#63 時間管理のマトリックス

社会人1年目の日記　63日目

こんばんは。だつをです。

昨日の日記に続いた内容のことを書く。

自分の憲法を決めてそれからどうするのか。

もちろんそれに従って行動していけばいいのだが、より効果的に行動できたほうがいいだろう。

たとえ目的地にたどり着くことができるとしても、近道があればそっちを通るはずだ。

効果的に行動するためにまず時間のマトリックスを使って、自分の行動を把握する。

縦軸には重要、重要でない
横軸には緊急、緊急でないをいれ、4つの領域を作る。

緊急で重要な活動は第一領域で、危機への対応、差し迫った問題が挙げられる。

緊急でなく重要な活動は第二領域で、人脈作りや自己研鑽などが挙げられる。

緊急で重要でない活動は第三領域で、飛び込みの用事や突然の電話が挙げられる。

緊急でなく重要でない活動は第四領域で、雑用であったり、意味もなくスマホを触ったりなどの暇つぶしがこれに当てはまる。

第一領域に活動が偏っている人は、常に体力と精神が削られ、いずれパンクしてしまう。

第三領域に活動が偏っている人は、仕事をこなしていく充実感を得られるかもしれないが、振り返ってそこに残るものは何もない。

第四領域に活動が偏っている人は、ただ何も刺激がなく、無駄な生活を過ごしているといえるだろう。

効果的な活動は第二領域の活動である。
この第二領域の範囲を広げていくことで、結果として第一領域の活動になる不測の事態を予防でき、精神的な安定も図ることができる。

第二領域は緊急でない分、先延ばしにしてしまう人が多い。そのため、きちんと計画を立てることが必要である。

計画を立てる際によくtodoリストやスケジュール帳などの時間管理ツールが用いられるが、第二領域活動のための時間管理ツールが満たすべき条件がある。

・一貫性
・バランス
・第二領域へのフォーカス
・人間関係重視
・柔軟性
・携帯性

上記の6つの条件である。
自分の憲法に沿ったものであれば、必然的に一貫性を持つ。また、健康だけに特化したもの、家族だけに特化したものでは意味がなく、そのほか仕事や自己啓発など、重要な事柄を疎かにすることなく、バランスのある生活を送るための工夫も必要である。

時には、突然入った友人との会食など、そこにほかの自分のやることを入れていたとしても、人間関係を優先すべき時もある。自分の価値観に基づき、それが効果的だと感じるなら、友人との会食を優先したほうが良い。ツールはスケジュール通りでなくても優先すべきことを優先するための手助けとなるべきものである。

また、ツールは自分が使うもので、ツールに使われてはいけない。自分が使いやすくカスタマイズできるツールというのも大事な条件の一つだ。そして、どこでも見直すことができるように、どこにでも持ち運べるようなツールでなければならない。

とりあえず今日はここまで。

それでは、また明日。