固定観念に縛られてない？

今日は賛否分かれるであろう話をしています。

先週、会社の方針と周知事項を確認する会議での事です。報告が少ないと言う事で報告に対するマニュアルのようなものが配られました。

書いていたのが

「報告は口頭か電話が基本」

中間報告をする。情報の報告をする。など内容は納得なのですが手段が正直古いと感じます。

報告、連絡は文面の方が良い

僕の持論として、まずやりたくないのが言った聞いてないのやり取りです。

回避する為には既読機能がある文面でのやり取りがベターだと思います。また時間軸もはっきりします。

上司が電話中でタイミングを逃した。メモを見てなかったなどは日常茶飯事です。また忙しい時に声をかけると怒る人もたくさんいます。

また作業効率から考えても一度手を止めると同様の集中状態になるまでに平均23分かかると言われています。

また電話は必ず相手の手を止める行為です。

仕事が遅い人はすぐ手を止めたり、電話をしているように感じます。自分のやるべき事を最速で行うためには緊急以外受け付けない時間を作る事も必要です。

またその場ですぐ返答が必要な事以外は電話すべきではないと思うのです。

クレーム等緊急な用件以外の報告と連絡はメールで十分なのです。

相談も文面の方が良い

発生した内容は文面で良いとして、人によってはどう進めるかは口頭の方が良いかもしれません。

同等の知識があればこれも文面で事足ります。

また締め切り間際など事細かな指示が必要な場合も口頭や電話の方が強いかもしれません。

しかしメモを取る時間や正しく伝わってない事はないでしょうか？

文面があればもう一度聞くと言う手間も省けますし、2度聞けない人もいるはずです。その際には間違った手順で行い上司自ら手直しをする場面も出てきます。

何故便利な物を使わない？

業務連絡で便利なのは圧倒的にグループラインだと思うのですがセキュリティ上不可とされてます。

離れた場所で仕上がりが10分遅れるとかの連絡を電話して周りに伝えてって手間考えるとラインなら一発で全員に伝わる。

セキュリティーで問題があるものは別の手段を使えば良いし臨機応変に対応できないものか？

これをどう説得するか？

まずはやってみます。

最後まで読んで頂きありがとうございます。