【集中力アップ】効率性を高めるためにすぐに実践できる仕事の集中力アップノウハウ

新しいサービスを生み出すためのアイデアを考えたり、タフな資料作りをしたい時に、自分の業務にとにかく没頭して集中したい時がある。

一方で、日々働いていると、他のことが気になってしまったり、メールや電話で誰かに話しかけられてしまったり、自分の集中力がなかなか高まらなかったりと、なかなか没頭できずに締め切りが迫り、焦燥感にかられる・・・なんてことも多い。

そんなルーティンから抜け出すために。

高い集中力が必要な予定は朝・午前中にこなす

新しいアイデアを考えたり、集中力が必要なタスク・業務は、朝や午前中にスケジューリングしてこなしていったほうがよいアウトプットに繋がる。

自分も、特に集中してこなしたい業務・タスクがある時は、朝6時過ぎに出社して、誰にも邪魔されずに2時間程度、業務を進めたりアイデアを出したりする。その時間であれば、電話やメール、話しかけられたりすることが少なく、自分の業務に没頭できる。

何より、ちょうど会社に着いて業務を始める、朝起きてから2時間経ったぐらいの時間帯が、1日の中でも最も頭が働いて集中力が高まる時間でもある。
その意味から、個人で行う業務だけでなく、柔軟に頭を働かせることが必要なブレスト会議などは、朝や午前中に設定したほうが、活発に行えると思う。
夕方のブレスト会議は、既にみんな一日業務をしてきて疲労感があり、ダラダラしてしまいあまり生産性がないもので終わってしまうことも多いと思う。

ルーティンワークは集中力の低下する午後や夕方に行う

逆に、あまり集中力を使わなくてよいような定例作業・ルーティンワークは、集中力の落ちてくる夕方に行うようにするといい。
定例作業・ルーティンワークは、自分が慣れた、得意な作業でもあるので、ルーティンワークをこなすと、実は仕事ができるということに少し自信が持てたり、頭の中をスッキリするような効果もある。なので、またそのあとに集中して業務に取り組めたりする。
いずれにしても、一日の予定、一週間の予定を立てていく中で、朝早く・午前中・午後・夕方など、自分の集中力の変化を想定して、予定・タスクを組む習慣をつけられると仕事の効率も上がっていく。

雑念や気になることを書き出して目の前から外す

集中しなければいけない業務を行っている時に、次のタスクや私生活のこと、明日以降の憂鬱なことなどが頭から離れずに、何度もそのことを考えてしまって結局仕事にならなかった、なんてことを経験したことがみんなあると思う。
そういう時は、頭の中に浮かんでしまった意見やアイデアを、頭の中に留めておかずに、メモ書きやスマホのLINEとかでもいいので、見えるように、残せるようにメモして外に吐き出してしまう。
そうすることで、頭の中からそれらを取り除くことができ、業務に集中できるようになる。
意見やアイデアだけでなく、心配だな、憂鬱だな、と思ってしまったら、その思ってしまったことだけでもいいので、「〇〇が心配だ」とか「〇〇が憂鬱だ」とかでよいので、書き出してしまう。
そうすると、自分が悩んでいること、嫌だと思っていることが目の前に可視化できて、「自分はこれが嫌なんだな」と自覚できて、心がスッキリする。

メール・電話から具体的に遠ざかる

みなさんの職場は、所謂「内線電話」があって、かかってくると部やチーム全体の電話が鳴ってしまうような環境だろうか？
また、アウトルックなどのメールソフトの設定で、新着メールが来ると、ポップアップで知らせてくれるようになっていたりするだろうか？
いずれも、没頭していることから集中力をはぎ取る要素。
そうは言っても、内線電話を廃止する！なんてことは、なかなか自分一人ではできないこと。
なので、集中したい時は、会議室に籠ったり、人が少ない時間の食堂へ移動したり、あるいは許されるなら落ち着いたカフェに移動して没頭するなど、電話が鳴らない環境に具体的に移動してしまえばいい。
また、メールソフトもずっと起動しているとポップアップが出てしまうので、いっそ、ソフトごと一旦閉じてしまうと、メールに時間と集中を持っていかれなくなる。
メールソフトを閉じてしまうと不安、という人もいるけど、1～2時間程度、メールを見なくても問題ないし、本当に緊急の時は、話しかけられたり電話が来たりするので。
メールって、ちょっと目に入ると読んでしまったり、その時点で返信内容を頭が考え出してしまうので、閉じてしまうというのは日常で具体的にできる効果的な手段だと思う。

こんな感じで、少しずつでも毎日を効率化できると、生産性に大きく違いが出る。