SmartMeetingを通じて「会議から働くを良くする」
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SmartMeetingを通じて「会議から働くを良くする」

岡本剛典

岡本(@takaokamoto1)です。
2022年1月1日よりSmartHRのグループ会社にあたるSmartMeetingの代表取締役に就任いたしました。(引き続き、SmartHRの執行役員 VP of Marketing & Communication Designも兼務します。)

SmartMeetingには、昨年の10月から事業責任者として携わってきました。なぜ、この事業に携わろうと思ったか?については、コチラのnoteで書きました。今回はSmartMeetingの未来。このnoteのタイトルにある「会議から働くを良くする」をどうやって実現していくのかについて書きます。

なぜ会議からか?

前回のコチラのnoteでも書きましたが、会議は労働や生産性における長年続く、解決する価値のある根深い社会・企業の課題です。

同時に、会議の課題は根深いだけでなく、広い範囲にも及ぶものです。会議は特定の部門や職種に限られる業務ではなく、多くのビジネスパーソンが当たり前のように行う日々業務(しかも会議は結構多い)だからです。

また、会議は様々なアイデアが生まれたり、意思決定がされる仕事のスタート地点でもあります。会議やそこから生まれる仕事を、今よりもっとラクに進め、そして高い成果を生み出すものにできたら、それは多くの人の働くことを良くし、企業全体の生産性の向上にも繋がり、社会へ大きなインパクトを与えます。

以上が、SmartMeetingを通じて「会議から働くを良くする」の実現を目指す理由です。

「会議から働くを良くする」を実現するために


実現するため「① 誰でも効率・生産性の高い会議ができる「業務プロセス」を作る」「② 会議の持つ本来の価値を最大化」の2つのことに取り組んでいきます。生産性を「アウトプット(産出)÷インプット(投入)」で表すと、どちらかというと前者はインプットを減らすこと、後者はアウトプットを増やすことにフォーカスしたものになります。

① 誰でも効率・生産性の高い会議ができる「業務プロセス」を作る

SmartMeetingは、会議の業務プロセス(タスク管理や日程調整など関連する業務も含めた)を作り、レポーティングにより確かなフィードバックを得て、着実に効率的で生産性高く、働くことを支えるプロダクトになることを目指しています。

会議に関わらず業務の効率・生産性向上を目指すためには、業務プロセスの現状を把握し、そこから課題・仮説を発見し、そのプロセスに改善を講じていくことが重要です。会議の効率・生産性の話題になると、ファシリテーション等(人が身につける技術)になりがちですが、それだけでは十分ではありません。会議も業務効率化のアプローチと同様に会議前・会議中・会議後と会議という業務を俯瞰的に大きなプロセスとして捉え、一連の流れを分解し、改善していくことが効率化・生産性向上のためには必要です。

会議の業務をプロセス化すると、個人の力量に頼らない一定水準以上の会議を組織に浸透させる礎を作ることができます。組織全体が効率・生産的な会議をできるインフラを整えた上で、ファシリテーションなど、人に紐づく技術向上を図っていく進め方が良い筋だと思います。

さらに、会議の業務プロセスができていると、会議を設定、開催する従業員も迷いやストレスなく、会議の準備、実施を行うこともできるようになります。多くの企業では、まず会議の業務プロセスが形式化されておらず、属人的になっていることが、会議を取り巻く課題の中心なのではないかと思います。

会議の業務プロセス

SmartMeetingは、上図のように会議前・会議中・会議後と会議のプロセスを型化し、効率的・生産性の高い会議の実現をサポートしていくものです。

また、会議からは様々な業務が派生して起こります。例えば、会議の意思決定によりタスク発生すると、そのタスク管理(SmartMeeting内でのToDo管理や外部タスク管理ツールと自動連係も可能)が必要であったり、参加者の日程調整など。SmartMeetingは、こうした会議から派生する業務とそのためのツールとの接着面になり、それら業務の効率化も解決し、コラボレーションワークツールのプラットフォームになっていきます。(まだまだこれから色々な機能追加や外部ツールとの連携を予定しています)

さらにSmartMeetingでは、会議データをもとにしたレポーティングも可能です。プロセスを作るだけで終わらせず、客観的で測定可能なモニタリングとそこからフィードバックを得ることで、プロセスの組織の浸透や継続的な改善活動に繋がり、効率化・生産性向上を着実に推し進めることができます。

会議データレポートのイメージ

② 会議の持つ本来の価値を最大化

会議業務のプロセスや効率化をだけでは、会議の持つ価値を最大化することはできません。

会議の持つ価値を最大化させるための鍵は、「議事録の共有」です。

議事録は、説明責任、コンプライアンスのためや単にメモを取るためだけのものではなく、意思決定やその背景、課題、機会、顧客の知識についてチームを調整するための情報資産です。それ故、議事録のテンプレートは、会議のインプットとアウトプットの価値を最大化するフレームワークになります。

「議事録の共有」は、企業文化、顧客中心主義、スピードを変革する可能性を持っています。革新のためのオープンな文化を生み出す最も簡単な方法の一つです。

社内へは、情報・意思決定の透明性を高め、信頼関係を築き、チームがより早く正しい意思決定をもとに活動できるようメンバーとメンバー、メンバーとチーム、チームとチームを結びつけます。対外的には、会議とその議事録は、顧客との関係を構築、維持し、顧客中心の分化を促進するための最良の手段になります。

オープンソースのコミュニティでコードを共有することで繁栄しているソフトウェア開発に似ています。議事録を会社の運営を支えるソースコードのようなものだとすると、そこへのアクセスを制限することは、知識のサイロ化を進めてしまいます。そのため、議事録を共有、活用して組織をフラットにし、様々な課題についての対話をオープンにする必要があります。

そうすることで、互いに刺激を与え合い、破壊的な思考、イノベーションを生み出します。

自分が取り組んでいることを他のメンバー・チームに伝えることが、価値やインスピレーションを生み出す機会になります。さらに会議の数を減らすこともできる利点もあります。

SmartMeetingの議事録共有機能サマリー

議事録を共有する、共有されやすい仕組みを作ることは、企業文化を変え、競争力を高めるきっかけの一つになります。

最後に

ここまで色々なことを書いてきましたが、SmartMeetingは昨年2021年9月にコンセプトを変え、リニューアルしリリースされたばかりのプロダクトです。なので、実現したいことに対して提供できていることはまだまだです。

このnote記事を読み、コンセプトに共感して、一緒にプロダクト磨いていって下さる企業様からのお問合せお待ちしております!


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岡本剛典

読んでいただいてありがとうございます。 お役にたてれば、嬉しいです! こういう記事を書いて欲しいなどのリクエストもお待ちしてます!

これからもよろしくお願いします😃
岡本剛典
SmartHRのマーケティング、広報・PR、コミュニケーションデザインの執行役員とSmartMeeting(https://www.smart-meeting.jp)の代表取締役。 マーケ・ブランド戦略、組織作りなどのご相談、取材・イベント登壇・執筆も気軽にDMください。