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地方発ビジネスカンファレンスのお金・企画・デザイン・集客。（動画と報告書あり）

椿原 ばっきー

こんにちは、熊本発ビジネスカンファレンス「FIVE RINGS（ファイブリングス）」プロデューサーの椿原です。

3/5(火)に熊本城ホールで無事に開催することができ、地方で、平日に、朝から夕まで丸一日、8,000円の有料で、準備期間3ヶ月で、初開催だったのですが、250名以上の方にご参加いただくことができました。

開催直後に当日の様子をnoteで公開しましたが、レポート動画と開催報告書が出来上がったので、その公開合わせてプロデューサーとして裏側について書きます。

開催報告書とレポート動画はこちら。動画は　おしゃべり部分の切り抜きが秀逸だなと思っております。スライドは40ページ弱です。

ちなみに、開催直後に公開したレポートnoteはこちら。


（まとめのような）はじめに。

今回、準備期間3ヶ月で、考えれることは全部考えて、やれることは全部やりました。

当たり前ですが「あれは、もっとあぁすればよかったな」なんて改善点は大量にあります。

ただ、限られた時間の中で、そのときに情報と考えれることの中で最善策を選び、関わった全ての人がそれの実現に力を注いでくれました。ありがとうございます。

ただ、関わってくれた人たちへの少しでも感謝を伝えるために、「夢だったんかな？」と最高に楽しく最高に辛かった日々の区切りのために、ネットの海に流すことで誰かの参考になるよう、今回書いておきます。



お金。予算規模や収支のこと。

まずは、これからいきましょう。「夢がなくなる〜」とかではないと思うので。笑

今回でいうと、予算規模300万円弱です。なんとか収支はトントンでした。お金的な利益では出てないです。次への手応えはたくさん掴めたのでOK。

たくさんの方が参加してくださったお陰で、時間のないなかスポンサーの決裁を通してくださった経営者の皆さんのお陰です。なんとか次回へ繋げました。

表に出てる情報だけで一定推測はできると思いますが、売上の半分がスポンサー、残り半分は一般の参加費です。

支出でいうと、会場や備品の借用に60万円。Webサイトやグッズや会場装飾など制作物が100万円。SNS広告やダイレクトメールなどのプロモーション費用で50万円。残りは、10万円以下のものが積み上がった感じですね。

ほんとうに皆さんのお陰で、なんとか次回の開催ができそう…。支出というか「何に投資するか？」は、初回で投資すべきもの・しなくていいものが少し見えたので次回はもっと上手くやります。

売上でいうと、スポンサーを軸にして組みたてないといけないんだと学びまして。次回はよりスポンサーの方にメリットを提供できるようプランを作ります。



企画構成。ブレずに言い続けたこと。

今回言い続けたのは「シンプルな構成で、着実に1回目開催の実績を作り、次に繋げる」です。次回に繋げるために今回やっておいた方がいいことには結構先行投資しました。

やりたかったけど、やらなかったことはたくさんあります。

タイムラインを2つ並行で動かしたい。スポンサーセッションを作りたい。ミニセミナーやワークショップもやりたい。出展ブースを作りたい。作業や商談に使えるエリアを作りたい。ランチタイムにもテーマ性を持たせた交流会をやいりたい。etc…

ですが、このあたり全部やめて、タイムラインは1つだけ。基調講演→セッション→ピッチ→交流会の流れのみ。シンプル。

ただし、この流れは作り込めるだけ作り込んで、詰め込めるだけ詰め込んで、動画や写真のアーカイブもしっかり残しました。

この写真や動画によるアーカイブと、開催報告書にまとめた参加者データなどが、次回以降、絶対に活きると考えてます。

登壇もスポンサーも「どんなものが出来上がるかわからない」みたいなものは乗りづらいですよね。

どれだけの空間がつくられたのか？どんな属性のお客さんがどれくらい集まったのか？どんなスポンサーが集まったのか？など、実際当日になってみないとわからないので。

なので、今回はシンプルな構成を作り込むことに注力しました。ちなみに、「BLAST SETOUCHI」という、瀬戸内エリア最大級のスタートアップアトツギベンチャーカンファレンスをめちゃくちゃ参考にさせてもらってます。

いろいろ教えてくださった、SetouchiStartupsの藤田さん・山田さん、ありがとうございました！！！！！

次回は、今回やりたくてもやれなかったことを、いくつかやってみる予定です。私としても楽しみ〜〜！！



デザイン。集客と空気づくりのために。

今回のカンファレンスでは「デザインに投資する」と初期から結構息巻いてました。

「東京っぽいもの」を追いすぎてもいけませんが、いったんカッコいいものを作りたかったんですよね。私は、企画屋としてはエンタメ出身ですし、シンプルに、見て、体験して、気持ちがアガるものを作りたいと思いました。

