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イベント準備でテンテコマイって話（地域おこし協力隊26か月目）

地域おこし黒木

ども！地域おこし協力隊の黒木です！
10月からずっとイベント準備でテンテコマイなので
ここでイベント開催をすることが多い地域おこし協力隊の皆さんに
イベント開催に際しての私のやり方をお伝えしたいと思います！

自治体や地域柄によっても変わると思いますが、
ゼロから考えるよりも楽になると思いますので！

1，イベント企画を立てる

イベントを開催するのであれば私はどの規模でも企画書を書くことをオススメします。
小さいイベントの時から企画書を作成しておくことで
イベントが大きくなっていって企画書が必要な時に楽になります。

適当なものでもいいので下記を埋めた資料を作ってください。

【資料の項目】

  1. イベントタイトル

  2. 背景（ストーリー）、目的

  3. 開催概要

  4. コンテンツ（内容）

  5. 集客方法・集客目標

  6. 費用・予算

  7. 運営体制（主幹、関係者等）

  8. スケジュール（当日のタイムスケジュールも）

  9. 報告書用に当日集めるもの

初めての時は集客目標や予算は立てづらいかもしれませんがザックリこれだけ集めたいと思う人数や金額を記載してください。

今回私は地域おこし協力隊の活動を周知してもらうための周辺市町村を巻き込んだフェスティバルを開催する予定なのでこれ以外にもたくさんの準備があってテンテコマイですｗ

【上記以外で準備したもの】

  1. 村外向け企画概要＆ガイドライン

  2. 会場手配用申請書

  3. 備品貸出申請

  4. 備品要望フォーム

  5. ポスター掲示依頼書

  6. 出店申し込み書

  7. 招待状

  8. 会場見取り図

  9. 収益フロー

この他にも出店依頼やチラシの作成、回覧資料の印刷、イベント全体の催事の企画書（今回は名刺ラリーの予定）などなどが準備したもので今も絶賛準備中です。

2，スケジュールに合わせて準備

関係者が動き始めるとスケジュール通りに行かないことも起こってきますので出来るだけバッファ（余白）を持たせつつスケジュールを立てないとこのタイミングで辛いことになります。

イベントを行うことがミッションの地域おこし協力隊であれば
業務時間のすべてを使うことも不可能ではないかもしれませんし、
着任早々であれば同時に走らせているものも少ないので
遅れなどが出ても自身がリカバリーできると思いますが、
多くの場合は『合間に、同時進行で』となるので不測の事態は日常茶飯事だと思った方が良いです。

特に頑張りすぎていると私のように風邪気味でも出勤して内容調整しつつ自身の事業を走らせながらこうして毎月投稿の記事を書くなんてことになるかと思います。

体調管理の大切さが身に染みる！

IFスケジュール

もし私が仮に4月に初めての1人イベントを開くのであれば
スケジュールはこうなるかなと思います。

11月：企画書作成、所属課に提案
12月：企画書修正、スケジュール作成
01月：コンテンツ準備（備品等）
02月：周知（紙媒体）
03月：周知（SNS、口伝え）
04月：開催、報告書作成

勿論時期やコンテンツによって左右されるでしょうが、
これだけの余裕があれば何かあっても対応できるかなと思います。

3，当日

当日は当日スケジュールをしっかり立てておいて
それに沿って行っていきます。
自分一人で場所も借りずにやっているのであれば
多少ゆるゆるとしてしまっても修正可能ですが、
場所を借りたり、大人数でのイベントだとそうはいきません。

会場や次使う人に迷惑が掛かったり
延滞料金が掛かったりもしますので。

せっかく来ていただいた人たちに
自分のスケジューリングが下手だったせいで
最後まで楽しんでもらえなかったり
会場から追い出す形になってしまうのは
とてもつらいです。。。
次回開催も良い印象を持ってもらえないので、
出来るだけスケジュール通りに出来るように
そして当日もスケジュールに余裕を持たせてあげましょう。

片付けの部分まで含めて「イベント」ですからね！

4，報告書

地域おこし協力隊として活動している時間中に開催したものであれば
特にココの部分は要求される部分かと思います。

企画資料の時にも書きましたが
当日は特にバタバタしがちなので
「やっている時の写真」
「参加人数」
「アンケート（とっていれば）」
このあたりはしっかりと次に生かすためにも
記録しておくことをオススメいたします！

下記に報告書に記載したい事項を載せておきます！
1人イベントであればあまり細かくは求められないと思いますが、
次また開催する際に貴重な資料になりますので
作成することをオススメします！（慣れときましょ！）

報告書記載事項

  1. イベントタイトル

  2. 場所、日時等（気温や天気なんかも）

  3. 開催概要（目的と内容）

  4. 集客目標と集客実績

  5. 収支報告書（金銭の授受があれば）

  6. スケジュール変更があったならその旨と理由

  7. 怪我事故があればその旨と対応

  8. 活動の様子（写真）

  9. 所感（継続点と反省点）

ここまで書けていたら十分
次回のイベントに活用できる資料になると思います！
企画書に既に記載されてあることが結構あるので
コピペで済む部分も多いので改めて企画書を作ることを
オススメします！

まとめ

いかがだったでしょうか？

私が実際にこれらを作成する際には
チラシの作成以外はGoogleスプレッドシートで
ほぼ全部を作成しています。

シートがあっちこっち行かなくて便利なので
今度また記事にしたいと思いますので
どうぞ楽しみにしてください！

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