これからディレクターを始める方へ①新入社員のタスク管理どうしてる？

こんにちは、TAM UX/UIチーム ディレクターの平上です。

私は、新卒でTAMという会社に入り、学生時のインターンシップ＋入社して1年が経ちました。入社前に感じていたことが現在どのように変わったのか、働いている様子について振り返ってご紹介させていただきます。これからディレクターを目指す方々に対して、少しでも不安が解消されればと思います。

なぜTAMに？

TAMを知ったのは、大学3回生の時。もともとTAMでデザイナーとして働いていた方に紹介していただきました。会社のお問い合わせフォームで連絡して（後々聞いたら、お問い合わせ内容は社員全員にメールが入るらしく、みなさんに見られたと思うと恥ずかしかったです笑）、面接にこぎつけ、見事1ヶ月のインターンシップを体験できることになりました。その際の仕事が充実しており楽しく、会社の雰囲気も私に合っていると感じたので、就職の際も面接を申し込みました。
そして、4回生のうちに約3ヶ月のインターンを経て4月に入社。

現在は、ディレクターとしてwebサイトやコンテンツの運用を中心に行いながら、新規サイトの立ち上げも少しづつ行なっています。

働く前に感じていたこと

インターンシップでは、ちょうど新規クライアント（京都リサーチパーク株式会社）のサイトの立ち上げ時だったので、打ち合わせやヒアリングに同席させていただきました。その中で、クライアントのユーザー行動を分析してカスタマージャーニーマップを作成し、クライアントとの「ユーザー行動の共通認識」を深めていきました。
他には、コンテンツ運用の会議に同席したり。打ち合わせがない時は、社内で勉強を行ったりメンバーと話していました。

そんな体験の中で、私が感じたのは以下の3点です。
・タスク管理がすごい大変そうだけど、乗り越えてみせる！
・クライアントへの訪問が欠かせないので、移動は多め。
・デザインに携われる仕事で楽しそう！​

今回は、「タスク管理がすごい大変そうだけど、乗り越えてみせる！」に対して働いてみて感じたことをご紹介します。

ディレクターって、いろんな情報が入ってきて、一つの作業に集中していても他の急ぎの連絡を行う必要があって……と「タスクの量」と「タスクの優先度」に悩んでいました。タスク管理に役立ったツールや考え方をご紹介します。
主に下の3パターンのタスク管理方法を使用して日々業務に励んでいます。
・紙に書き出す（自分のタスク管理）
・スケジュールに入れる（自分のタスク管理）
・Backlog（案件単位の大きな課題管理用）

毎日タスクを書き出して整理する

様々なツールなどもあるタスク管理。わたしも初めはtrelloを使用していましたが、現在は「タスクを紙に書き出す」という方法を取っています。

毎日タスクを書き出すことで、①タスクを一日以上置かない、②自分の頭の中の整理ができるというメリットがあります。
働き始めた頃は毎日書き出すことも大変だったので、その時間があればタスクをこなすことができるのに……と必要性は低く感じていたのですが、タスクが増えてくると、1日のはじめに一度タスクを書き出し頭のなかを整理することは必須になりました。
また、PC上で画面を切り替えて見るのではなく、手元に置いてあるのでいつでも見ることができるという点も、タスクが増えてくると混乱してしまう私には合っていました。

How to
おすすめはA4の紙を4等分して中2列に書く方法。
両端に空白を設けることで、細かなメモなどを書き足すことができます。さらにタスクを細分化する必要があった時などにそのスペースを重宝しています。

①クライアントごとに見出しを作り（画像内の青ライン）、その下にタスクを書いていく
・タスクを出してみて、大きな単位のものはブレイクダウンを行う

②タスクの優先順位を決めて、赤ペンなど目に付く色で囲い順番を書く（1〜10くらい）
・2分以内にできるタスクはすぐに行う
・待ちのタスクは、「待ちマーク」
・締め切りがあるタスクは、締め切り日を記載
・2枚目にいく場合は、タスクが溢れている状態。見直しましょう。

③終わったタスクは消していく

少し先のタスクは、スケジュールに入れる

少し先のタスクを毎日書いているのは面倒なので、スケジュールに入れてしまっています。
この日までに運用関連の請求書を提出しなければならない、定例の打ち合わせ日程を確認しなければならないなどの運用がメインです。
その他にも、勉強時間などもあらかじめ設定をしておくことで、タスクが溜まっている中でも将来への投資の時間を確保しています。

案件単位の大きな課題はプロジェクト管理ツールで

案件のタスクはプロジェクト管理ツールBacklogで管理をしています。Backlogを使用することで、情報の集約ができ、タスクが明確化されるので業務をスムーズに行うことができます。

便利な点
・課題内で担当者・期限などが設定できるので、「誰が」「何を」「いつまでに」作業するのかがはっきりし、状況が分かりやすい
・ひとつの課題を立て、そこにコメントをしていくことで制作物のご提出・フォードバックのやりとりができる
・親子課題を設定することで、プロジェクトが複数動いていても、課題が見つけやすい

チームではクライアントとのやりとりも、メールではなくBacklogを使用しています。
上記した点はもちろん、他にも「共有フォルダ」も利便性が高いのかと思います。素材や資料などをこちらで提出していただくことで、まとめて管理ができ、どの資料を共有できていないのかが一目でわかります。

タスクの「緊急度」と「重要度」

皆さんもタスクは優先順位が高いものから行うと思うのですが、その優先順位を考える際の助けとなるのがこちらの図。一番慎重に扱わないといけないタスクがどこかわかりますか？（私は、この前ふと聞かれて、また間違えてしまいました…）

実は左上の「緊急ではないが、重要なこと」なんです。「緊急で、重要なこと」はみなさん大事だとわかるので、行いますよね。ですが、重要なことであるのはどちらも同じ。タスクを、頭の中でこちらの表に当てはめて優先順位を考えてみてください。

最後に

タスク管理は、ディレクターに限らず社会人としてはじめに「できなければならないこと」の一つ！是非参考にしてみてください。

次回は、「クライアントへの訪問が欠かせないので、移動は多め」に対して、社会的にメジャーになりつつあるオンライン会議について、働いてみて感じたことをご紹介します。お楽しみに！

平上 依未理 / Emiri Hiragami
ディレクター
学生の頃に経験したTAMでのインターンシップを経て、会社の雰囲気や仕事内容に魅力を感じ2019年に新卒で入社。webサイトやコンテンツの運用を中心に行いながら、新規サイトの立ち上げにも少しずつ参加しています。