手がけてくれたのはこちらの皆さん。

私が直接こえをかけたのは、かつあきさんときみほさん。その後、ハンさんをかつあきさんが、ここちをきみほさんが巻き込んでくれました。

それでは作ったものを見ていきましょう。

メインビジュアル
ロゴタイプ
メインビジュアルを分解したもの。
五輪書の「地・水・火・風・空」」の要素をモチーフにされてます。

このメインビジュアルが本当に秀逸で。予算もスケジュールも限りがあるので、複数パターンのグラフィックを起こすなんてことは難しいのですが、これは分解させたり回転させたりすると、かなりいろいろな見せ方ができるんですよね。

今回、特にかつあきさんが、メインビジュアルをあれこれ使い倒して、大量にデザインを作ってくれたので、集客と会場演出にわけて紹介したいと思います。笑


本気度を見せ、期待感を上げて参加してもらうために。

要するに、まずはプロモーションや集客の話ですね。このために制作したのはWebサイトと、SNSへの投稿・広告用の画像。

Webサイト
制作：ここち
SNSの投稿・広告用画像
制作：佐藤かつあきさん

私、基本的に、100名以下のイベントであれば個別の声掛け（SNSのDM）で集めるタイプなのですが、今回は200名以上で金額も違うので声掛けで集め切るのはむずかしいなと考えました。

そのため、はじめてFacebook・Instagramでの広告運用にチャレンジ。広告運用をやってくれた友人にアドバイスももらいながら、定量データから仮説を立てながら、かつあきさんには大量のパターンをつくってもらいました。

今回、手応えも学びも多かったので、次回はもっと効果的に広告運用やりたいですね。広告からの集客を作れるようになると、イベントとしてやれることが広がります。

Webサイトに関しては、出せる情報から出して、順次追加していくスタイルで進行。柔軟に対応してくれてただただ感謝。こちらも次回への改善点が見えてるので、より良いもの作ります。


会場に来て驚かせて、一気に空気をつくるために。

会場の装飾？演出？の話。↑の話が来てもらうまでの話だったので、来てもらったところからの話ですね。

事前段階での期待を超えないといけないので、狭い範囲に「初回からやりすぎ？」ってくらいやりました。まずは一通りご覧ください。

受付ブース
大型バックパネルと受付テーブルの組み合わせ。
左は、スタッフTシャツ。
右は、参加者も登壇者も全員につけてもらった入場パス+ネックストラップ。
受付の学生ボランティアスタッフ。
Tシャツとか入場パスとか揃うとちゃんとしてる感でますよね。笑
ステージのサイドに設置したパネル。
大型プロジェクターとパネルが揃った状態。
ステージ上の椅子やテーブルは、かつあきさんがアンティークなものをセレクト。

会場の空気づくりは、イベント成功のために本当に大事なことです。参加者も聞くスイッチが入る、登壇者も本気で話すスイッチが入る、これを実現しないといけません。

この空気づくりのために（結構いいお値段がする）熊本城ホールを会場を選び、入った瞬間に「おぉ…（感心」となってもらえるように装飾も作り込みました。

スタッフTシャツや入場パスも、参加者の方の空気づくりをするためにやってます。

写真だと伝わりませんが、照明も色付きだったり動いてたりしてました。


次回は、人と人の出会いやコミュニケーションが生まれるものを。

これは、今回、できなかった話、もう一歩考えが至らなかった話を書いておきます。

会場での人の行動のデザインです。せっかく、オフラインの場だからこそ、同じものに興味関心をもって集まった人たちだからこそ、新しい出会いなどが起こる仕掛けづくりをもっとするべきだなと。

ここがまったくできてなかったので、次回は例えば、参加申し込み時の情報、入場パスのデザインなどから、交流会の運用などまで、準備できたらなと思っております。



さいごに。

当たり前ですが、ここには書けない話も多くあるので「もっと、ここを聞きたい」と思ってくださった方は、最後に貼っておく各種SNSからお気軽にご連絡ください。オンラインで1時間お話しするとか、ぜひぜひ！という感じです。

誰かの参考になれば幸い。

それでは改めまして、皆様ありがとうございました〜〜〜！！！次回もよろしくお願いいたします〜〜〜！！


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