展示会で誰でも即戦力になれるチームビルディング
本記事は株式会社IVRy 紅組 Advent Calendar 2024 12日目の記事です。 なお、白組は Sales Opsの西浪さんが「マネジメント志向が低い私がIVRyでPOにチャレンジした理由」 という記事を公開しています。こちらもぜひ読んでみてください。 紅組の 13日目は shinya kataokaさんです。明日もお楽しみに！
こんにちは！（陽気な挨拶）
IVRyでマーケターを務めております、田中暉久（てるひさ）です。
早いもので、あっという間にお坊さんが走り出す月になりました。
今年は時期の割に10℃超えの日々が続いているので、お坊さんも汗をかいているんじゃないでしょうか。汗冷えには気をつけていただきたいですね。
さて、本題に移ります。
私含めて何度かIVRyのメンバーが展示会についてのnoteを書いたことがあるのですが、久しぶりの展示会についてのトピックスです。
（過去に私が書いた展示会に関するnoteは以下をご覧ください）
2024年に入ってから展示会運営の責任者を任せていただいてました。
ありがたいことに展示会ごとに立てていた目標を達成し続けられていたので、今回のnoteでは
展示会で誰でも成果を上げるためのチームビルディングの工夫
その中で学んだこと
についてご紹介していこうと思います。
継続的なオペレーション改善するための体制と、再現性を高めるための準備
展示会で成果を上げるためのチームビルディングとして重要だと思ったのは以下の3点です。
オペレーションを継続的に改善する仕組み
初めて参加するメンバーのマネジメント
当日のモチベーション
それぞれIVRyではどのように工夫したかを紹介します。
まず、下記の弊社inoueのnoteにもありますが、IVRyの現フェーズでは「オペレーション改善を変数として重要視」しています。
オペレーション改善の中でも優先的に取り組んだのは、展示会参加メンバーの（目標指標である）アポに繋げる力を底上げすることです。
しかし、日常的にホットリードの流入・商談数が多く、会社として展示会に固定したメンバーをアサインしづらいという課題感もあります。
そのため連続的にオペレーション改善をしていくにあたってはPDCAを上手く回せるような体制を作る必要がありました。
それを解決するための方法の一つとして、IVRyでは学生の皆さんにアルバイトとして運用をお手伝いいただいています。
展示会のナレッジが溜まっており、再現性を高めることが可能に
それでも日程の都合などにより、毎回同じメンバーで展示会に参加できるわけではありません。
そこで、初めて参加するメンバーでもすぐに成果を上げられる・再現性を高めるためにナレッジやスクリプトの型化に取り組みました。
IVRyでは2022年頃からほぼ月1ペースで何かしらの展示会に出展し続けています。
私もほぼ全ての展示会に参加してきたので、
どう声をかければ立ち止まってくれやすいのか
どう説明すると伝わりやすいのか・温度感があがりやすいのか
どのようにクロージングするとアポに繋げやすいのか
のナレッジはかなり溜まっていました。
ただ、当時は暗黙知として溜まっていたことが多かったのであらためてドキュメントにまとめることから始めました。
これらのナレッジをメンバーにインプットすることで、成果の再現性を高めることができ、社会人経験の浅い学生やIVRyに参画したばかりのメンバーでもアポに繋げられるように改善していきました。
学生アルバイトの方にも即戦力として成果を出してもらうために行なったこと
展示会で対面するお客様からは社員か学生かは関係なく、その会社の一員として等しく見られます。
IVRyのメンバーはジョインしたてでも面接やオンボーディング、普段の業務でIVRyの理解度は一定高い状態です。
しかし、初めて参加する学生はIVRyがどういうサービスかを知りません。
そこで、学生ではありながらもあくまで「IVRyのメンバーの一員」として、即戦力として活躍してもらうために行ったことを紹介していきます。
IVRyが届けたい価値の理解
前述のとおり、初めて参加する学生はIVRyがどういうサービスかを知りません。
さらに、IVRyはBtoBサービスなのでそもそもこういったSaaSに触れる機会もない方が多いです。
しかしながら、多くの学生が普段のアルバイトとして飲食店などで働いた経験はあり、「電話って受けたくないよね」や「自分の仕事だけに集中したいよね」といった課題感の共通認識は持てます。(電話という共通課題に対するサービスであることもIVRyプロダクトの強みの一つでもあります)
