【とある社労士法人】顧問先に新入社員が入社したときの業務の流れを紹介します

顧問先に新入社員が入社したとき、社労士事務所内の動きは基本的に似たようなものなのかなあ、と私は想像をしています。しかし、開業間もない方でやったことがなければ、いまいちイメージしきれないのではないかと思い、今回は弊社で実際に行われているパターンの一つを、ある程度イメージしやすいようにご紹介をさせていただきます。

実際には顧問先様によって使っているツールが異なりますので、この通りではないことも多々ありますが、中でもシンプルでスマートに進んでいるケースをご紹介いたします。

１．お客様からの入社連絡

例えば以下のような連絡がチャットワークより入ります。
いつも大変お世話になっております。
以下の方が入社しましたので手続きをお願いいたします。
入社日：2022.2.1
氏名：山田　太郎
他の情報については本人よりSmartHRに登録してもらってあります。

２．SmartHRから情報収集

SmartHRに弊社アカウントでログインをして、対象者の各種情報をCells台帳（セルズ台帳）にインポートします。インポートしきれない部分は画面を確認しながら手入力（コピペ等）します。

ここが弊社はいまいちですね（事情によりCells台帳にインポートして行っています）。ここでSmartHRを使って手続きをしてしまう方法が最もスムーズだと思います！

ちなみに、SmartHRでは雇用保険被保険者証やマイナンバーカードなども画像で保管できるのでチェックするのに大変使いやすいです。併せて雇用契約書などもこのタイミングでチェックしています。

３．お客様への質問や進捗連絡

不足情報や疑問点等があればチャットワークにて問い合わせを行い、なければ手続きを進める旨をチャットワークにて連絡します。

４．Cells台帳より電子申請

Cells台帳より社会保険取得届、雇用保険取得届などを電子申請します。その他、必要な書類等をCells台帳から作成したりします。

５．役所より公文書が発行される

電子申請の結果、公文書が発行されますので、Cells台帳で公文書を取得し内容に誤りがないか確認します。

６．公文書をお客様へ通知

Cells台帳内のアップロードボタンをクリックすることでCellsドライブ（クラウドストレージ）に公文書はアップロードされ、同時に顧問先のチャットワークに公文書がアップロードされた旨が通知されます。

その他お客様へ必要な報告等を行って終わりとなります。

さいごに

　すべてが上記のように順調に行っているとは限りませんが、大きな流れとしてはこのようなイメージです。とりあえず使いやすいソフトを例にして上記ご紹介をしましたが、その他のソフトも必要があって多々使っているので異なる点もございます。少しでも参考になりましたら幸いです。

【とある社労士法人の代表のサークル】を作りましたので、より具体的にお聞きになりたい方がいらっしゃいましたら是非ご参加ください。

【管理人】

社会保険労務士（社労士）事務所の開業・運営の参考になればいいなと思うことをアップしていこうと思っています。by　とある社労士法人の代表