資料を効率よく活用するための４STEP

私たち教員も現代の例にもれず、情報や資料の海に埋もれています。

以前私は、
「資料を活用すればもっと働く時間を減らしたり、質を挙げられたりするはず」
と思いました。（新しく用意することもとても大切だと思いますが、やはりあるものを活用した方が効率面はグッと上がりますよね。）

資料の海を効率よく活用するためには、
①使いたいものは何か明確にする。
②使えそうなものを探す。
③実際に使う。
④分かりやすく残す。
の４STEPが良いのではないかと普段やっていて感じています。

以下、詳しく書いていきます。

①使いたいものは何か明確にする。

どの資料を探したいのかはっきりすればするほど、資料を探す良い準備になります。
例えば、「４月に使った資料を集めたい」より「４月の初日に使った資料を集めたい」という方が、具体的な資料を効率よくピンポイントで探すことができます。
自分のやりたい内容と照らし合わせながら、過去の資料を探すことができれば、かなりの効率化が図れるはずです。

②使えそうなものを探す

学校なら電子媒体と現物の２つがあるかと思います。(誰かの脳内というパターンも稀に…)
探す際の方法も主に２つ。自分で探すか誰かに聞くか。

聞けるなら確実に誰かに聞いた方が早いです。

以前、雑談スキルの紹介をしましたが、雑談がてら相手に迷惑しないように質問をしてみるのも良いかもしれません。

自分で探す場合は、昨年度の資料を中心に探すのが効率的だなと思います。
自分で探す場合、効率は落ちますが、関連資料や他の有用なものを発見できるというメリットがあります。(国語の辞書を引くのに似ているかもしれません)

③実際に使う

教材ならば、作った人や使った人に聞てからが一番です。その人の思いや上手い活用方法を知ることができます。
学年だよりや指導案等の電子データならば、昨年度の様子や取組からよりよい指導の計画や行事の段取り等をすることができると思います。
過去の遺産を上手くアップデートしていけば、努力の積み重ねができてよいのでないでしょうか。

④分かりやすく残す

次年度の人が効率よく活用できるように、私は「自分が使うならこうなっていてほしいな」という形で整理するようにしています。
そして時折、他の人に除いてもらったり、アドバイスをもらったりして、改善していきます。
ポイントは、どこに何があるか見やすいこと。学校の資料ですから時系列に行事や授業毎といった形でまとめるのが良いと感じています。

以上で４STEP完了です。

以前使ったであろう教材やPC内の共有フォルダにある無数の文書や指導案の数々。
これらを活用しない手はないのではないかと思い、今回記事を書きました。学校毎もしくは学校を超えて共有したり、活用したりしながらより効率よく質の高い仕事ができるようにしていければと思っています。

まとめ

資料の海を効率よく活用するための４STEP
①使いたいものは何か明確にして、集めたい資料を効率よく探し出す準備をする。
②誰かに聞いたり、昨年度のものを探しながら、使えそうなものを効率よく見つけ出す。
③過去のものを自分がよりよくアップデートする。
④分かりやすく残して次に繋ぐ。

過去の遺産を上手く活用できるようにしていけるようにしていきましょう！