インターン生がカンファレンス運営で学んだ短期プロジェクトチームで成功へ導く方法
こんにちは！ 熊本からはたらく大学生さわーくりーむです！
3月5日に熊本城ホールにて、私がインターンで働いている株式会社エルボーズ主催の熊本発ビジネスカンファレンス【FIVE RINGS】が開催されました！！
熊本でビジネスカンファレンスは実はあまりなく、じわじわと盛り上がりを見せている熊本で大きなムーブメントを起こすべく、今回満を辞して弊社で開催する運びとなりました！
当日は260名の参加があり、各プログラム大いに盛り上がりました。
▼ 当日の様子についてはこちら
私はこのカンファレンスで、集客の一部と、当日の学生ボランティアの仲間集め・統括を任せていただきました。
今回のカンファレンスで学生チーム組成した経験と、準備段階でのプロ達の仕事を見て学んだことを「PJ単位でのチーム組成」の視点からまとめてみようと思います。
20人の学生を集めた方法
今回のカンファレンスの当日運営は、学生ボランティアチームが中心となって行われました。私は学生ボランティアの人集めと統括を任せていただきました。
私は学生コミュニティの代表をしています。熊本では学生団体がいくつも立ち上がる動きがコロナ後に起きており、熊本の学生の中でも学外で活動したい意識が高い層が顕在化され、団体を超えた横のつながりが生まれています。
カンファレンスの企画が決まった12月から、そのつながりの中から私の独断と偏見でこれまでの運営の動きを見てしっかり動けそうで、社会人との繋がりを求めている学生20名に一人一人熱いメッセージを送り、口説きました。
あらかじめ、カンファレンスのクリエイティブ案は出来ていたので、それを見せて、「なんかイケてそう」という見た目での引きや、カンファレンスでの登壇者や関わる熊本内外のイケてる大人たちを紹介して参加を募りました。
熊本で、それぞれのフィールドの最前線で働く大人たちに一度に出会える機会は中々ないので、学生たちの期待感を高く引き上げ、当日を迎えることができました。
当日の学生チーム組成について
前日の夜に学生メンバーたちは初めて集まり、20名のメンバーを受付・誘導チームに分けてそれぞれの業務を行いました。
学生のメンバー編成としては、
【TEDxでのスタッフ経験が多数ある超絶シゴデキ学生ディレクター・私（学生統括）・チームリーダー2人・その他チームメンバー】
という形を取りました。
私は直前に当日はステージ裏の動きを担当することになり、受付や誘導で指示を出すことはできないことになってしまったため、それぞれのチームにリーダーを立てました。
チームリーダーは私が誘ったメンバーの中で、
・イベントの現場経験が一定ある
・誰とでもコミュニケーションが円滑に取れる
・決断力がある
・チームを鼓舞する明るい雰囲気作りができる
人を基準に2人選びました。
このアサインが当日運営が滞りなく進んだ大きな鍵と言っても過言ではありません。当日は、この2人が先頭に立ってチームをリードしてくれました。
インカムからはリーダー2人と全体ディレクションをしてくれた学生の声が度々聞こえてきていました。勝手にコミュニケーションが生まれ、スムーズに運営が進んでいたことにとても驚きました。
この経験から、学生チームでも適切なアサインで自走できるチームを作ることができることを学ぶことができました。活躍してくれた3人には大きな感謝をしたいと思います。
短期プロジェクトのチーム組成について学んだこと
とてもありがたいことに、私が任せていただいた以外の準備におけるほとんどのコミュニケーションを見させていただきました。
そこから、プロジェクト単位でのチーム組成でプロジェクトを成功へと導くための要素について学んだことを私なりに言語化したいと思います。
①目指すものに心から共感してコトに向かえる人たちに直接ラブレターを送る
カンファレンスの準備を始めるにあたり、発起人でありプロデューサーのばっきーさんが最初に行っていたのは「仲間集め」でした。ばっきーさんは、これまで積み上げてきた信頼と人脈をフル活用し、熊本内外で活躍するトップランナーたちに、今回のカンファレンスにかける想いと、なぜその人じゃないとダメなのかを一人一人丁寧に伝えて仲間を集めていました。
これは私の想像なのですが、ばっきーさんは、今回のカンファレンスに関わることで最も価値提供ができる人をそれぞれの状況を観察し、声をかけていたのではないかと思います。この時、協力を依頼する人に「当事者意識」を持たせ、関わらないことを想像した時に後悔させられるかを勝負していたのではないかと感じました。
ばっきーさんの地道なコミュニケーションのおかげで、カンファレンスにかける想いに共感した、PM/デザイナー/マーケター/舞台スタッフ、各界のトップランナーである登壇者を揃えることができました。
