葉の定義を揃えるということを述べましたが、内容によっては言葉で伝えることが難しい事柄もあります。

そういった際は迷わず問題箇所のスクショもしくは動画をとって送りましょう。

この方法はリテール向けのWebサービス、アプリ、ランディングページなどについて議論する際に特に有効でした。

「○○の部分の表示を~~と変えて欲しい」
「▲▲ボタンの配置を、他のボタンとバランスを取るようにして欲しい」

などなど、文章を書き連ねて事細かに説明するよりも、下のようにスクリーンショットを一枚撮って、パワーポイントやペイントで大きな赤枠と赤文字をつけた画像を送って一発解決という経験は数知れません。

3. 計算が関わるような質問については、数字をキチンと示す

このポイントは、私が属する会社が金融業界だからこそかも知れませんが、似たような業界や数字を扱う部署におられる方は参考になるかなと。

この学びを得るに至った過去の経験として、例えば、新システムのテスト中に計算処理におかしい点があることを上手く指摘できず苦労したということがあります。

「■■の計算結果がおかしいんだけど」

と言っても、なかなか原因が特定されない。原因が特定されないので、解決にも時間がかかる。解決に時間がかかって、イライラが募る。という負のスパイラルに入ってしまうことがありました。

そこで次以降に同じような問題にぶつかった時には

「■■という値がおかしいと思う。計算上は○○という数字を使って、▲▲▲という式を使って計算されるから、☆☆という風になるんじゃないかな」

と、ロジカルに結論・過程・課題点について整理して伝えると、エンジニアからは「いや、その▲▲の計算式の理解がそもそも違って」とか「確かにおかしいね、○○の部分を見てみるね」など建設的に議論が進み、問題の解決スピードも上がったという結果になりました。

この、数字を使って説明するというプロセスは、問題の重大さを全員で把握したり、自分自身の理解を深めるためのフィードバックをもらうという意味でも、大いに役に立ちました。

4. やりとりの過程はしっかりとログを残す

齟齬のないコミュニケーションを目指すという目的ではなく、コミュニケーションの生産性を上げるという観点で、一つ考えた内容を書きたいと思います。

まずコミュニケーションを円滑に行う際に配慮すべき前提として「システムエンジニアは多忙だ」という認識を持つことが重要ではないでしょうか。

色々なタスクが降ってきたり、期日が決まっていたり、障害対応を行ったり、、、システム開発に携わるエンジニアは時としてとてもストレスフルな環境にいることがままあるかと思います。

そうした際に
・エンジニアから過去に教えてもらったシステムの仕様を再度尋ねる
・こちらからの開発要望であったりをエンジニアへリマインドする
という手順が起きてしまうと、それはお互いの時間のロスになり、さらなるストレスの元になることもあるでしょう。(実際、下手なコミュニケーションを打って、やばい雰囲気にしてしまった筆者の経験からです。。。)

こういった失敗を避けるためには、プロジェクトの始まりなどに「コミュニケーションを統一する(チャット or メール or...)」「仕入れた新しい情報はWikiに集約する」「メンバー間の情報共有を徹底する」などの、土台作りが重要になってくるでしょう。

ある意味、コミュニケーションを取る前から、良いコミュニケーションをするための下ごしらえをする意識が大切なのだと思いました。

5. リスペクトをもって接する

ここまではどちらかというとコミュニケーションの質を上げるための方法論を中心に書いてきましたが、最後には、「より良いコミュニケーションを生み出す原動力は何なのか？」という話をしたいと思います。

本noteを執筆する動機になった失敗としては、過去に一人のエンジニアメンバーからこっぴどく怒られた経験があります。

私は英語ネイティブでもないので「大意が伝わればいいや〜」と思い結構大雑把なボキャブラリーや文法で文章を作ってしまうことが多い状況でした。だから間違った文章を書くことも多かったです。

そうすると、業界での経験豊かなエンジニアの一人から

『正しい文章を書かない人は、その物事を理解していないか、その事案を大して気にもしていないかのどちらかだよ。だから、その質問に対して答える気なんてなくなっちゃうよね。』

というフィードバックをもらいました。ある種、こだわりを持つ彼の気質からきた発言だったからかもしれませんが、当時はとてもショックを受けました。

なぜなら、自分本位のコミュニケーションばかりしていて、相手のことなんてちっとも考えていないことを見透かされてしまった気がしたからです。

当たり前の話ですが、コミュニケーションは自分一人では成り立ちません。やりとりを行う他者がいるからこそ成り立つものです。
本当に何かしらの事柄を他者へ伝えようと思うなら「相手がどう受け取るのか？」ということに心を砕かなければいけないでしょう。

これは言い換えればコミュニケーションの相手に興味関心を持つということ、すなわちリスペクトを持つということに繋がると私は思っています。

おわりに

これまで書いてきたことは、私自身が日々の仕事の中で感じてきたことや学んだことをベースにしているので、そのまま読者の方の状況に当てはめることができるというものではないかもしれません。

しかし、外国人エンジニアというある意味全然バックグラウンドが違う人たちとコミュニケーション取ろうと試行錯誤した結果からは、違った状況でのコミュニケーションにも応用できる何かしらのアイデアの種があるのではと、note記事にしてみました。

本記事が少しでも皆様のお役に立てれば幸いです！

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ほなまたね