業務の図式化

例えば、書類が複数の部門を行き来するとき。

順番を間違えたり、分からなくなったりしないように、書類や業務の流れを図式化すると整理されます。

縦軸に関係する部門を書き、横軸が時間の経過を示します。

その図を組織内で共有することで、誤った処理を防ぐことにも役立ちます。

この図ではA部門で書類を作成して、それをD部門に送って証明を得た後に、A部門に戻す。
それをC部門に送って…
という流れを示しています。

書類が多くなればなるほど、処理や関係する部門が多くなればなるほど、このように整理してみてはいかがでしょう。