参加者も含め、参加する一人一人がこのムーブメントに自分も関わりたいという熱を開催が近づくにつれて高めて行っている雰囲気を肌で感じていました。
撮影：橋本大
②適材適所を本気でつくる
ばっきーさんのアサインは本気そのものでした。制作・運営チームは今揃えられる最適なプロを集めていました。
前述した学生の運営でも学びましたが、適切な人材を適切な配置にすることで、それぞれの役割が歯車のように噛み合い、全体のプロジェクトが上手くいくことがわかりました。
運営スタッフだけでなく、登壇者の役割もそれぞれの適性に合わせて綿密に設計されていました。どのようにそれぞれの登壇者をマッチングすればトークセッションにおいて良い化学反応が起こるか、という視点でセッションを作り上げているように見えました。
結果的に、どのトークセッションも内容の密度が非常に濃く、他では聞くことができないものになったのではないかと思います。
③「イケてる感」を本気でつくる
撮影：橋本大
ばっきーさんが最初から特にこだわっていたのは、ビジュアルが本気でイケてるものを作ることでした。
今回の制作は熊本を代表するクリエイティブディレクターの佐藤かつあきさんが手掛けられました。かつあきさんは最速で素晴らしいアウトプットを出すので、毎回、さすがプロだな〜〜と勝手に感心していました。
実際、学生ボランティアを集める際にも、かつあきさんが作ったかっこいいクリエイティブを見せたことがみんなの期待感を高めていたと思います。
今回のカンファレンスで、良いクリエイティブが人や事の力を最大化するということを実感しました。
3ヶ月の準備期間で見た、プロ達による爆速仕事
撮影：橋本大
発起人/プロデューサーのばっきーさんが作るプロチームの仕事を見させていただいた中で特に勉強になったのは、プロでも未知の領域に取り組むときには、「大量のインプットを元に、爆速でアウトプットを出して本気で成果を出しにいく」という事でした。
カンファレンスの運営なんて、もちろん誰もやったことはありません。会場の手配から、当日必要な備品の制作、集客、スポンサー集めなど、3ヶ月間でやらなければいけないことは山積みでしたが、大量のインプットと爆速のアウトプットでどうにか間に合わせていました。
どんなに経験が豊富な人でも、新しい領域へ挑戦するときにはとにかく調べ、有識者に話を聞いて、自分たちのアウトプットへと繋げるという方法は変わらないということがわかりました。
また、今回PM（プロジェクトマネージャー：進行管理をする人）の重要性を強く感じました。案件の進行管理ができる存在はプロジェクトにおいて必要不可欠です。今回は、これまでいくつものゼロイチ案件のPMを経験してきたきみほさんが活躍していました。
PMがざっくりとした案件をもらった時に、それを要素分解し、進める方向性を立て、都度調べながら関係各者と擦り合わせていき、ゴールまでの責任を持つ過程を見れたことはとても貴重な経験でした。
"誰と、どこで、何をするか" を、もっと自由に。
（左から、CTO南ナリットさん、CEO小谷草志さん、執行役員椿原ばっきーさん、COO永橋晶さん）撮影：橋本大
「”誰と、どこで、何をするか”を、もっと自由に。」はエルボーズのコーポレートミッションです。私はこのミッションがとても好きで、これからも自分の中で生き続けると思っています。
エルボーズが運営するサービス「ATTEND biz」では、新規事業のアプリ・Webサービス開発にチームで伴走しています。フルリモート・フルフレックスで働ける環境を作ることで、全国に散らばるエンジニア・PM・デザイナーの中から、最適な人材をプロジェクトごとにアサインしてチームを組成しています。
私は開発側に携わったことはないので、プロジェクトごとに組成されるチームがどんなものかを体験したことはありませんでした。しかし、今回のカンファレンスで、一つのものを作り上げるために短期的に様々な人でチームを組み、楽しい仕事が生み出される現象に立ち会うことができ、ようやくエルボーズが掲げるミッションが理解できた気がします。
今回学生も含め、普段組み合わさることのなかった様々な面白い方々が一同に会し、大きなムーブメントを作れたことは「誰と、どこで、何をするかを、もっと自由に。」をまさに体現したのではないかと思います。
楽しい仕事を好きな人たちと共に作る感覚を味わえたことは、今後の自分のキャリアに大きく影響するでしょう。
いろんな方のタイミングがちょうど重なり合い、このカンファレンスを実現することができました。この瞬間に熊本の学生であり、エルボーズのメンバーであったことから、貴重な機会をいただけたことをとても喜びに感じます。
来年にも大きな期待！！
▼FIVE RINGSのレポート動画・開催報告書はこちら
最後まで読んでいただいてありがとうございました！
撮影：橋本大
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