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差がつくビジネスマナー その②メールのコツ
皆さん、こんにちは!
本日は4月3日。入社式に向かうスーツ姿の新社会人を沢山みかけます💜
これからどんな社会人生活を送るのでしょうか~!
楽しみですね👩🦰✨
今日は
・その② メールの10のコツ です!📧
新人の時ってメールもどうやって送るのか、試行錯誤ですよね。
今回はメールの10個のコツ<<超基本編>>を書きます。
1.件名を工夫する。
タイトルをみて何の件かわかるようにします。
【】とか()など使うのもオススメ!
私は、【】を件名の頭に、件名のお尻には ( ) に社名をいれて誰からのメールがわかるようにします。
例:【送付】〇〇お見積りの件(スキルベース・和田)
この【】はこのメールが何なのか?を表す表現をいれます。
【FYI】、【重要】、【至急】、【業務外】、【確認のお願い】って感じでしょうか★わかりやすいですよね。
2.宛先を明確にする。誰にお願いしているのか、わかってもらうために、
実務担当者を筆頭に書きます。動いてもらうためにも必須ですね。
例えば、、、
ーーーーーーーーーーー
和田さん
CC 高松さん、鈴木さん
対応よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーー
一目で「和田さん」がやるべきだとわかりますよね。
複数人並べることも可能です。
3.BCCを有効活用する
BCCとはBlind Carbon Copyの頭文字を取ったもの。
新人の頃、このBCCを使う意味が良くわかりませんでした。
BCCを使うケースは2つあります。
①宛先の人には伝えたことを知られたくないけど、内容を知っておいてほしい場合。(受信者同士が知り合いでない場合も)
②メールマガジンなど不特定多数の人へ一斉送信する場合
私はよく「こんな風に対応しましたよ~」とわかってもらう意味でBCCに上司をいれてましたね😎
4.結論を最初に書く!(PREP法!ここでもでてきた!)
挨拶の後、最初の一文に自分の主張(結論)を書き、その後に背景情報などを書きましょう!
5.箇条書きやカテゴライズを活用する。
内容を「■」などで分けて書いたり、箇条書きを活用すると
よても読みやすいです。
また、1行は35文字程度が読みやすいです。
例えば、下記のようなイメージ
ーーーーーーーーーー
■上期Kickoff概要
・・・・・(35文字程度)
■準備について
・・・・・(35文字程度)
ーーーーーーーーーー
6.スクロールなしで読める分量を心掛ける。
メールは読み手のことを考えて作成するのが基本!
どうしても長くなるときは、「長文失礼します」なんて一言を添えるのもいいかもしれません。
7.往復させないように工夫する。
日程調整で何ターンも行ったり来たりしないように🙅♀️
↓↓こちらは悪い例
![](https://assets.st-note.com/img/1680679898448-xBEzTUCa6C.png?width=1200)
↓↓良い例
![](https://assets.st-note.com/img/1680679965562-onb6HeUQMA.png?width=1200)
1ターンで終了できますね!効率よい!
8.返信は24時間以内に!!
送り手は届いているか、もやもやするものです。
受けても沢山メールが来ると見るだけみて「後で返信しよう!」とそのまま忘れがちです。
私は見たときに反応するようにしてますが、内容の判断に迷った際はメールを読んだことを伝える返信を一旦します。
9.愛情をもって接する。
メールって文字情報なので、淡泊になりやすいです。感情が見えない・・
なんか怖そうだなとか、機嫌悪いかな、とか感じてしまうこともあったりします。
「!」マークや「★」とか使うのもオススメです。もちろん内容と関係性をよく鑑みてですが、私は多用してますよ~!
「ありがとうございます。」を「ありがとうございます!」にするだけで、親近感沸いて距離が縮まった感じがしますよね。
10.メールの誤送信などのトラブル対応はASAP!
送ってしまったメールの内容が関係者以外に伝わってしまった場合は深刻です涙。すぐ、対象の方へ電話とお詫びと削除依頼をしましょう。
本当、、避けたいですよね。起きてしまったら、再発防止のために「なぜなぜ分析」しましょうね😎
もう絶対に起こしてはなりません。
以上、メールの10個のコツでした!😎
是非実践してみてくださいねー!
次は、会食のコツやっていきます。
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