日程表を作る

仕事を進めていて、こんなことで困ることはありませんか？
・いつも行き当たりばったりで、バタバタしている
・予定がコロコロ変わるので、全体が混乱する
・一つの計画を複数で手分けしたいが、どう分担したらいいのか分からない
・お互いが何をしているかお互いに分からない
・新人にも仕事をさせたいが、何を任せたらいいのか分からない

こういうことを減らすために、「日程表」を作ってはどうでしょう？
具体的な例で考えてみましょう。
「10月31日に新製品を発売する」という計画があるとします。
横軸に時間、縦軸にやるべきことを書きます。
そして、最終目標である10月31に向けてそれぞれが「やるべきこと」をいつまでに終えなくてはならないかを矢印で示します。

この例では、
・設計を3月31日までに終え、
・検査を5月15日までに終え、
・6月から工場で生産を始め、
・同時にカタログを作り、
・9月初めから販売店に出荷を始め、
・10月31日に発表する
という計画を作りました。
このようにすることで、それぞれが何をいつまでに完了しなくてはならないかが明確になります。

そして、どれかの日程がズレたときへの対応を考えやすくもなります。
例えば、3月31日に終了する予定だった設計の終了が4月10日に遅れそうであることが分かったとします。

そのとき、この表を見ながら、変えられるところはないかを探します。
10月31日の発表日は変えられません。
販売店やカタログの制作など外部の第三者が絡んでいるところも変えにくいです。
ですから、まず自分のところで解決できそうなものを探します。
ここでは検査の開始日を２週間ずらし、検査部門に計画を見直して検査を急いでもらうことにし、工場には当初の計画よりも多く作り始めることで10月31日の発表に間に合わせるということにしました。

これは大雑把な例ですが、作業を細分化して、さらに詳細な計画を作れば、業務の分担もしやすくなります。
それぞれの部門が日程を守るための日程表を部門内で作ることも良いでしょう。

今回は「製品を発売する」という計画を題材にしましたが、事務仕事でも、このように日程表を作ることができるはずです。
また、自分一人だけの業務でも、このような表を作ることで自己管理ができます。

日程表を作ることには次のような利点があります。
・それぞれが、何をいつまでにやらなくてはならないかを把握できる。
・関係者全員が、全体の中で自分がどこにいるのかを認識できる。
・何をどう分担すれば良いのかを決めやすくなる。
・関係者全員が計画への参加意識を持てる。
・何かの予定が変わったときに、最終目標を変えないためにどうしたら良いかを考えられる。
・将来同様の計画があるときにはこれを元に円滑に全体計画を立てられる。

もし、業務の整理がつかない、優先順位が決められない、といったことで悩んでいるとき。
こうして業務を整理すると解決策が見えてくるかもしれません。