書類の管理方法って性格が出る気がする/2021-8-30

投稿29日目

もうすぐ8月が終わる。早いものだ。

8月になると，夏休みが終わり学校が始まるという人も多いのではないだろうか。

そこで，今回はそれにちなんで書類の管理方法に関するお話だ。

書類の管理方法

学校で多量に配られるプリント，目を通しておかなければならない書類，自分で作成し提出する書類など，世の中には様々な文書が存在している。

このような書類をどうやって管理しているだろうか。

そもそもペーパーレス化が進んでなさすぎる気がしないでもないが，コロナ禍においては物理的に手渡すことが困難になってしまった。

そのため，書類のデータを取り扱うことも増加してきていることだと思うが，皆さんはきちんと管理できているだろうか。

中には印刷して個別の案件ごとにクリアファイルできちんと管理しているという人も入れば，一つのクリアファイルにガバっとまとめている人，最初からデータとして管理しているという人もいるだろう。

だが，中にはある意味猛者とも言えるべき，なるようになるタイプの者もいるだろう。

例えるなら，そのまま机の中に書類を入れることによって，教科書が圧縮機かのように書類をスクラップしていくタイプのあの人である。

色々なタイプの書類管理方法はあるが，データと紙が混在する昨今において，皆さんはどのように書類やデータを管理しているのだろうか。

スクラップしていた過去

実は私も昔はスクラップタイプだった。

プリントは無くすわスクラップにされているわで提出物をやるやらない以前に，所定の用紙が手元にないことがほとんどであった。

結果として，大量のクリアファイルを導入するという力技で解決をしたのだが，正直いって神経質気味な私にとってはかなりのコンプレックスかつトラウマである。

今でも配布物の管理が凄まじい友人を見かけるとトラウマが蘇り卒倒しそうになる程だ。

今では，スクラップにしていた過去など何かの夢だったかのように，管理のルールを定めている。だが，それもこのような悲しい(?)過去があったが故なのだ。

今持ってないから後で連絡する

「〇〇の書類見せてくれない？」と知人に頼むと，大抵の場合は「今持ってないから後で連絡するね」と返ってくるだろう。

基本的にそうだ。何でもかんでも過去の書類を手元で保管している人など少数派だ。

そもそもその場合荷物が重くなりすぎる。登山用の鞄でも入り切らないであろう。

だが，解決方法はある。

後で見せてくれるとしても，今の時代はLINEなどで写真を送ることが大半である。

では，どうせデータにして送らなければいけないのならば，最初からデータとして管理すればいいのではないだろうか？

私は大学のレジュメを全てEvernoteというアプリに保存している。

「Notionじゃないの？古いなあ」というツッコミはやめてほしい。

一度は挑戦したが，カメラでスキャンしてノートに保存できる一連の流れがEvernoteの方がやりやすかったのだ。

私は紙の書類は案件ごとに個別フォルダーにまとめ，全てデータ化してスマホからも確認できるようにしている。

それは，書類だけでなくちょっとしたメモなどもだ。

手帳も使い終わればデータ化するべきか迷いどころだが，情報カードを貼り付けることが多いため，結局大半はデータ化されているに近い状況にある。

そんなこんなで，「〇〇の書類見せてくれない？」と言われれば「もうLINEに送っといたよ」と即返信できるようにしている。

なぜデータ化しないのか

私がこの疑問を持つことが少なくはない。

今出先で見れないから後で連絡するねというやりとりは幾度となく見たことがあるが。3割ほどが連絡し忘れているように思える。

ならば，もうデータ化してしまえばいいのではないだろうか。

先ほど，友人とのやりとりの中でこんなものがあった。

「◯月◯◯日って大学休みだっけ？」と聞かれ，講義カレンダーを確認し，その日は休みであると私は伝えた。

すると友人はこういったのだ。

「講義カレンダーを無くしちゃってさー」

そうである。紙の書類は無くす人がいるのである。

無論，なくさずちゃんと管理できる人もいる。

だが，この紛失に陥ってしまうものも少なくはない。

この紛失してしまう人は，経験上スクラップタイプやなるようになるさタイプの人以外にも陥ってしまう人がいる。

それは，一つのクリアファイルに全てを委ねてしまうタイプだ。

見たことはないだろうか。ボロボロになったクリアファイルにありとあらゆる書類を詰め込み，単行本並みの分厚さを形成している人を。

私は割と高頻度で見かけている気がする。

どこに何があるのかが把握しにくいし，床に落とそうものなら書類の波が崖崩れかのように迫ってくるのではないかと見てて不安になってしまう。

だが，その分このファイルさえ忘れなければどうにかなるという安心感はあるのかもしれない。

逆に忘れたりその中から見つからなかった時の絶望感も凄まじそうな気もするが。

結局は

だが，結局はその人にあった方法が一番という身も蓋もない結論になりそうだ。

しかし，今の管理方法で苦労している人や，見つからないと毎回慌てている人は，ぜひ案件ごとや細かくファイリングし直したり，データ化してみたりといった別の方法を試してもらいたい。

特に，データ化に関しては，自分だけでなく知人の手間や時間も軽減できるので

ぜひとも試してもらいたいところ。

やはり，こういった文書の管理方法には几帳面か神経質かズボラか適当かといった風に，その人の性格が色濃く出そうな気がする。