戦え！忙殺タスク処理！！～進行するフォーマットとツールを考える～
長らく記事を更新していなくて
「毎週月曜に更新するんじゃなかったのかよ！」と記事を読んで内容を覚えている方には言われそうですが…
久々の更新です。
さて、何をしていたかというと
弊社が新規事業の立ち上げや、毎年やるイベントがかち合って非常に忙しくなっていました…
そもそもこのnote自体が、
「管理職になっていくのにあたって、仕事ができるやつになるには？」
「タスク処理を効率よくできるようになるには？？」
をいろんな知見をみて体当たりで挑戦してみて発表するというnoteでした。
そんな中で新規事業をやっている最中に新人は増えないことが決定したので、一先ず弊社は変わらず少数精鋭でということになり、
管理職の話はまた今度という事に
そして、悩んでいた人間関係も、
とりあえず本とかよりはコミュニケーションをとって体当たりでやってみよう！
という事になり、現在模索中ですが
ここに書けることは少なそうです(笑)
ということで！
しばらくは…
「タスク処理が早くできるようになるには？」という命題をどうクリアしていくか？
を頑張っていきたいと思います！！
…相変わらず冒頭の文章が長い(笑)
といわけで本題です。
タスク処理はしてるのに仕事の終わりが見えないのはなぜ？
ぼくは以前の記事で決めてから
マーニャの法則というルールに従って以下のToDoを記録するアプリを使用しながら普段の仕事のタスクを処理しています。
しかし、現在起きている問題は
「タスクが多くなりすぎて、明日何をするかのメモしかできない」
という状況が発生していることです。
本来は大きな依頼のToDoごとに「いつまでに何をやるか」で細かいToDoを分けて、それをその日に処理するWill-Doのリスト(一日の予定表)に入れて実行すべきなのですが、
「社内のなんでも屋」をやっていると、現場も事務処理もやるので、
今のツールではいろいろとプロジェクトがごっちゃになります…
その結果、「とりあえず受けた依頼を書き込むリスト」から「明日処理すこと」をWill-Doリストに持ってきてしまい、
1つプロジェクトがどこまで終了しているかがわからなくなってしまう
という現象が起こってきます。
これでは、仕事がスムーズに進まない！
というわけでこの状況を改善するために…
①タスク(依頼)を処理するルールを決定する
②ツールを分けてスケジュールとToDoを管理する
という方針を決めて実行してみたいと思います！
①タスク(依頼)を処理するルールを決定する
まずは、タスクを処理するにあたって、一つのタスクを実行するにあたってのルールを決めたいと思います。
一から考えるのは難しいし、時間がかかる…
というわけで、先人の知恵を借りたいと思います！
今回、知恵を借りるのはこちらの書籍
仕事ができるようになるために、やるべきことを
「今から」「1週間で」「1か月で」「1年で」「3年で」「一生で」といった段階に分かれて書かれている本です。
今の仕事を始めるにあたって、買って最初のうちは守ってやってみていたのですが、5年くらいの間にいろいろな修羅場があるうちに実行を忘れがちに…
初心を振り返る意味も込めて、この書籍に書かれている
『「まかされる人」になるために知っておくべき、「仕事をまかされたら、なにをすべきか」8箇条』
という以下の8つをタスクを処理するのに徹底していこうと思います。
1つ目「納期を確認する」こと。
2つ目「成果を仕事の依頼者と合意する」こと。
3つ目「仕事を分割する」こと。
4つ目「難しい仕事から取りかかる」こと。
5つ目「行き詰ったら、即、相談する」こと
6つ目「説明責任を果たす」こと
7つ目「自分でゼロから考えず、前例を探す」こと
8つ目「人への依頼は早めにし、1つ目～7つ目のことを守らせる」こと
②ツールを分けてスケジュールとToDoを管理する
上記のルールに基づいて、タスクを処理していくにあたって、今使用しているツールで不便なことは、
カレンダー形式で、どのタスクがいつまでの納期かのスケジュールがわかりづらい
という事です。
この問題を解決するために、携帯のカレンダーアプリを使用してみようと考えたのですが…
以下の2つの問題点にぶつかりました。
1.携帯にあるカレンダーアプリは社内の共通の予定などが入ってて見づらい
２．携帯だと画面を切り替えなければいけないので、ToDoリストと見比べて作業がしづらい
そこで…
「PCでグーグルカレンダーを活用」してみよう！
という方法を思いつきました。
グーグルカレンダーは、グーグルアカウントで使用できるカレンダーです。
今回は画像のようにタスクごとに色分けして、期日をカレンダーに入力
↓
それをもとにToDoリストにToDoを入力
↓
実行
という内容で、スケジュールとToDoを可視化しながら、両方見比べて管理・処理していけるようにしていきます！
さて、
ここまでで決めた形式で繁忙期と化す9月・10月を乗り切れるのか？？
「こういう風にうまくいった！」or「ここがダメだった…」などの実践してみた結果発表はとりあえず9月末にまた記事にしたいと思ってます！
それでは、また(おそらく)来月にお会いしましょう！！
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