オンラインでOpenOfficeをやってみた。
こんにちは、Sun* 採用広報です。
今回はOnlineツールを使って、オープンオフィスを実施した様子をお届けします！
この記事は、オンラインで何かイベントを企画実施したい！と考えている方や、リファラル採用を増やしたい！と考えている方へ、参考になる内容になっています。withコロナの時代に、オンライン施策は必須です！
そもそもオープンオフィスとは？
社員や社員の友人をオフィスに招いて、お酒を飲んだり美味しいものを食べて交流を深めるもの。採用現場では、オープンオフィスを通じてリアルな社風を知ってもらう事で、リファラル採用にも効果的とされています。
Sun* がオープンオフィスをやる目的
1番の目的は、「Sun* の社員が楽しめる場所を作る」こと。社員が増えて組織が大きくなるにつれて、組織横断的に交流できるきっかけ作りは大事。
次の目的は、社員が招待してくれた友人に、Sun* のリアルな現場の声や、雰囲気を知ってもらい、「未来の仲間になってくれる人を増やす」ことです。
今までのオープンオフィスの様子
「美味しい料理が食べられる！」をPRし、毎回社内外の参加者は50人近く集まり、盛り上がっていました。このイベントは定期的に毎月開催しており、Sun* の年間採用50％はリファラル採用が占めるほど、オープンオフィスはリファラル採用にも効果的でした！
しかし、今年に入り、コロナの影響でオフィスに集まれなくなってから、5月までオープンオフィスは中止に。リファラルの紹介数も徐々に減っていき、社員間の交流も薄くなっていました。withコロナ時代に、Online オープンオフィスのノウハウをいち早く習得しよう！と思い、実施に至りました。
Online オープンオフィスの実施方法
Sun* では、Online オープンオフィスをすでに2回実施。1回目は、社員24人とその友人6人の計30人ほど。2回目は、社員37人とその友人14人が集まり、50人以上で楽しみました。徐々にOnline実施を浸透させていこうと思っています。今回は、1回目の反省点をふまえて、2回目で改善できたことを含めて、どうやったのかをお伝えします。
今回Online オープンオフィス実施にあたり、使ったツールは３つです。
①『 Remo 』 テーブルごとに会話できるバーチャル会場
Remoは、テーブルを自由に移動しながら会話できるウェブ会議システム。イベントを作成するとバーチャル会場が現れ、参加者はテーブルを自由に移動しながら、そのテーブル内にいるメンバーとだけビデオ会話ができます。1テーブルあたり6名まで座ることが可能で、100人以上が参加できます。
★Point！
・各テーブルの名前を設定しておく
参加者がバーチャル会場で迷子にならないように、「このテーブルはこんな話題でトークできる」という認識を持ってもらう事が大切。リアルの居酒屋のように「喫煙スペース」なども設けました。
・「誰がどこに座るのか」を決めない
1番の目的は参加者全員が楽しめること。みんなが自由に移動しながら、好きな席で話せる状態にしておくのがベターです。Sun* の場合、CEO以外は席の指定をしていません。
他にも、イベントの乾杯挨拶では、会場全体のマイクを占領できる「プレゼン機能」があるので活用しています。
②『 giftee 』 オンラインでギフトを贈れるサービス
gifteeは、相手の住所がわからなくても、オンライン上でギフトを贈ることができるサービスです。商品ラインナップは多いので、贈るものに迷いますが、Sun* ではUber Eatsのギフトカードを、参加者全員に贈りました。
1回目開催でわかったことは、オンラインイベントで意外と困るのが食事ということ。初めての開催ではギフトを用意していなかったのですが、参加者から「仕事終わりでまだ何も食べていない」という声が多かったのです。
2回目では、参加者みんなが同じ体験を共有できる、「食事」を提供することにしました。ギフトカードが可愛いのはもちろん、参加者同士で「何を頼みました？」など初対面でも会話のきっかけになりました。
③『 MyRefer 』 リファラル採用特化のクラウドサービス
MyReferは、Sun* で取り入れているリファラル採用活性化サービスです。全社員を「リクルーター」として、MyReferに登録してもらっています。イベントをサイト内に立てれば、ワンクリックで社員が友人へ告知できるようになっています。
イベント集客の鍵は、「拡散性」と「気軽さ」。そして、来客してくれた方々をMyReferに登録しておくことで、継続的に関係性をつくることができます。来客者のフォローもとても重要。
まとめ
今回、Onlineイベントの実施方法を簡単にお届けしました。企画の際に、「どのツールを使うか？」に重要ポイントを置いてしまいがちですが、イベント前後のフォローと、当日のユーザー体験をどうデザインするかがとても大切だと思います。
私もまだまだ勉強中なので、ツールや段取りに気を取られてユーザー（社員やその友人）不在にならないよう、ユーザー中心のOnline イベントを組み立てていきたいものですね。次回は、年間採用50％を占めるSun* のリファラル採用について書こうと思います！
最後まで読んでいただきありがとうございました★
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