普段のアルバイトでの経験に基づいて、IVRyは「どんなお客さんにどんな価値を届けたいのか」という根幹の部分からインプットすることで、サービスイメージもつきやすく、腹落ちした状態でIVRyの紹介をすることができるのです。
これらに加えて声かけの方法やデモの触り方、クロージングの仕方などを動画を交えながらドキュメント化し、オンラインmtgでインプットをしていきました。
複数回の事前ロープレ実施
一方的なインプットだけでは当然いきなりお客様と対面で会話するのはかなり難易度が高いです。
なので、お客さんと話せるレベルに達するまで複数回事前ロープレを重ねていきました。
ここでしっかりと基準を揃えないと、展示会当日での会社としてのIVRyの印象やクオリティが下がってしまいます。
ここのクオリティに責任を持つのは社員の役目なので、細かくフィードバックも行い、まだ直接お客様への説明が十分にできないと判断した場合は再ロープレの機会を設けていきました。
ただ、短い期間で社員並みにサービスを理解し説明力を身につけていただくことは、とてもハードルが高いので、以下観点を絶対の基準としています。
デモを触りながら規定のサービス説明が一定できる
クロージングの提案が必ずできている
分からないことは誤魔化さず、素直に社員を呼ぶことができる
特に、分からないことを誤魔化さず分からないと言えるかはとても重要です。
正しくない情報を正しくないままお客様に伝えてしまうのが一番良くないですし、サービスの誤認やアポに繋がった際に後のセールスにも迷惑をかけてしまうため、ここは特に厳しめにチェックしています。
こうしたインプットやロープレを重ねて本番に挑みます。
当日のマネジメントはIVRyの3つのValueを発揮することで成果につながる
ここまでインプットをしたら、当日現場で行うことは高パフォーマンスを常に発揮できるようにメンバーをモチベートすることだけです。（もちろん細かな運営の仕事はありますが）
当日の現場で意識していたことを振り返ると、それらがIVRyの3つのValueに当てはめられることに気づきました。
それぞれのValueを体現するためにどんなコミュニケーションを行っていたかご紹介します。
（IVRyの3つのValueの詳細については以下をご覧ください）
Keep on Groovin'
〜多様を受け入れ、協奏し続けよう〜
私達は、多様な個性・情報を受け入れ/尊重し合い、協奏/共創しながら、
より良い自分たちへとアップデートし続けます。
たとえ困難な状況が訪れても、互いを信頼し、サポートし合うことで、モメンタムを生み出し続けます。
いくらインプットやロープレをしても、実際のお客様と対面して声かけやサービス説明をする時は中々上手くいかないことも多いです。
また、展示会は人通りに波があったり、中々ブースに立ち寄ってもらえない時間帯もあります。
こういった接客や声かけが上手くいかない時間帯はモチベーションも下がりやすく、どうしても場の雰囲気が弛んできてしまいがちです。
そんな時こそ、積極的にメンバーとコミュニケーションを取ることを行なっていました。
ただ、雑談っぽくなると場の空気も緩み過ぎてしまうので
「こういう属性のお客さんが増えてきたから、次はこういう声かけをしてみよう」
「さっきのお客さんどうだった？ここは良かったから、こういう言い回しをしたらアポに繋がりそうだったね」
「今アポに何件繋がった？よし、じゃあ○件目指して頑張ろう！」
と、ネクストアクションを含むコミュニケーションを取ることを意識しています。
上手くいかない時はどうしたら良いか分からず思考や行動も硬直してしまいがちです。
そこで次に何をするかを明確にし、モチベーションを保ちつつ行動に移しやすくするような、Keep on Groovin'な声掛けを心がけていました。
Grab and Grit
〜機会を掴んで、やり遂げよう〜
一人ひとりがオーナーシップを持ち、自ら機会を掴みにいき、
やり遂げることによって、顧客価値を最大化します。
思考よりも試行を重視し、振り返り/軌道修正することによって、非連続な成長をし続けます。
それぞれの展示会の数値目標に対する責任もある分、毎回絶対に達成するという気持ちでいます。
しかし、当然ながら自分だけではその目標は達成できません。
なので、学生含む当日のメンバーにも当たり前の情報として、展示会全体の目標数値と日毎の目安の数値は必ず伝えています。
前述のコミュニケーションのところにも関わりますが、「目標まであと○件だから、○時までにあと○件取れるように頑張ろう！」「あと○件になった！絶対いけるからやりきろう！！」と達成に向けてモチベートするような声かけを細かに行なっていました。
また、フィードバックをすることも一つ一つは小さなことですが、それを徹底してやりきることで数字がついてくることは今までの展示会で何度も体感しています。
