新入社員のオンボーディングをデザイナーが考える

こんにちは、ちゅうさんです！
4月から新卒の方を含め新しいメンバーが入社される企業も多いと思います。皆さんは新入社員の方のオンボーディングはどうされていますか？

私の部では新しいデザイナー向けのオンボーディングを考え、試行錯誤しながら運用しています。ありがたいことにマネーフォワードの様々な職種で、新入社員向けオンボーディングの参考にしていただくようになりました。

「新人向けのオンボーディングを考えたい」
「新入社員が新しい環境に慣れてほしい」
「オンボーディングも含めた素敵な採用体験を作りたい」
「リモートでも良いオンボーディングを考えたい」
と思う方の参考になれば嬉しいです！

どんなスーパーエリートでもすぐには即戦力にはなれない

「この資料見ていて」とURLや資料を渡されたり、渡したりしたことはないでしょうか。

新しい環境に入ると知らない情報だらけの状態。誰がどんな人かわかりませんし、様々な社内ルールが存在します。そんな状況で頼りとなるのが資料だけだと不安ですよね。

いわゆる即戦力として入社された方でも、しばらくは情報をキャッチアップするだけでいっぱいいっぱいのはず。ですが採用した側の期待値は「1日も早く即戦力に」なってほしいと思うもので、インプットがままならない状態でプロジェクトにアサインされることも多いでしょう。

私は新しい方が即戦力になることを期待するなら、しっかりと時間を取ってオンボーディングをするほうが最短ルートになると考えています。

そのために以下のオンボーディング体験を設計しました。

「はじめの1ヶ月」でオンボーディング体験を考える

マネーフォワードでは「はじめの1ヶ月」の中に様々なレイヤーのオンボーディングが凝縮されています。

■会社レイヤー
Mission・Vision・Value・Culture、事業全体説明や全社共通ルールなど
■組織レイヤー
事業部のMission、各部の紹介など
■チームレイヤー
プロダクトの理解、チーム理解とコミュニケーション、評価など
■職種レイヤー
職種の共通ルール、職種のMission、グレード・キャリアパスなど

会社と組織は主に人事のオンボーディング担当の皆さんがMTG等を実施してくれるので、私のオンボーディングではチームと職種レイヤーを中心に行います。

正直オンボーディングを受ける方はいっぱいいっぱいになるでしょうし、情報に溺れると思います。なので「はじめの1ヶ月」はオンボーディングに集中する1ヶ月と割り切り、集中してオンボーディングに取り組めるように設計しています。もちろん担当するプロジェクトの業務も行いながらのため、1ヶ月で全てを完全理解するのは難しいでしょう。

「はじめの1ヶ月」はオンボーディングに重きを置き、理解の取っ掛かりと空気や人になんとなく慣れれば良いと思っています。そうすれば次の2ヶ月目、3ヶ月目はよりメンバーとコミュニケーションが取れるでしょうし、事業へのコミット力も上がります。

オンボーディング資料の作り方

Welcome感を出す

ちょっとしたことですが、とても大事です！

機械的な文章よりも、語りかけてくれる形のほうが親しみやすいですし、何よりも嬉しいですよね。端々のライティングを新入社員の方に問いかけるようなフレンドリーなものに変えるだけでも、「読もう！」という気にさせてくれます。

情報を可能な限り網羅して整理する

あの資料見ていて、この資料見ていてとURLを大量に渡されると、どこから何を見ればいいかわかりませんよね。

オンボーディングに必要な情報は出来る限り1つにまとめておきます。（弊社ではkibelaを使用）

「このオンボーディング資料を見れば必要な情報を得られる」状態にしておけば管理の手間も省けますし、困ったらいつでもここを見ればいいですよね！

登場人物を明記する

最初のうちはいろいろな人に挨拶して、はじめまして＆自己紹介をしたり、されたりする毎日。自分に関係ある人って誰…？ってなることもあると思います。

オンボーディングで最も関わり、新入社員のサポートをするメンバーを登場人物として明記しておきます。

新入社員の方も誰に何を聞けばいいかわかりますし、関わるメンバーがどういう人なのか把握することができます。

1ヶ月でやることをチェックボックスで見える化する

今自分がどんなことをしたか、オンボーディングはどこまで終わったのか、毎日新しい情報を得ていると、どこまで何をしたかわからなくなります。

入社1日目、2日目以降、一ヶ月後というセクションで、それぞれ実施することを明記します。覚えないといけないことや、やっておく手続きなどが沢山ありますが、情報を整理してどれをいつやるのおけばいいか明確にしておきましょう。

またチェックボックスを付けることで、何が終わって、何に着手できていないかわかるので、周囲の人が気付きやすくなり、フォローすることができます。

アップデートする

重要なのは、資料を適宜アップデートすることです。

オンボーディングに関わる資料は多くはアップデートされてなかったります。私もマネーフォワードに入社した際は古の資料を渡されましたし、その資料をまた別の方にオンボーディングとしてお渡ししたことがあります。

古い情報を渡されてもお互い困ることになるので、適宜アップデートして常に新しい情報でオンボーディングできるようにしましょう。

オンボーディングの進め方

オンボーディング担当が並走する

オンボーディング資料の説明をしましたが、この段階では「この資料見ていて」という状態になりかねません。

作った資料を元に新入社員のオンボーディングを並走し、困ったことがあればすぐに話を聞き、必要なら様々な方に繋げるオンボーディング担当を付けましょう。会社によってはトレーナー、メンターとなる方が行っているかもしれません。

オンボーディング担当の役割はいくつかあります

・必要な会議体へのアサインや、各関係者にアサイン依頼
・Slackなどのコミュニケーションの場（チャンネル）へのアサインと、コミュニケーションの誘引
・周囲のメンバーとのハブ
・全社オンボーディングで漏れる内容の補足MTG
・各種資料のフォローMTG
・オンボーディング資料のアップデート

オンボーディング体験の設計・管理と、新入社員の方がオンボーディングをスムーズに進められて会社に馴染んでもらうためのガイド兼コミュニケーターっていう立ち位置ですね。

オンボーディングを振り返る・改善する

「はじめの1ヶ月」が終わったらオンボーディングを受けた新入社員の方に必ずヒアリングしましょう。

何がわかりにくかったか、これってオンボーディングの中に入れなくてもいいかも、などなど提供している側ではわからない気付きが発見できます。振返ることでフィードバックをもらい、資料を含めたオンボーディング体験全体をより良くしていくことが大切です。

さいごに

新入社員の方が活躍できるようになることは、新入社員の方にとっても良いことですし、採用した側としても期待すること。そのためにオンボーディングはとても大切です。

スタートダッシュは新入社員の方に任せるのではなく、準備をしてあげて一緒にオンボーディングを進めていくことで、新入社員の方がスムーズかつスピーディーに新しい環境で走り始めることができるでしょう！！

---

ここまで読んでいただきありがとうございました！！！

ご質問やご意見がありましたら、Twitterやnoteなどで気軽に声をかけて頂けると嬉しいです。