忙しすぎて首が回らない時は、、、

こんにちは、企業繁栄コンサルタントの田辺です！

日々の仕事を調整していると、どうしてもスケジュールがパンパンになりがちです。

空いてる時間を見つけたら「お、ここにもあれができそうだな」とか思っちゃいますし、「ここはバッファで開けとこうかな」と予定していても急な案件がドンピシャで入ってくるなんてこともしばしば、、、

なんで、気がついたら毎月毎月スケジュール帳はパンパンだ。という状態の方は、結構多いんじゃないでしょうか？

もちろん、マンパワーが売上に直結している業種ならば、どんどん仕事をこなしていきたいと考えちゃいますし、そうじゃないにしても「この仕事を受けとかないと次がなくなっちゃいそうだな、、」と言った懸念から、仕事を入れざるを得ないという業種もあると思います。

ですが、それでもやっぱり、仕事はスケジュール帳いっぱいに埋め込まないほうがいいと、ぼくは考えます。

そうですね、、、自分のキャパシティーに対して６〜８割程度に抑えておくのがベストでしょう。

もちろんキャパシティーは、個人も当然ですが、そのほかにも組織としてのキャパシティーも当てはまります。つまり、組織全体として６〜８割程度の仕事ボリュームに抑えたほうがいいというわけなんですね。

で、実はこのような話をしていると、キャパシティーの１２０％の力で仕事をしているような社長さんからも「そうなんだよ。仕事量を減らすべきだと、いっつも思ってるんだよ。」という声をいただきます。

なんですが、実際にボリュームを調整することができているか？というと、NOであることがほとんどなんですね。

その理由も単純で、やっぱりいつもと違う状態になるんで、どんな結果が生まれるか見えないことから、自然と恐怖心が生まれてしまってるんです。しかも本人が恐怖と感じてないほど微量な恐怖心です。

で、その感情を直感的に処理して「仕事を減らせって、こんなに毎日やることあるのにムリに決まっとるだろうが！」という判断をします。

なので、今MAXで仕事を回している人や組織は、どうしてもその量を絞ることができないんです。

じゃあ、どうすれば仕事を減らすことができるのか？というと、これはもう度胸しかありません。強制的に仕事を減らすしかないんです。

一部の人から順番に仕事を減らしていくとか、仕事を抱え込まない日を強制的に作るとか、外注に回せるなら回すといった感じで。

そもそも仕事というのは、仕事をするから新たな仕事が生まれてきます。なので、いつもキャパシティー限界まで仕事をしていると、余計に仕事が生まれてきます。なので、いつも首がまわらない状態に陥ります。

それに、やはり企業にとってはクリエイティブなことを考える時間を作らないと、死活問題に関わります。

その時間を、日中必死になって働いて、「もう今日は疲れた、、、」という脳みそクタクタ状態から家に帰って、そこから寝るまでの間にちょろっと取ったって、絶対たいした創造はできません。

なので仕事量としては、キャパシティーの６〜８割程度に抑えておいて、残りの部分はクリエイティブな時間に当てるべきなのです。

そうすることで、逆に組織は活性化していきますし、生産性も上がって実はそんなに作業量としての損失はなかったな、、、という思いがけない現象を目の当たりにできるでしょう。

何事も、やっぱりある程度の「遊び」は残しておいたほうがいいですね！

田辺輝恭