プロジェクト管理のエッセンスを取り入れて仕事を効率化しよう　①締切を決める

大きな開発プロジェクトではない、ちょっとした業務のTodoでも「プロジェクト管理」の考え方を用いると効率がアップします。
「プロジェクト管理」に用いる手法のいくつかを実際の業務に生かしていく方法を何回かにわたってまとめていきます。

とにもかくにも「締切」が大事

一番大事なのは締切です締切。いいですか、締切です（大事なことなんで3回言いました）
「締切」を辞書でひいてみましょう。

この中に
取り扱いを打ち切ること。また、その時日。あらかじめ決められた終了の期日。「受付は一〇時で―にする」「願書提出の―」
とあります。

当たり前ですが締切は「あらかじめ決められた」ものですね。
ですので、締切をあらかじめ決めていくことから始めていきます。

締切の定義をはっきりと

締切の決め方の本題に入る前に「締め切りの定義」の認識のズレをおこさないクセをつけておきましょう。

締切を決める（宣言する）とき、締切を人から指定されるとき、どちらの場合でも、曖昧な表現のまま認識がズレてしまうことがよくあります。

曖昧な締切の例
・3月までに（3月1日まで？3月いっぱい？）
・今日中に（何時まで？）
・来週前半には（火曜日？水曜日？何時までOK？）

明確な締切の例
・2月21日の16時までに
・3月2日の始業時間（9時）には資料ができてる状態に
など

曖昧な締切を指定された場合「これって、何日の何時ってことですか？」と確認するクセをつけましょう。

ふたつの締切

さて本題。仕事において、締切は「人から指定される」事が多いのではないでしょうか。「この書類、○日の○時までにまとめてもらえる？」「このデータ集計、今週中にやっておいてよ」といったぐあいです。

このときに
「指定された締切」と「作業を実際に終える締切」のふたつが存在します。

たとえば、2日後までやっておくように言われた作業が、半日（4時間ほど）で終わるものだったとします。早速着手して14時には終わったとします。その場合、指定された締切は2日後ですが、実際に終えた締切は今日の14時になります。

この「実際に終える締切を」自分で指定してコントロールしていくことで、複数のタスクの管理が用意になり、業務全体のスピードと質がグっと上がります。

締切の決め方

では「作業を終える締切」はどうやって決めていけばよいでしょうか。

まずはどのくらいの時間がかかるかを見積もるのが基本です。

このとき見積もるのは作業時間だけでなく、見直しや他者がチェックする時間（上司の確認が必要な場合、上司のスケジュールを抑えておくことも重要です！）、もし手直しが発生した場合の修正時間、も見込みます。

単純な作業時間の合計だけとは限らないのです。

逆算か先入れか
ざっと必要な時間が見積もれたら、いつ着手するかを決めます。
「指定された締切」から逆算してスタートするタイミングを決める方法。（ふたつの締切が同じタイミングになる）

もうひとつは、可能な限り早く着手して、指定された締切までスケジュールに余裕をもたせる方法です。

通常は後者がおすすめですが、複数のタスクが重なっている場合は、まず一旦全てのタスクを逆算でスケジュールを引き、着手する順番を決めていくと整理がしやすくなります。

ヤバい時の対処法

締め切りから逆算して、スタート（するべき）日がすでに過ぎている
・締切を伸ばせないか
・締切日までに一部を終わらせ、残りを遅らせることが出来ないか
・作業を他の人に分担できないか
・自分より早く終わらせる人に変わってもらえないか

すでに「依頼された締切」を過ぎているばあい
・まずすぐに関係各所に報告、謝りましょう…。

次は複数のタスクをスケジュールしていく方法について書きます。

今日はここまで
それでは、またあした。