スタッフが「健康で最高のパフォーマンスを発揮できて成長できる環境」を心がけているリモートワーク環境と在宅勤務の制度
コロナの影響により、弊社は2020年3月下旬から全スタッフを在宅勤務へとシフトしました。
現在は、7月より出社したい人のみ会社へ出勤できる体制になっています。
新しい働き方になって半年が過ぎ、今でも試行錯誤しながら環境を整えている段階です。
事務所の存在意義とは？コロナが終焉しても在宅勤務は継続するのか？
今までの働き方を振り返りながら、頭を整理して、今後の働き方へ繋げられるような記事を書きたいと思います。
スロデザのリモートワークになるまで
3月下旬に全スタッフをフルリモートワーク化しましたが、その以前から弊社のクリエイティブ事業（受託をメインとした制作部隊）は2月上旬からフルリモートワークへ転換してました。
弊社はweb系の制作をメインに行なっていたり、通常業務でもクラウドサービスを使っていたため、移行しやすい環境下ではありました。
コミュニケーション部分ではチャットツール（Chatworkとslack）を活用しておりましたが、テキストだけだと十分なコミュニ―ケーションが行えないと判断し、フルリモートワーク化を進める中でクリエイティブ事業が採用したのがボイスチャットツールのDiscordです。
このツールをクリエイティブ事業が使用してたことにより3月下旬からの全スタッフ在宅勤務の円滑化が進んだ気がします。
Discordによりテキストでは伝わらないニュアンスが伝えられるようになりました。
社内打ち合わせもDiscordをメインに行っております。定義は決まってないのですが、Zoomで社内打ち合わせをすることもあります。
まだまだ改善点はたくさんあるのですが、上記ツールを含め、現時点での弊社が使用しているツールをそれぞれ課題点とともに詳しくご紹介します。
フルリモートワーク化以降に導入、活躍が多くなったツール
※フルリモートワーク化以前より、使用しているChatworkとサブで使用してるslackについては今回は割愛しております。
社内で顔を合わせて仕事している状態でも、社内での連絡やデータのやりとりはChatworkをメインで使用していました。
リアルタイムで円滑なやりとりを行えるため、Chatworkを導入いただけるクライアント様に関してはメールよりもChatworkをメインに使ってコミュニケーションを行なっています。
Chatworkを使用していたことで、クライアント様とのやりとりに関するフルリモート化もしやすかったです。
①Discord
ボイスチャットツール。全社員が登録しており、弊社のメインコミュニケーションツールとなっております。
画面共有も可能なのでGoogle ドキュメントで議事録を作成して一緒にみながら話し合ったり、参考サイトをみたり、サイトの修正点などを画面共有しながら指示出しをしています。
【課題点】Discordだけの問題ではなく、雑談がオフィスにいるときより少なくなっていることです。
スタッフの考えや体調、モチベーションなどが見えづらくなっています。
社内打ち合わせの中で雑談を交えたりしますが、それでも不足を感じております。
②Zoom
ビデオ会議ツールとして採用。社内での会議メインで使っております。
クライアントさんとも使用しますが、基本的にはクライアントさんのビデオ会議ツールに合わせて対応するケースが多いです。
ZoomをGoogleカレンダーとも同期して、Googleカレンダーから簡単にZoomのURLを発行でき、運用がめちゃくちゃ楽です。
【課題点】弊社ではビデオのオンオフは個人で任せているため、Zoomだけどビデオオフ率が高い時があり、Discordでいいのではないのか？と思う瞬間があります。
スタッフとのコミュニケーションとしては顔を見て話したほうがいいのかもしれませんが、社内的には音声のみのDiscordのほうが合っているような気がします。
③Backlog
プロジェクト管理ツールとして使用しております。
事業ごとによって使い方が異なっており、よい使い方を発見したら共有しあい、効率化や共有化の向上を目指しています。
各事業ミーティングでBacklogを画面共有しながら進捗確認しています。
【課題点】最大限に活用できていないイメージがあります。
工数管理やスケジュール管理、タスクなどの精度をもっと上げられると思うのですが、ツール自体の入力工数を割くことが面倒くさく、全スタッフ同じモチベーションでの運用が難しいのが課題です。
私自身も波があり、案件の忙しさによってツールの運用が疎かになることがあります。
④Dropbox
社内のデータ共有のために使用しております。
各事業ごとにフォルダを分けて案件ごとにファイルを管理しています。
クライアント様とのデータ共有の際にも利用させていただいております。
今までは社内のローカルサーバーに保管して社外にいるときはVPN接続していたのですが、業務効率化やセキュリティ面を考慮してDropboxへと移行しました。
【課題点】現段階では、ドキュメントやファイルの統一されたルールをうまく設定できていないことです。
「あれ？どこだったっけ？」というような探す時間が多くなることをできる限り下げるために最適なルールを作っていきたいと思っていますが、なかなか優先度を上げられずに後回しになってしまうという…。
事業ごとにルール化はできているのですが、事業を跨いでのファイルやり取りの際に時間ロスが生まれています。
⑤Google ドキュメント
