若手のうちこそ、予定と実績の管理を徹底すべき理由。
こんにちは、白井です。
今回は「仕事ができるビジネスマンになる！」をモットーに、若手社員の方々が実践すべきことを発信していきます。
今回は「予定と実績の管理」についてです。
当たり前のことのようですが、当たり前にできている人がほとんど少ないことだと思っていますので、ぜひ若いうちから習慣化してください。
「人月の神話」に気をつける
『人月の神話』とは、システム開発における開発工数の単位「人月」というのが、ほとんど意味をなさないという話を前提に、システム開発が容易ではないということを説いている著書です。IT業界では、よく知られている話です。
例えば、10人で10ヶ月間の作業をしたら100人月です。では、同じ作業を100人で1ヶ月で実施できるのでしょうか。
数値上は可能ですが、実際はクライアントの調整なり、クリティカルパスなりで、100人を投下しても1ヶ月で終わるのは到底不可能です。
人月という工数単位では、正確に見積もれない。つまり「神話」であるという、若手のエンジニア（作業者）からすると皮肉めいた内容が書かれています。
若手エンジニアのほとんどが、一度は思ったことがあるでしょう。
「見積もり工数通りにできるわけねーよ！」と。
なぜ若手が予定と実績を管理すべきなのか？
さて、ここからが本題です。
なぜ「予定と実績の管理」をすべきか。
その理由は大きく分けて3つ。
・将来を見通せる
・振り返りの材料ができる
・作業効率が上がる
です。
それぞれを深掘りしていきましょう
自分で予定を立てること
みなさんは、仕事やプライベート問わず、予定を立てていますか？
もちろん、大抵の方はYESと答えると思います。
質問の粒度を細かくしていきましょう。
みなさんは仕事の場で、自分の作業予定をスケジューリングしていますか？
ここまで掘り下げると、YESと答える人はグッと減ります。（私の周囲の人たちはそうでした）
特に若手のうちは、自身を担当するリーダーやマネージャーが予定を立てることがほとんどです。
そのため、若手の社会人にはタスクをスケジュールする習慣がほとんどありません。
先を見通す
自分で予定を立てないことには、大きな弊害があります。
それは、成長しないこと。
シンプルに言うとこれにつきます。
成長の軸は多種多様ですが、1つ成長度合いを測れるものをお伝えします。
それは、「先を見通せるようになる」ことです。
会社に例えてみましょう。
一般社員は今日や明日のタスクをこなす。つまり、見通している未来は今日や明日です。
リーダークラスになると、週単位や月単位にとなります。
さらに上の管理職レベルだと、数ヶ月〜数年。
経営層は5年〜10年と、立場が上がっていくにつれて見通せる未来が変わってくるわけです。
つまり、先を見通すことは、成長の判断基準の1つと言えます。
また、なぜ「予定を立てる」ことにフォーカスしているのか。
その理由は、健全に運営されているプロジェクトであれば、実績は嫌でも伝えることができるからです。
ただし、予定はタスクごとに大枠の線引きはされていますが、細かいスケジュールは自分でしか立てられません。
そして、そのスケジュールを立てるためには、見積もりをする必要があります。スケジュールをその見積もる力、つまり未来を予測する力が鍛えられるわけです。
だからこそ、自分の持つ作業を細かくスケジューリングする必要があります。
振り返りの材料になる
事前にスケジュールを立てることで、予定と実績を管理することができるのはいうまでもありません。
この利点は、改善の材料になるということです。
事前に予定を立てない場合は、なんとなく振り返ることしかできません。
・思ったより時間がかかったな
・前回より早く終えれた
など、抽象的な分析しかできなくなってしまいます。
社会人になってよく言われることの一つに、「振り返りの習慣化」があります。もちろん、自分のやってきたことを見直すだけでも、やらないよりは断然マシなんですが、どうせやるなら効果を高めたほうが良いのは言うまでもありません。
その振り返りの効果を高める材料になるのが、予定や計画です。
計画を立てる段階ではいろいろなことを考慮する必要があります。
・この作業にはこれくらいかかる
・こういった障壁が予想されるから追加でこのくらいかかる
・人の調整も必要
など、様々な要素を考えて見積もりを立てます。
この思考プロセスがあるだけで、やらない人よりも1歩前に進んでいるわけです。
次は実行。
その計画を実行すると、ほとんどが想定していた通りには進みません。ただし、それは失敗ではありません。むしろ、ラッキーと思ってください。振り返りの観点で見ると、想定外の出来事で計画通りに進まなかったことには大きな価値があります。
あなたにとって、成長のチャンスです。
例えば、想定外の事象が発生したら、
・なぜ考慮できなかったのか
・どのようにして乗り越えるべきだったのか
など、自分の頭にある考慮事項リストをアップデートできます。
また、タスクにかけた時間で言えば、
・どうすれば時間内に終わるのだろうか
・計画内に収まらなかった原因はどこにあるのだろうか
・どこを効率化すればもっと早くこなせるだろうか
といった具合に、ちょっとしたゲーム感覚でタスクをこなせるようになります。
また、タスクのスケジュールを組む際は、タスクを細分化した上でスケジュールを組みましょう。そうすることで、細かく分析できるようになるため、振り返りの質が向上します。
また、タスクごとに細かく立てることで、心理学用語の「締め切り効果」が働きます。その結果、集中力アップと作業効率向上にもつながります。
「予定と実績の管理」は仕事を楽しめて、さらに自分をレベルアップさせることができるという、一石二鳥の取り組みです。
ぜひ、若手社会人の皆さんは、意識してみてください。
まとめ
今回の内容をまとめます。
まずは、「予定と実績の管理」を実施すること。
その利点は大きく分けて3つ。
・将来を見通せる
・振り返りの材料ができる
・作業効率が上がる
※特に上2つが重要です。
ぜひ意識して、今後の仕事に役立ててください。
お読みいただきましてありがとうございます。
次回の記事もお楽しみに！
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