社内イベント：オンラインで、オフライン以上の成果を出す方法の模索。（2/2)

前回は、チームスピリットが社員の団結を大事にしている背景や今までの取り組み、またコロナ禍で感じ出した課題と、その対策のために動いていたインベント企画準備についてご紹介しました。

▷前回の記事：https://note.com/takeda_tsi/n/nab351d6913e0

第2回目となる今回の記事では、実際にイベントを行った様子と、イベント後に社員に対して行ったアンケートの結果についてご紹介します！

クリスマスパーティー実施

約1月かけて有志の社員とチームメンバーみんなで準備していたクリスマスパーティーですが、クリスマスイブの前日23日に実施しました。
ちなみに、イベント開催時間は、
・オンラインということもあり長すぎない方がよい
・社員の仕事が落ち着く時間がよい 
ということで、18：30からスタートし、20:00に終了するTOTAL90分に設定しました。

そして、当日の18：30、スタート時間に。

これはどの企業のパーティーでもあるあるかもしれませんが、案の定、オンラインでもリアルでも仕事の関係や直前のmtgが伸びるなどして遅れて入るメンバーがちらほらいました。みなさん、仕事などもあるのでもちろん仕方ないことなのですが、細かく各企画のスケジュールを入れていたこともあり、いきなり冒頭からずれてしまう結果に。

また、Zoomで事前にチーム分け設定をしていたのですが、システムがうまく回らず結局参加人数約90人を手動でチーム分けする作業も発生。

開始時はかなり慌ただしくなりましたが、オンライン全体の司会をMC上手なCCチームリーダーの荻島（将）が勤めたこともあり、トークでなんとかカバーしつつ進められました。

そして、一度始まってしまえばみなさん想像以上の大盛り上がり！

オフィスに出社していた人も、各自ケータリングやお酒を片手に少し距離を取りつつオンラインゲームや動画を楽しんでいました。

同じものを同時に共有することで、クイズや動画、ケータリングのレシピまで、みなさん一緒になって楽しんでもらうことができました。

また、動画にはアハ体験も盛り込み、視聴中に社員がZoom上でコメントを言い合い、インターラクティブなコミュニケーションができる仕組みも大盛り上がりでした。特に、代表の荻島自らカツラを被って出演したシーンには、「お腹が捩れるくらい面白かった！」という声も。（ちなみに、撮影時の荻島も、撮影が面白すぎて、終始笑いが止まらなかったと、撮影メンバーから裏話をきいています ^^)

パーティー後、アンケートを実施

イベントの最後には、参加者に向けてアンケートを実施しました。
アンケートによると、参加者のうち、100％満足している人が77％、80-99％満足している人が20％と、全体の満足度はかなり高い結果に。

満足の理由としては、

・オンラインとオフラインのハイブリットで、ここまでの人数で交流ができたことに驚きました。いろんな方の顔を見ることができて楽しかったです。

・笑いもあり、関りが無かった方々ともお話しをする機会をいただけ為。
オンラインで何やるんだろうと思ってましたが、よく考えられた内容でたいへん楽しませていただきました。

・チームに分かれたことで、普段あまり会話がない他の部署の方とも話ができました。クイズも会社のことがよくわかるいい問題でしたね！動画もすごく面白かったです。あとは参加者同士の会話も聞いているだけで楽しかったです。

・おいしい食事、格付けBOXも楽しかったです。動画は腹がよじれるほど笑えました。進行のイレギュラーなども忘年会っぽくて逆に楽しめました(笑)

など、嬉しい声がたくさん聞かれました。

また、今回のイベントで良かった点に関しては、
●「他部署のメンバーとの距離が縮まった」との回答が、全体の約70％、
●「会社の雰囲気がわかった」が、50％
●「経営層との距離が縮まった」が、約40％
と、元々課題感としてあげられていた、
●経営層との距離
●部門感のコミュニケーション不足
への改善に貢献できたイベントが実施できた、という結果になりました。

さらに、今後のイベント開催に合わせ、イベント形式の希望についてオンライン、オフライン、ハイブリッドのどちらがよいかも聞いてみました。

家庭の事情や、参加しやすさ、より多くの人に参加してもらうことを考えると、ハイブリッドを押す人が半数という結果になり、また、オンラインで行うことで、

リアルだと知っている人で固まってしまうことも多いですが、オンラインだと強制的に初対面の人と同じルームになるため、新しい顔見知りの方が増えるのは結構メリットだと思いました。

など、オンラインだからこそ生まれた、オフラインでのインベントを超えるメリットもあげられました。これは、リアルな会場で行うイベントでの課題を、オンラインのイベントが超えるという、想定外の嬉しい効果でした。

