生産性を上げるとはどういう意味？
労働生産性を上げようという声が高まっています。しかし、計算式はネットで検索するとあちこちで見かけるものの、実際行動にうつすとなると何をしたら良いかわかりませんよね。専門でやっている人ならともかく、普通の人は費用対効果とかROIとか、業務効率を上げるといわれてもイマイチよくわかりません。
そもそも業務プロセスとは何でしょうか？そこで今回は、「労働生産性を上げる」ということについて深堀したいと思います。
1.労働生産性を上げるときに気を付ける考え方
労働生産性を上げるということで一番分かりやすいのは、早く物を作ること、契約数を多くとることだと思います。しかし、これを要求される立場からすると精神的に追いつめられるだけで、中々効果が上がらないだけではなく、数字を出すことを優先させた結果、ミス防止やモラルを疎かにしてしまい、結果的に問題が多発する事例をよく聞きます。
昔は、プレッシャーを与えると、よくわからないけど結果がでるということで、怒ったりプレッシャーを与えるのが上手くなっていくという管理職が多かったと思います。しかし、いまの時代はパワハラになってしまいます。
そもそも、プレッシャーを与えたから結果がでるのではなく、プレッシャーを与えた結果、分からないことを調べたり、人に聞いたりして、なにがしかの形で結果がでるように部下が行動できたから結果がでているわけです。
つまり、プレッシャーを与えなくても、調べたり、人に聞いたり、わからないことをアドバイスして指導・教育すれば同じように、いや、それ以上に結果がでるわけです。
つまりパワハラは、マネジメントという業務ができない無能である証拠とも言えます。
2.労働生産性を上げる上で一番大変で、しかし一番力を入れなければいけないこと
しかし、いまの時代に合った労働生産性を上げるとはどういうことでしょうか？
簡潔に表すと、「論理的に整理して仕事をする」ことに尽きると思います。
例えば、業務プロセスとは、表現を簡単に言い直すと、仕事の流れ・手順のことを言います。つまり業務プロセスの最適化とは、仕事の流れ・手順を表や図にまとめて整理して、その表や図を誰が見てもわかるようにしましょう。ということになります。
やったことがない人は、「そのようなことをしている暇があったら作業をしたほうが早いではないか。」と思うことでしょう。
IT企業では当たり前のことですが、作業を効率化するためにする作業に時間をかけることこそが、「生産性を上げる作業」をしていることになるのです。生産性が高い作業とも言えますね。
この業務プロセスの最適化についても、実際にやってみると業務プロセスがそもそも複雑になっていて誰が見てもわかる状況ではなかったり（属人性が高い）、業務プロセスに書ききれない細かいことがたくさんあったりします。
業務プロセスを最適化するだけでも、それをやりおえたときに、それ以降の作業効率が上がるだけではなく、新入社員が仕事で戦力になるまでの期間短縮にも繋がります。
ストレス軽減にもなるため、離職率低下にも繋げることができます。業務効率が上がるということは、作業時間が短縮できたということです。
作業時間が短縮できたということは、人件費が削減できたということでもあります。
3.労働生産性を上げるためには考え方を変える必要があります
実際に人数が変わっているわけではないので、人件費は削減できていないと思う人もいるかと思います。しかし、仕事量が増えたときのことを想像してください。
いままでであれば、仕事が増えると増員しなければいけませんでした。業務効率を上げることで、仕事量が増加しても処理できるようになるわけです。
つまり、仕事量増加と業務効率化はセットなわけです。これが労働生産性が上がることとどう関わるのでしょうか？
実は多いに関係があります。労働生産性の計算式に「労働者人数」と「作業時間」が関わってくるからです。作業時間削減は生産性を上げることに繋がっています。
つまり、仕事量を多くこなせるようになることも労働生産性を上げることにつながるわけです。
4.業務プロセスの最適化で生まれるメリット
それと経路複雑性という言葉をご存じでしょうか？
長年、仕事を行っていく過程で、様々な人が関わり、例えばEcelで様々なことを管理していくことで、様々な部署・人が複雑に関わり合い、業務プロセスが複雑になっている状態を指します。
話が早いからと口頭ベースで仕事を行っていたり、「伝わるように話す」ことを考えず、ただ「伝える」仕事をしていたり、業務マニュアルを作らなかったりすることでよく起きることです。
よく、システム導入に失敗したという話を聞きますが、その理由がこの経路複雑性によるものです。
大体の場合、このような仕事をしている会社に限って「課題など何もありません」「仕事はシンプルです」などと分析もしていないのにおっしゃいます。
業務プロセスを最適化するメリットは、この経路複雑性を解消して、システム導入の成功率を高めることにもあります。
皆様もDX戦略を進める上で、労働生産性を上げることに大きく寄与する業務プロセスの最適化を進めてみてはいかがでしょうか。
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