メインは議事録として使用しております。
リモートワーク化する前は議事録をつけている事業もありましたが、そこまで浸透しておりませんでした。
リモートワーク化になり、議事録の浸透が急加速しました。議事録は打ち合わせ前に作成し、打ち合わせで話す内容を軽くまとめて参加するスタッフと共有します。
打ち合わせの際に議事録を書く人を決めて、議事録をみながら打ち合わせを進めていきます。
⑥Google スプレッドシート
スケジュール管理や見積項目の管理に使用しております。
それ以外にも会社に出社する人の管理だったり、パソコン管理だったりと、管理用として使用しています。
関数を使う管理をスプレッドシートにまとめています。
そのほかにはスケジュール管理として使用しているケースもあります。
⑦Google スライド
プレゼン資料や社内用の全体会議などの資料として使用しております。
みんなで一緒に編集しながら確認して各ページ担当が資料を作成しています。
今まではDropbox上でPowerPointをアップして編集していたのですが、共同編集と先祖返りを防いだり、社外の人との共有の効率化を考えてGoogle スライドに移行しております。
⑧Google ドライブ
上記のGoogleのファイルを共有するためにGoogle ドライブを活用しております。
画像データやファイル系はDropboxを使用しています。
【課題点】Dropboxと同様にファイルの場所やファイル名などのルールの統一化です。しっかりと運用を始めたのが1か月程度になるので、適宜ルールを変更して作業効率化を進めます。
在宅勤務になってからの制度
2020年4月から5月にかけて、今までの制度や福利厚生、事務所で利用していたランニングコストなどを見直し、大幅にコスト削減を進めました。
新しいスタイルの働き方に当てはまるような制度を作っては廃止したりして、今でもトライ＆エラーを繰り返しております。その制度を紹介します。
①テレワーク補助金
テレワーク補助金として全スタッフに毎月5,000円支給しています。光熱費やインターネット回線費用などの補助として2020年4月から開始しました。今でも唯一継続している制度です。
②Zoom勉強会（廃止）
最低月2回勉強会を開催し、先生として発表する人には5,000円、参加者には1,000円を支給。2か月程度で制度は廃止。
時間帯的に合わないスタッフに対しての不公平感、勉強会のテーマ決め、先生は誰がするか？など、さまざまな要因により上手く制度を使えませんでした。
私の意図としては2点ありました。
一つ目は在宅勤務になることによって全スタッフがコミュニケーションをとれる場所が減るため、場所を提供したかったからです。
二つ目はコロナという不安な状況下で少しでも補助金制度を作りたかったからです。
勉強会でお金をもらうということで、責任感が生まれて、目指しているコミュニケーションと私のイメージのギャップがあり、そもそも勉強会というスタイルが当てはまらないと判断して廃止しました。
③1アイデア〇〇〇円企画（廃止）
新規事業や業務円滑化などのアイデアを出したら1アイデア〇〇〇円支給という企画を考えていたのですが、最終的に実施するまでに至らず、お蔵入りしました。
まず、1アイデアいくらだったら妥当かというところで経営状況等を考慮していたらまとまらず、運用イメージも湧かなかったので全体会議で発表しておいて知らぬ間に消えていきました。
④出社したい人は出社できる制度
2020年7月より出社したい人は出社できるようにしました。
在宅勤務で精神的にダメージをうけているスタッフがいたため、最大出社人数5名と決めて実施しました。
結果を5名を超える出社人数希望者は出ずに、平均的に2～3人程度が出社している状態です。
ルールとしては下記となります。
＜制限＞
・1日5名まで
・検温して37.5度以上ある場合は出社NGとなります。
※37.5度以上出た場合は、熱が下がって2週間後から出社可能となります。
・出社した際は出社した人との席を離して座ってください。
＜各自の対応や移動等でのお願い＞
・移動中のマスク着用
・電車はできる限り混んでいない時に
・できる限り手すり等は触らない
・入退室のアルコール消毒
・手洗い
・うがい
Google スプレッドシートにて出勤簿を作成して、出勤したい日を各自が記入して運用しております。
事務所の存在意義
一部のスタッフには大切な場所となっており、撮影機材や資料などを保管する倉庫としても必要であります。
ただし、現在のレイアウトやモノの配置、使用用途などは見直していく必要があると思っております。
毎月の家賃というランニングコストに見合う価値のある使い方をしないといけません。
今までは「働く場所」という位置づけでの事務所が「勉強する場所」「コミュニケーションをとる場所」「撮影する場所」など違う存在意義になると思っております。
現在も模索中ではございますが、年内までには新しいスタイルの事務所の使い方を発表できたらと考えております。
今後の働き方
新しい働き方が浸透して、以前と比べて特に大きな問題点は起きてなく、5月のスタッフ面談をした際にはリモートワークのほうが良いという意見が多かったです。
常に働き方というのは課題点はつきもので、改善を繰り返していくものだと思います。
スタッフが健康で最高のパフォーマンスを発揮できて成長できる環境を作っていけるように常に改善を進めていきます。
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