最後にアンケートで全体に対するフィードバックとしては、

ご準備大変だったと思います。本当にありがとうございました！！準備に色々なチームの方が携わっているということが伝わって、そこが更に良かったです。入社間もない人も社歴が長い人も楽しめる内容だったと思います。引き続き、よろしくお願いします

入社したばかりですが、さらにチームスピリットが好きになりました。他部署と交流できる良いイベントが今後も続く社風で会って欲しいと思います。本日は本当にありがとうございました。

突如オンラインの開催になり、大人数での企画という事もあり準備が非常に大変だったと思います。リアルで会えないのでどんな感じになるかと思いましたが、心から楽しく、久しぶりに皆さんの笑顔が見ることができ、とてもうれしかったです。ありがとうございました！

など、９割以上の参加社員より、楽しめたという声や、運営メンバーに対するお礼をいただきました。

イベント後のチーム交流ランチ

チーム対抗クイズ毎に、商品としてランキング毎に金額の傾斜をつけた交流ランチを準備していました。イベント後も、「より部署や役職の違う社員の集まったチームメンバーで交流を深めて欲しい」という狙いがあり、商品はあえてモノにせず、交流を促すチームランチとしました。

しかし…、イベント後の2022年1月からコロナが再び猛威を振るい始めたこともあり、こちらはリアルで集まることが難しいため、残念ながら現在（3月）も延期としています。これからコロナが落ち着いたら、ぜひ社員の皆さんには、クリスマスパーティーの思い出を語りつつ、ランチを楽しんでいただければと考えています。

運営する上で重要となったポイント

今回オンラインとリアルのアイブリッドイベントを実施してみての振り返りで大事だったと感じたポイントをまとめます。

●各部署から、有志で企画メンバーに入ってもらうこと
→今回はこちらから声をかけましたが、全社にアナウンスして有志を募る形もより積極性が生まれ良いかと思います。
●オンラインの人とリアル出社の人、両方のメリットを出せる企画にする
●チーム分けが大事（部署や役職の枠を超えて交流を促すため）
→社員の中でも、会社や社内事情に詳しい人たちを中心にチーム分けをしてもらったため、バランスよく交流が促せるチーム分けとなり全体の盛り上がりにつながりました。
●一体感を生む企画を取り入れる
●クイズは、各部署はもちろん、新旧の社員みんなが楽しめるものにする
→クイズ企画メンバーが素晴らしいクイズを考えてくれたおかげで、今回はとても好評でした！
●思い通りに進まない前提で進める
→参加可否アンケートの未回答社がケータリングを頼んでしまった、スタート時間が遅れる、などの非常事態がおきると想定しておくことが大切と感じました。
●オンラインとリアルの差を作らない、「間」のない企画にする
→小さなことですが、オンライン開催において意外に大事だなとおもったことが、間を空けないことも大事かもしれません。 クイズ回答の集計の時間に動画放送を行ったのですが、これによりオンラインで「間が空いてしまう」、ということがなくなったため、事後のアンケートでも「間が開かないようにしっかり考えられた構成で良かった」などの声を上げてくれた社員がいました。

失敗したことと解決策

●事前参加可希望者とケータリング発注者の数の相違
→参加申し込みしていないけれどケータリングを頼んだ人に対して注意してしまうのは、せっかくの楽しいパーティーが台無しになってしまうので、難しい問題でした。解決策として、予算にもよりますが、ケータリングの予備をかなり多めにとっておくことで、「当日やっぱり参加したい」、などという方にも落ち着いて対応できるかもしれません。
●オンラインのチーム分け設定が想定以上に時間がかかってしまったこと
→想定外に時間はかかってしまいましたが、その場で手動でチーム分けができたこと、また結果このトラブルによりオンラインでも団結感や話の種が生まれたりしたので、このようなトラブルも想定して、スケジュールに少し余裕をもっておくと良いかもしれません。

 まとめ

コロナ禍ということで対面での社員交流が減り、社員のエンゲージメント低下に悩んでいる企業さんも多いのではないでしょうか。
オンラインで、全社員で盛り上がることのできるイベントの開催は、なかなかハードルが高いという印象があるかもしれませんが、
●各部署から協力者を募る
●チーム戦で取り組める社員・会社に関するクイズを用意する
などすれば、想定以上に社員から喜んでもらえるイベントになるかもしれません。
また、私たちが今回利用したような、オンラインイベント用の宅配ケータリングも活用すると、同じものを食べることで、沿革でもちょっとした一体感をつくることができます。

 
なかなかリアルな場での社員間の交流を図るのが難しい昨今ですが、やはり社員のエンゲージメントは、会社をより成長させ、お客様に対してより良いサービスを提供する上でも、とても重要な要素であることに変わりはありません。

 
試行錯誤を繰り返しながら、これからも時代の変化に合わせ様々なエンゲージメント向上に繋がる取り組みを模索していけたらと思います。

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