なぜ業務報告が必要か?

【書くのは面倒ですが・・・】
特に営業関係の社員は業務報告は必須です。
それも毎日です。

フォーマットは会社によって違うかもしれませんね。
今は業務管理アプリ等に入力でしょうか。

現場の社員としては報告ほど面倒なものはないので
何かと理由をつけてやらないようにしたいのですが
結局は自分の為でもあります。

【立場によって意味は違う】
仕事は基本的に役職が上がれば上がるほど
現場からの距離が遠くなります。
ですから上司からすると定期的な報告がないと
現場で何が起きているのか?わかりませんから
的確な指示ができないんです。

特にトラブルが起きたときなどは
以下に現場の情報を上司が知っているか?によって
対応スピードが違います。

また部下の立場からするとお客様からの情報を含めて
業務報告をしておくと証拠になるんです。
上司に「それ聞いてない」と言わせない証拠です。

【部署によって頻度を変える】
お客様に関する部署は日々状況が変わりますから
毎日に報告が必要ですし必要とあれば
すぐに情報を共有できるようにしておいた方がいいですね。

僕が会社員時代はアプリでの報告の他に
ボイスメールやラインなども使っていました。

先ほども書きましたがクレームなどの際は
スピードが命ですから。

ただ非営業部門では突発的に報告以外は
週報でもいいかもしれません。

「全員が平等に」日報を書く必要はありません。

【報告の内容を決める】
業務報告の内容は個人任せにしてはいけません。
個人に任せるから書くのが大変になるんですよね。

報告をする項目を決めることで上司は情報の管理が
しやすくなりますし、部下は報告しやすくなります。

報告の項目は優先順に
①数字・・・受注金額や訪問件数、生産個数など業務に関する数字です。
②お客様の声・・・報告者の主観にならないようにお客様の声は
　「　　　」で!こうしたら思い違いの報告が減ります。
　(ゼロにはならないです)
③ライバル情報・・・市場にはお客様とライバルしかいませんから
　お客様から聞き出す習慣付ができます。
④業界情報・・・たまたま聞いた話など些細なことでOKです。
⑤自分の考え・・とくに①と②を受けてどう行動するのか?を
　考える習慣付です。

この報告だけを毎日上げてもらうようにしたら
現場情報がよくわかります。

項目によって数行の箇条書きにするのがポイント。
作文の余地をなくすことです。

以上。
今日は社内の業務報告のお話でした。

有限会社種屋
　代表取締役　橋本勝彦

中小企業向け営業コンサルタント
☆中小企業で25年の営業経験
☆社員数20人の会社で年間2億の営業赤字を現場改善で黒字化
☆既存先とは別業態への新規開拓実績。4年で100件2億円
☆資格も実績もないのに東京商工会議所で年に10回講演
　(累計30回以上講演)
☆「中小企業の勝つ営業プログラム」研修
☆「中小企業の結果に直結するPDCA定着プログラム」研修

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