〇〇会の開き方　その1　時間厳守

昨日、私が主催の講演会を開催しました。
日本初！育児と介護のダブルケアラー支援団体DC NETWORKの講演会です。

私は、団体の代表でもあり、しかも結構な人数の団体（26名）なので、
団体メンバーの集まりを開催するだけでも、様々なスキルが身についていることに気づきました。

また、毎週末といってよいほど、講演会・研修会・研究会・学会・・・などの〇〇会に参加しております。

参加者としての立場から、主催者としての立場から気づくことも多く、
Noteにまとめてみようと思い立ちました。

何はなくとも、最優先は時間厳守です。
以前書いた記事にもあります。

講演会当日の運営

相手の時間をいただいている意識をもつ

昨夜の講演会は、1時間でした。
1時間キッチリで終えました。延長は一切無しです。

事前申し込み者115名の講演会です。
19時30分きっかりに開始し、20時30分にキッチリ終えました。

多かろうと少なかろうと時間厳守は大事だと思います。

ただし、参加者が少ない場合は状況に応じて全員の同意を得て、多少の延長もあるかもしれません。
話し足りない場合もあるでしょう。
しかし、私の場合は、事前に予告した時間を必ず守るようにしています。

支援団体の集まりのときもそうです。
私が代表を務めるDC NETWORKは、メンバー26名が私の友人や（元）同僚など、親しい間柄の方ばかりです。そのため、集まりがなぁなぁになってしまうリスクもありますが、親しき仲にも礼儀ありで、私はかなりきちっと運営していると思います。

一番は「相手の時間をいただいている」という考え方でいることでしょう。時は金なり、です。大変忙しい皆さんです。その時間を割いて集まってきてくれています。そのため、内輪の集まりでも、「今日は〇〇時までです」と伝え、時間きっちりで終わるようにしています。そうしないと、次の会に参加するのがだんだん億劫になってくるからです。「あ、また長引くんだろうな～やだな～」と。

講演会も同じです。貴重な時間を割いてきてくださいます。しかも、講演会の場合は、参加型というよりも講師の話を一方的に聴く形になります。
そのため、参加型の場合よりも、（講師の話がつまらないと）物凄く長く感じるわけです。

幸い、昨夜の講演会は、私が幾度か講演会に参加しており、間違いなく話の上手な先生にお願いしたのでその心配はご無用でしたが、人の話を聴くというのは、意外とエネルギーを消耗するのです。消耗を最低限にする、ナイチンゲールもそう言っております。参加者のエネルギーの消耗を最低限にし、講演会に参加したことで得られる学びを最大限に吸収できるように配慮します。

そのため、時間延長は行わない前提で運営します。

昨夜の講演会は、
開始の挨拶～私のプレゼン～講師紹介を8分で
講師の話を40分で
と事前に打ち合わせしておりました。

勿論、時間通りに進みました。
そこは、プロです。

講師の先生は、テレビ出演も多数あり、講演の経験も非常に多い先生です。
40分でお願いしますと伝えたところ、ピッタリ40分で終わらせてくださいました。感激です！

質疑応答の時間、クロージングを含めて時間ピッタリで終わりました。
その後、アンケートに答え切れていない方もいることを予測し、zoomを5分だけ開けておきましたが、それで終了にしました。

このように時間厳守であることは、主催者の信頼の証になります。
「開始が遅れて当然、長引いて当然」ではないのです。

時間厳守のための事前準備

読む練習

今回は、講演会のためにプレゼン8分を作成しました。
私は、教員経験が長く、時間厳守で話すのは日常茶飯事です。
「◎時迄に終わらせるね」と予告し、その時間ピッタリに終わらせる。これは、日々学生に向けて講義や説明を行うときも同じだからです。
また、学会では、5分、8分、10分、12分、などと、短い時間で端的に話す必要があります。
そのため、日頃から、自分の話すボリュームが◎分というのは、体感してよくわかっているのです。

しかしながら、ぶっつけ本番はしません。

慣れているからこそ、何度も練習します。
これは、博士前期課程から言われておりましたが、とりわけ博士後期課程で身につきました。

私は、教員経験が長く、決められた時間で話すことは得意でもあり、博士前期課程でも後期課程でも、プレゼンの練習をあまりしませんでした・・・が、コロナ禍になり、その重要性を認識することが多くなりました。

それは、オンラインで話す機会が多くなったからです。
オンラインは、対面と違って、相手の反応が非常に見えにくいです。
私は、講義でも学会発表でも聴衆の顔を見て話す方だったのですが、オンラインだと相手の顔が見えないことが多いからです。
画面オフ機能もあるので、余計にわかりにくい。

