解約済みの書類をどう扱う？保険や預金証書の正しい整理方法#78

相続では「あるべき書類がない」と困るということが頻繁に起こります。
ところが「ないはずの書類がある」という場合にも、ちょっと困ることがあるのです。

相続手続きは、家族が亡くなったときに避けては通れません。手続きをするためには、「どこに何の契約があるか？」がわかる手がかり（資料）を整理保存しておくことが大切、ということをこのnoteでご紹介しています。

ところが「書類を残しておけばよい」と、既に解約をした契約の書類を放置してしまうことで、将来の契約見直しや手続きの際に困ることもあります。

1.解約済みの書類が引き起こす問題

解約済みの保険証券や定期預金証書をそのまま保管していると、契約が有効なのか、解約済みなのか分からなくなりがちです。これにより、次のような問題が起きることがあります。

①契約の混乱
 解約済みの書類が他の有効な契約書類と混ざると、必要なときにどれが有効なのか判別がつかなくなります。

②時間と手間の浪費
 相続手続きの際、全ての保険会社や金融機関に問い合わせをする必要があり、大きな手間がかかります。

③遺族への負担
万が一の際に遺族が全ての金融機関へ確認を取らなければならない状況は、精神的な負担となります。

2. 解約済み書類の整理方法

解約済みの書類を整理する際には、以下のポイントを意識しましょう。

①解約日と解約理由のメモ
解約が済んだら、解約日と解約した理由を書類に直接メモしたり、付箋を貼りましょう。これにより、解約手続きしたかどうか？誤解を招くリスクが減ったり、後々の確認作業がスムーズになります。

②不要な書類の処分
解約が済んだ重要書類はすぐに捨てず、一定期間手元に保管することをおススメします。例えば保険契約の解約で一時金などを受け取ったときには、所得税の確定申告が必要なこともあるため、所得税の時効年数位は保管しておきましょう。

③デジタル化の活用
捨てたいけど無くなるのも不安・・・という重要書類は、スキャンしたり、写真に撮ってデジタルデータとして保存することもおすすめできます。

既に解約済みの契約は、もしご本人に万が一のことがあっても、「遺族が何かの手続きをしなければならない」ということが想定されません。そのため書類現物を保管しておく重要性が高くないと考えます。

3. 事業用の資料について

事業用の資料については、法定保存期間に注意が必要です。例えば、不動産賃貸業や個人事業を営む方は、所得税法・消費税法など法令による保存義務がありますので、通常7年間は保存が必要です。

プライベートな個人の財産管理とは異なり、税法に限らず事業に関連する法令に基づいて適切に保管することが求められますので、ご注意ください。

4.まとめ

解約済みの保険証券や定期預金証書は、相続手続きの際に家族の混乱を招く可能性があります。しかし、適切に整理し、必要な情報をメモしておくことで、後々の手続きがスムーズになります。

また、事業用の資料は法定保存期間を守って保管することが大切です。これらのポイントをもとに、書かないエンディングノートを活用して、大切な書類の整理を進めていきましょう。

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