テレワークを導入しました！

こんにちは、山梨県北杜市のまちの税理士です。
ようやくテレワークできる環境等が整い、導入しました。
今回はまちの税理士事務所のテレワーク導入までの道のりについて、思いを巡らせてみました。

１．テレワークを導入する目的

テレワークを導入するのであれば、まちの税理士事務所（会社側）とスタッフ（労働者側）それぞれにメリットをもたらすカタチで進めたいと考えていました。

①まちの税理士事務所（会社側）にとって

2022年11月に事務所をカフェスタイル（㊟）に改装しました。
㊟カフェスタイルの印象は、あくまでも私見なのでご容赦ください(笑)。

カフェスタイル（私見）のスタッフルーム

しかし、「自分が思い描いていたような事務所になった！」と喜んでばかりはいられませんでした。改装工事の終了間近の頃から、「今後スタッフが増えたら、今度は事務所移転などの設備投資を考えなければならないのか？」という不安に駆られるようになりました。更なる設備投資は現実問題としてとても難しい話です。私は８年前にゼロから開業した税理士ですし、そもそも今後スタッフが増えるのかどうかもわからないのですから…。
そこで登場したのがテレワークの導入です。
「テレワークの環境を整えることが出来れば、スタッフが増えても大きな設備投資をしなくて済むのではないか？」から始まり、ならばじゃ「テレワークをできるスタッフは積極的にテレワークをしてもらった方がいいではないか！」という考えにたどり着きました。

②スタッフ（労働者側）にとって

もし会社で仕事している環境が会社以外の場所でも整うのであれば、会社に行かずに仕事ができることはメリットと考えていいのではないでしょうか。まちの税理士事務所では、テレワークを強制するのではなく、スタッフの働き方の選択肢として捉えています。
ただ、テレワークにより孤独感が生じてしまわないか心配な面もあります。これは今後しっかりとレコードを取って、モニタリングしていこうと思います。

２．テレワークを導入するための課題と対策

まちの税理士事務所の課題に対する対策をまとめてみようと思います。

①テレワークの対象者をどうするか

まちの税理士事務所では分業化に取り組んでいるため、チーム体制でお客様の対応をしています。月次顧問先のお客様の監査であれば、分業してスタッフに担ってもらっている業務は、次の（イ）（ロ）（ハ）です。

（イ）事前監査
お客様が入力された会計データを復元して、確認事項や指摘事項を拾い出す作業です。

（ロ）保証業務
お客様がスキャナでDropboxにアップしてくださったエビデンスと会計データを突合する作業です。

（ハ）キャッシュフロー
「まちの税理士事務所方式 月次キャッシュフロー計算書」の初稿を作成する作業です。

これらの作業のうち、事前監査が出来るスタッフをテレワークの対象としました。これは、まちの税理士事務所の事前監査は、推奨している資格試験をクリアした、保証業務にもキャッシュフローにも対応できるスタッフにしか担ってもらっていないからです。

②資料の持ち出しをどうするか

これはどの税理士事務所も非常に悩む部分だと思います。
所内で取り組んだのは、次の（イ）（ロ）です。

（イ）Dropboxへの一元化
元々は、まちの税理士事務所の共有フォルダは自社サーバーで、お客様とのやり取りはDropboxで管理していました。これをDropboxに統一しました。

（ロ）iPadとPDF Expertの導入
iPadとPDF Expertを購入し、資料を紙で印刷出力せずに、Apple Pencilで直接PDF資料に書き込むようにしました。

これにより、iPadは持ち出しても、資料は持ち出さない環境を整えました。

③お客様との連絡をどうするか

元々まちの税理士事務所で導入していたLINEWORKSで対応することにしました。そのために、全てのお客様に無料版のLINEWORKSを導入してもらう方針を取りました。

④勤怠管理をどうするか

勤怠管理はLINEWORKSと連携するHRMOS勤怠 by IEYASUを導入しました。一日に出退勤を繰り返しても正確な労働時間を把握することができるため、テレワークに関わらずまちの税理士事務所全体で導入しました。

⑤スタッフの負担をどうするか

スタッフの負担として考えられるのは、次の（イ）（ロ）です。

（イ）テレワークするためのパソコン等の持ち運び
パソコン、モニター、iPad、Apple Pencil、USBメモリー等のテレワークセットをスタッフの自宅で保管してもらうことにしました。

（ロ）自宅のネット料金等の費用
現状ではテレワーク手当として１日500円を支給することにしました。金額は、テレワーク促進の意味合いも含めて設定しました。

３．まとめ

こうしてまちの税理士事務所のテレワーク導入までの道のりをまとめてみると、いわゆるＤＸ化を推し進めてきた結果であると理解することができました。また、まちの税理士事務所がＤＸ化にマッチングするような組織体制を整えてきたことも振り返ることができました。

そうは言っても、まちの税理士事務所はテレワーク初心者マークですから、今後しっかりとレコードを取って、カスタマイズを加えていこうと思います。