そのため、自分の話の良し悪しを、相手の反応を掴むのが難しくなりました。アドリブがききにくくなった、というところでしょうか。

でも、その反面、オンラインで自分が聞き手になる機会が劇的に増えました。そして、気づきました。
相手の反応を掴むのが難しくなった分、ダラダラ話す人が多いことに。
司会者に、「先生、そろそろ・・・」といわれて「え！」みたいな人が結構いたんですね。

人の振り見て我が振り直せ、です。
私は、オンラインということもあり、余計に時間を意識して話すようになりました。そして、そのために練習するようになりました。

さらに、オンデマンド学会が増え、事前録画して学会に送る機会が増えました。つまり、事前録画を自分で行う必要が生じたわけです。
何度も何度も録音し直しているうちに、やはり練習すればするほど、上手くなる自分にも気づきました。

オンデマンド学会から対面になっても、その練習習慣が身につきました。
昨日の講演会は、プレゼンの練習を、当日の朝から夕方まで行いました。
数えていませんが、8分のプレゼンだったので（zoomの練習も含めて）10回くらいはしたでしょうか。

何度も読むと、自分のスピードがよくわかります。
何度か読み、読み原稿を直します。
書くのと読むのは違うので、必ず声に出してみます。
つっかかるところは、修正し、また読んでみて、なめらかに読めるようにします。

画面共有の練習

テクニカルな部分の練習も、必須です。
zoomは頻繁に利用していますので、操作は慣れている方だと思いますが、それでも本番さながらの練習を行います。

zoomは、パーソナルミーティングというものがあります。
それを利用して、一人でプレゼンの練習をします。

私は、PCと、目の前にある大きなモニターを併用して行っています。
モニターの方を画面共有し、手元のPCは、講演者モードでスライドと読み原稿を出しています。

それを、パーソナルミーティングで共有し、自分の思ったとおりに出来るか確認します。
そして、zoomを使って、画面共有しながらの練習もします。

いくら慣れているといっても、緊張すると上手くいかなくなることもあるので、何度か練習します。

また、発表者モードが使えない場合に備えて、必ず読み原稿を印刷した用紙も手元においておきます。
学会などで、このような事態に陥ることがあります。
私は、読み原稿を必ず用意しているので慌てませんでしたが、某学会で発表会モードにならなかったため、読み原稿を用意していなくて焦っていた方を見掛けたことがあります。
バックアップ、重要です。

さらに、講演会の前には、関係者との打ち合わせの際にも、zoom上で必ず画面共有の確認を行いました。
操作がスムーズに行くかは、絶対確認した方が良いです。

テクニカルな部分で上手くいかないのは、主催者として避けなければなりません。講演者の先生に申し訳ないですし、せっかく来て下さった参加者達を興ざめさせてしまいます。
zoomの画面共有がスムーズに行くか、音声が聞こえるか、の確認は大事です。
私は、ヘッドセットを使っています。声の聞こえやすさが断然違うようです。周りの音も入りませんし、聴衆の事を第一に考えて開催したいですね。

人に頼む

今回、zoomアシスタントを一人お願いしました。
自分が司会やプレゼンに集中するためにも、全部一人で背負わないことが大事です。
私は、開始後のチャットへの資料のアップとアンケートフォームのアップをお願いしていました。
チャットに貼り付ける台詞も含めて、です。

アップするタイミングも、全て具体的に指示しておりました。
例）私の話の前（19時30分頃）、私の話の後（19時38分頃）、・・・
このように、頼まれた人が確実に遂行できるレベルで指示しておくことが肝要です。
曖昧な指示で良きように計らう場合もあるかもしれませんが、zoomの場合は、対面の場合と違って、想定外が起こりにくいと思います。
皆さん、画面の向こうにいるので、起こりうる問題は予測のつくものが多いです。

主催者側のテクニカルなトラブルが一番大きな問題で、それ以外は、聞き手側のテクニカルな問題（画面が見られない、音が聞こえない）が殆どです。zoomが普及し、1年前よりこのようなトラブルを聞くこともずいぶん減りました。Wi-Fiが弱くてzoomから落ちた方もおられましたが、皆さん、再度アクセスしてくださいましたし、去年よりもトラブルの連絡がグッと減りました。

そのため、運営に支障なく、時間通りに終えることが出来ました。

気づけば、3800字を超えてしまいました。まだ続きますので、次回をお楽しみに！