それがやり切れているかも含めて前述のコミュニケーションをなるべく圧がないように（ココ大事）こまめに取ることで、現場の徹底力（Grab and Grit力）を高めることを意識していました。
Beyond the Wall
〜想像を超え、あらゆる壁を超えよう〜
組織/役割の壁、常識の壁、そして、心の壁を超え、コトに向かって最短/最速で実行します。
誰よりも早く新しい価値を社会に届けるために、あらゆる困難な壁を超えて、挑戦し続けます。
上記2つのValueを意識することで最終日には数値の達成が早めに達成することもあります。
しかし、目標を達成したからといって気を緩めてしまってはIVRyらしくありません。
リードは稼げば稼ぐだけ事業数値にも加算されるので、マーケの身としても目標を達成したからOKではなく1件でも多くリードを稼ぎたいところです。
そこで「まだ時間あるし、どうせなら○件獲得まで頑張って大幅達成しようぜ！！」と声をかけて、更なる目標を定めていました。
そうすることで、ただ目標達成をするだけでなく、さらに超えていく（Beyond the Wall）意識を全体で統一することで、最後の最後まで徹底力を落とさず接客のクオリティを保つことができるのです。
展示会でのチームビルディングを通じて学んだこと・気づいたこと
目標を達成するために何をすべきか？を逆算して行動に移すことの大切さ
昨年まではどちらかと言うと与えられたタスクを遂行するという仕事の仕方が多かったですが、おのずと目標達成の確度を高めるためには何をすべきかを考え、自らタスクを生み出して遂行するというやり方にシフトすることができました。
それがドキュメント作成やインプット、コミュニケーションの仕方などの行動として移せたことで目標を達成できたと感じています。
めちゃくちゃ当たり前のことではありますし、これまでの頭の中では「こういう考え方・やり方が大事」とは分かってはいましたが、つい目の前のことに精一杯になりすぎると実行できないものです。
責任を負うことで、（まだまだではありますが）こういった仕事の仕方にシフトしていけたのは良かったと思いますし、より一層仕事が楽しくなったきっかけでもありました。
1人の力では目標達成をすることはできない
IVRyにジョインしてからチームで働くことの大切さに気づかされましたが、展示会のチームビルディングを通じてより一層その大切さを感じました。
正直これまでメンバーの一員として参加していた展示会では自分が目標に対してどのくらい貢献できるか、を中心に考えていました。
しかしながら、いざチームとしての責任を負う立場になると「誰が活躍しても良いし、みんなに活躍して欲しい」と思えるようになりました。
自分だけが目標に向けて努力をしたところで、リソース的にも実力的にも絶対に達成できません。
だからこそ、チーム全体で目標達成を目指し続ける姿勢が最重要で、それぞれのメンバーが気持ち良くパフォーマンスを発揮できるように何が出来るかを考え実行することで目標達成に近づくことが出来るんだと気づくことができました。
自分以外のメンバーが成長することの嬉しさ
これまでは自身の成長をやりがいに感じていましたが、学生とのコミュニケーションを通じて新しいやりがいを感じることができました。
それは、学生自身が展示会の中で成長し成果を出すことです。
前述のようにそもそもIVRyとは何かのインプットから始まり、ロープレを重ねて展示会に挑むわけですが、当然最初から完璧にできるわけではありません。
正直ロープレ段階では「本当に大丈夫か…？」と心配になることもありましたが、みんなフィードバックを素直に受け止めてくれ、展示会の中でお客様と会話を重ねるごとにみるみると成長していきました。
そしてアポに繋がった時は自分の事のように嬉しかったですし、一緒に喜べることもやりがいなんだなと感じました。
総じて自分にだけ向いていた矢印が、よりチーム・メンバーにも向けられるようになったことは本当に貴重な経験をさせていただいていると感じています。
まとめ
展示会の責任者になって行なったこと・学んだことについて書いてきましたが、こういった経験ができるチャンスがたくさん転がっているのもIVRyの環境の良いところです。
そして、IVRyはまだまだやりたいことがたくさんある事業で、一緒に働いてくれる仲間も大募集しています！
貴重な経験や学びができる機会がとても多く、ミッションであるWork is Funをメンバー全員が体現している会社ですので、このnoteをここまで読んでくださり、少しでもWork is Funな環境で働いてみたいと思った方は以下のカジュアル面談にご応募ください！