監査クライアントの社長に言いづらいことを言おう―事前準備編【監査ガチ勢向け】
社長に言ってあげる方がいいんだけど、どんな反応になるか心配だなあ……そんなこと、ないですか？
監査法人で30年強、うち17年をパートナーとして勤めた「てりたま」です。
このnoteを開いていただき、ありがとうございます。
監査クライアントに言いづらいことを言う場面は、いろいろあります。
一つは、
クライアントの反発が不可避な監査判断を伝えるとき。
クライアントと会計処理でもめていて、一旦持ち帰って検討したものの、クライアントの意に沿わない結論になる、というような場合。
会計処理以外でも、開示や内部統制の場合も。
さらに、監査手続についてもありえますね。
例えば、特にクライアントの状況には大きな変化がないのに、往査する子会社や事業所を追加しないといけなくなったようなとき。
このように、監査判断を伝えないといけないときは、伝えない選択肢はないので、とっとと腹をくくって言うしかありません。
というよりも、早く言わないと、もっと言いづらくなってしまいます。
これとは別に、
クライアントに謝らないといけないとき
もありますよね。
監査判断を伝えるときに、タイミングが遅すぎるとか、前言撤回になるときには謝ることとセットになります。
そのほかの場合でも、諸般の事情で監査チームメンバーが全員変更になるとか、監査報酬の大幅値上げを突然言わないといけないとか、監査法人側の人手不足を理由に契約を継続できないことを伝えるのもこのパターンです。
これも先ほどと同じで、伝えに行くしかないので、遅らせる理由はありません。
さて、前置きがたいへん長くなりましたが、今回お話ししたいのはこのように「伝えないといけない」場合ではなく、「伝える方がよいが、伝え方が難しい」場合です。
何かクライアントに問題があり、監査上は許容できないわけではないが、よりよい会社になっていただくためには伝えて改善いただく方がよい場合。
例を挙げますと、
経理能力が低い
子会社管理が不十分
全社的にコンプライアンスの優先順位が低い
いずれも全社統制の不備に至る可能性がありますが、まだそこまでではないようなケース。
実際に問題が起こってから「実は心配していました」というよりも、先に言って対策してもらう方がよいですよね？
伝える相手として、どなたが適切かも重要な論点ですが、ここではハードルが高いケースとして社長に伝えることを想定します。
では、どのように伝えるか、が今回のテーマです。
🔔言いづらいことを伝えるときの事前準備
伝えることが重要であればあるほど、また波風が立つ可能性が高いほど、事前準備を周到にやっておかないといけません。
一人でやると抜け漏れが出たり詰めが甘くなったりするので、できれば監査チーム内の複数人でディスカッションして進めるのがよいでしょう。
情報の整理
監査クライアントですから、すでに情報はかなりあるはずです。
整理しておかないといけないのは、「伝えることの根拠となる事実」と「社長の状況」です。
社長の納得が得られない場合に、何を根拠にそのようなことを言っているのかを説明することになります。
どこまで伝えるかは別として、自信を持って話すためにも根拠となる事実、さらにはその裏付けも把握しておきたいところです。
「社長の状況」はさまざまな内容を含みますが、突き詰めると受け入れていただきやすいのか、反発されそうなのかを見極めるための情報です。
キーメッセージの選択
「要は何を伝えたいのか」が明確でなければ、伝えようがありません。
社長からの質問に答えているうちに、「何を伝えたいんだったっけ？」となってしまうこともありえます。
伝えたいメッセージを文字に落とし、ブラッシュアップしていきましょう。
シナリオの想定と対策
具体的に社長にどう伝えるか、は次回お話ししますが、伝えたときにどのようなリアクションがあるかを想定して、それぞれのシナリオに対応できるようにしておくべきです。
想定されるリアクションとしては、次のようなものが考えられます。
＜ポジティブなリアクション＞
「そうなんですよ、ちょうど私も心配になっていたところです」
「なるほど、気づいていませんでしたが、おっしゃるとおりかもしれません」
＜ネガティブなリアクション＞
「○○なので、ご心配には及びません」
「申し訳ありませんが、たいへんな誤解をされていると思います」
「何の根拠があって、そんなことを言い出すんですか」
「どうして、これまで何も言わなかったのに、このタイミングでおっしゃるんですか」
「関係部門から何も聞いていませんが、話していただいたんですか？」
＜その他のリアクション＞
「と、おっしゃいますと？」
「分かりました、ありがとうございます」（と、軽くかわされる）
社長に伝える前の根回し
根回しの必要性は、クライアントによって大きく変わります。
課長、部長、CFOと順番に根回ししていかないといけないクライアントもあります。
そんな会社では、課長に根回しした後、部長に話すまでの間に、課長は部長に「今度、監査法人がこんなことを言いに来ます」と社内で根回ししています。これがCFO、社長と続きます。
無駄なようですが、サプライズ、そしてストレスを回避するための会社の仕組みなのです。
一般的には、クライアントの作法に従っておく方が無難なのですが、デメリットもあります。
それは、根回ししたときに「社長には言わないでほしい」とブロックされるおそれがあることです。
あるいは「こちらで伝えておくので大丈夫です」などと、ソフトにブロックされることもあります。（実際に伝えてくれているかは、分かりません）
そんな事態が想定される場合には、あとで波風が立つリスクをおかして、作法を無視していきなり社長に伝えるべきときもあります。
おわりに
長くなりましたので、どのように伝えるのか、という方法論は次回にまわします。
「わざわざ事前準備したりして、本当に伝えないといけないの？」と疑問に思った方がいらっしゃるかもしれません。
何千時間、何万時間も費やして会社の隅々にアクセスする社外の人は、通常は監査人しかいません。そこで気がつくことはいろいろあります。
私は、それを伝えることがクライアントのためになるのであれば、積極的に伝えることで、監査の価値向上にもつながると思っています。
次回も参考にしていただいて、クライアントに対して、耳触りはよくなくても価値のあるコミュニケーションができる監査チームが増えてほしいと思っています。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
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これからもおつきあいのほど、よろしくお願いいたします。
てりたま
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