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【第四回】都道府県社協オンライン研修会~業務利用への応用

こんにちは、サイボウズソーシャルデザインラボ災害支援チームのsayakaです。サイボウズでは、災害支援ライセンスの試用が都道府県社会福祉協議会(以下、県社協)で広がる中、災害時のキントーン活用を学びたい県社協職員向けに、オンライン研修会(全5回)を実施しています。

災害支援ライセンスとは
災害復旧・復興のために、サイボウズのすべてのクラウドサービスを、半年間無償で利用いただけます。

https://saigai.cybozu.co.jp/license/

過去の記事はこちら
第一回「災害ボランティアセンターでの最新事例」
第二回「各アプリの説明」
第三回「連携サービス設定」

第四回「業務利用への応用」の様子をお届けします。


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災害支援から日常業務まで幅広く活用!
kintoneの災害支援ライセンスは、平時からの利用も可能です。普段から使い慣れることで、いざという時にもスムーズに操作でき、より効率的な支援活動に貢献できます。ただ、災害支援で初めてkintoneに触れた方だと、通常業務でどのように活用できるのかイメージがつきにくいところもあるようです。

そこで、今回は平常業務の具体的な事例を紹介しました。社会福祉業向け kintone紹介資料 や、研修テキストにも「活用事例」がありますが、その中でも典型的なものを取り上げました。


■通常業務への活用事例

kintoneの基本機能では、会員名簿管理、講座管理、相談記録管理といった、社協の日常業務を効率的に行うことができます。導入も学習コストも低く、気軽に始めることができます。

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①会員名簿管理 ②講座管理 ③相談記録管理の3つを紹介

従来は、県社協が中心となってkintoneを導入し、災害時のために市町村社協にアカウントを提供する形が一般的でした。しかし、近年では、災害支援の現場でkintoneの有用性を認識した市町村社協が、自らの業務改善のために、独自に導入する動きが活発化しています。

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会員名簿に、会費、寄付、表彰、貸付のアプリを紐づけることも
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使用資料やアンケートの結果などもkintoneレコードに蓄積させていく
新入社員でも、数年前の講座状況に容易にたどり着ける

慣れてきたら、「相談記録の管理」がお勧めです。使い方が災害時のニーズ管理と同様なので、いざという時の練習になります。実際、いわき市社協は普段から相談記録の管理でkintoneを使っており、2023年の災害時にスムーズに活用できたとのことでした。

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住民の相談をタブレットからkintoneで管理。まさにニーズ管理と同じ使い方


■活用のポイントについて

属人化を防ぎ、業務の効率化を図るために、まず初めに特定の個人に業務が偏りがちなツールの使用を見直すことが重要です。

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このような状態は、チームとしては仕事は成立しません

また、チャット、Webフォーム、クラウド上での共同編集など、平時にこれらの活用に慣れておくことが、有事の円滑な支援活動に繋がります。

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kintone導入で広がる、社協間の連携と可能性


研修の後半では、参加者から活発な意見交換が行われました。「メール対応やExcel作業に追われている」といった悩みから、「kintoneで業務を一元化したい」という要望まで、業務効率化への強い関心が示されました。また、「職員アンケート」や「職員の受講履歴」「人事労務管理」など、具体的な業務への導入を検討している、もしくは既に運用を開始しているという声が多く聞かれました。

静岡県や奈良県、愛媛県や北海道のような導入に成功している社協に情報収集を行うなど、熱心に取り組んでいる様子もうかがえました。

来月開催の第五回では、「情報発信の鉄則」をテーマに、災害ボランティアセンターの業務効率化と同様に大切な情報発信についてお伝えします。この研修や災害支援ライセンスにご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。

災害時はFacebookメッセンジャーで連絡を取り合うため、本研修はメッセンジャーが使える方対象です。平時より社協間で情報交換を行っており、運用で質問があればFacebookグループの参加者やサイボウズ災害支援プログラム事務局が答えます。災害時の連携強化を目指し、日頃から情報共有できる場を設けています。


*そでらぼでは、ガバメントリレーション経験のある方を公募しています。
該当するかも!という方はぜひご検討いただければ嬉しいです!