経理のコミュニケーションツールとして「電話」はダメなのか、という話。

こんにちは、きくちきよみと申します。
税理士です。

今日は、経理のコミュニケーションツールとして「電話」はダメなのか、という話をします。

・電話不要論は、自分の意見なのか？

近年は「ビジネスに電話は要らない（＝というか、仕事の邪魔なので完全に撤廃すべき）」「メールやテキストツールで充分足りる」という風潮が強いですが、本当にそうなのでしょうか。

個人的な所感としては、仕事を行う上でテキストツールだけでコミュニケーションが成り立つのは、「子供の頃からお互いをよく知っている」「バックグラウンドが似ていて、言葉の使い方もよく似ている」「メンバー全員が卓越した文章力・理解力を持っている」など、非常に限られた条件下のみだと感じています。

テキストをどんなに丁寧に書いても自分の意図が伝わらないこともあれば、そのメッセージ自体が見落とされることもあります。返信があるまでフォローしなくては、本当に相手に伝わったのかもわかりません。返信があっても、思った通りに伝わっていない場合は再度説明せねばならず、やりとりが何ターンにもわたってしまう場合もあります。

確かに、何でもかんでも電話を使ってしまう人も多く、それが相手の不快感を誘発しているという事実はあると思います。また、本当に電話なしでうまく仕事が進む方もいらっしゃるでしょう。

それでも、電話が非常にうまく機能するケースもあると思うので、「本当に電話は要らないのか」というのは考えてみても良いのではないでしょうか。

・電話のメリット

①即時性

電話の一番のメリットはもちろん、相手が電話に応対してくれる限り、即時に伝えられるということです。

②「これから話すことを、私は重要だと思っている」という意思表示

普段はテキストツールがメインでも、急を要する重要案件では必ず電話する、という人は多いと思います。電話以外のツールをいくつも選べる中、そもそも電話することそれ自体が、「これから伝える内容を、私はとても重要だと思っている」という意思表示になります。

③情報量の多さ

同じ意味の言葉で言い換えたり、例え話をしたりすることで、テキストでは長文になってしまう微妙なニュアンスまで補足できます。

・電話のデメリット

①相手の時間を奪う、作業を中断させる

「即時に伝えられる」というメリットがゆえ、相手の作業を中断させたり、予期せぬタイミングで相手の時間を奪ってしまいます。これが電話不要論の一番の理由でしょう。

②重要な情報が正しく伝わらないこともある

数字や期日などの重要情報は、正しく伝わらないと経理では大惨事になってしまいます。電話だけでは不十分なので、多くの場合、確定事項は後からメールするなど、テキストでの補足が必要になります。「結局、二度手間だよね」という気持ちになることもあるかもしれません。

③相手の反応がわかりにくいこともある

テキストよりは相手の反応が見えやすいものの、表情が見えないので相手の反応がわかりにくいことも多いかもしれません。場合に応じて、対面やビデオ会議を設定せざるを得ないこともあります。

・何でも良いが、伝わるツールを使おう。

それぞれの職場での方針もあると思いますが、電話を含めたコミュニケーションツールの選定は、定期的に見直す必要があると思います。

もちろん、「電話はそもそも緊張するし、話が下手だから嫌だ」「メールは書くのが面倒だから常に電話したい」「電話？メール？いや、SNS一択だよね」などの各個人の得手不得手や好みの問題もあるでしょう。

それでも、相性やケースに応じて、コミュニケーションツールを使い分ける工夫は、作業時間の短縮やミス防止など、経理では非常に重要なものと思います。

是非、定期的にコミュニケーションツールの見直しをしてみてはいかがでしょうか。