「即戦力」の業務委託人材にこそしっかりオンボーディングをするべき！
働き方が多様になり、フリーランスや副業をされる方、業務委託を活用する企業が増えているのではないでしょうか？
一方で即戦力を期待して、経験豊富な業務委託人材にジョインいただくも、思ったように活躍いただけなかたっり、アウトプットが擦り合わなかったり、苦労されている方も多いのではないでしょうか？
私の所属するトラックレコードでも多くの業務委託の方々に参画いただいており、当初は活躍いただけるまで苦戦をしておりました。
今回のnoteではこれまでの学びを元に、弊社で実施している業務委託人材に活躍いただくためのオンボーディングと大事にしている４つのポイントをお伝えします。（中途でも活用できると思いますので、ぜひ参考にしてください。）
株式会社トラックレコードで採用戦略・採用ブランディングの支援事業でディレクターをしている西村です。
トラックレコードでは、採用に課題を抱えている企業様（クライアント）のために採用の戦略設計や、ブランディング施策を立案、サイトやピッチ資料などのクリエイティブ制作、採用の実務支援（RPO）をおこなっています。
実際にクライアントを支援する中でも業務委託の方々に参画いただき、チームを作っています。現在は数十名、採用・人事・広報・マーケティングなど各領域に専門性のある方と契約をしています。
特定領域に知見のある即戦力人材でも、チームで働くには仕事の進め方や期待をしっかりすり合わせる必要があります。社員と違いオンボーディングをあまりせず、「よしなに、よろしく」とお手並み拝見となることもあるかと思いますが、業務委託だからこそオンボーディングをしっかりすることで個人の持っている能力を最大限引き出し、短期間で活躍いただけるようになります。
オンボーディングは大事
業務委託の方々と効率よく、生産的に働くために、まずは働き方やコミュニケーションの方法をしっかりと擦り合わせることが大事です。
よくあるケースですが、フルリモートでフレックスの場合、お互い稼働している時間が違うため、同期的なコミュニケーションができず、対応や確認のリードタイムが長くなることがあります。
特に、権限が限られてる業務委託の方は仕事を進める上で確認事項も多くなり、コミュニケーションが取れず仕事が進まないことが多発します。
また報告方法や頻度がすりあっていないことで、進捗に不安があったり、マネジメントに時間がかかったりします。
また仕事やアウトプットに対する期待値がすりあっていないと、作業に時間がかかったり、完成したものが想像と違ったりと、業務委託がうまく活用できず、苦い想いをされた方もいるかと思います。
正しいオンボーディングプロセスを最初におこなうことで、上記のような問題を解決し、社内にはない専門性を持った方に活躍いただけるようになります。
オンボーディングはできるだけ詳細に
まず、オンボーディングは大きく2パートに分けています。
入っていただく際に実施する、①「キックオフオンボーディング」とその後に実施する②「OJTオンボーディング」です。いずれのパートでも、できるだけ「言語化」と「詳細に共有すること」を心がけています。「言わなくてもわかるでしょ」、「やり方はお任せ」は絶対NGとしています。
①キックオフオンボーディング
①に関してはその名の通りではありますが、初日に行うものです。トラックレコードでは、このキックオフ向けに資料のテンプレートを用意しており、その中に会社やメンバーなど基礎的な紹介や、よく使う単語、仕事へのスタンスや期待を記載しています。
以下が具体的な項目です。
会社について
事業について
メンバーと体制について
働き方について
コミュニケーションについて
業務スタンスについて
役割について
利用するデバイス/ツールについて
関連資料の格納場所
各項目の詳細に関しては、企業によっても違いますし、かなり細かい情報になるので、割愛させていただきますが、この中でも特に大事にしている「業務スタンス」を紹介いたします。
「業務スタンス」は細かい業務マニュアルではなく、仕事へ取り組むための姿勢や考え方を表しています。その中でも、弊社では「やってほしい最低限の仕事」「最高の仕事をするために」の2つに分けています。
「やってほしい最低限の仕事」では、基礎的なものを記載しています。時間を守りましょうも、その中の一つですし、ミスが起きた際の対応なども記載しています。
「最高の仕事をするために」では、会社としてこだわっているものを記載しています。クライアントへの向き合い方や思考の方法などです。
いずれも当たり前かもしれないですが、あえて詳細に言語化して伝えることで認識に齟齬がある場合は訂正するきっかけになり、ズレをなくすことできます。その後のコミュニケーションを円滑にし、仕事の生産性を上げることができます。（お互いのストレス軽減にも！）
このキックオフオンボーディングでは会社/事業、働き方や資料の見つけ方などを紹介しますが、仕事の内容には触れません。それだけでも情報量が多く、消化するには時間がかかります。実際には大事なポイントを30分程度で説明し、資料を持ち帰ってじっくり読んでもらいます。読んだ後に再度質問を受け付けることで確実に理解いただけるようにしています。(よくある初日に何をしてもらっていいかわからない問題も解決します。笑) 大事なのは読んでしっかり伝わる資料にすること。そうすることで振り返って何度も確認いただけるようになります。
②OJTオンボーディング
このオンボーディングでは、実際に仕事を進めがら業務内容や期待値について理解してもらうパートになります。OJTを口頭だけで終わらせることもあるかと思いますが、チェックリストやマニュアルなどの資料も用意することで、手を動かしながら認識を揃えることができます。
チェックリストは、最初の1週間に進めていただくことを詳細にタスク化し、完了時間まで指定します。（定常的に行う業務であれば、慣れるまで週次のタスクリストを用意します。）マニュアルはそれぞれのタスクの進め方やアウトプットのイメージをしっかり伝えるために用意します。
ただマニュアルを用意するだけでは、見られないことも多く、チェックリストともに実際の業務に合わせることで、より実務の中で活用いただけるようになります。マニュアルを見てもわからないところはオンボード担当がサポートしながらOJTをおこないます。
実際にチェックリストやマニュアルを導入してから、業務委託・オンボード担当のやり取りを削減しつつ、アウトプットの精度も高まりました。
弊社では基本的に業務のサイクルが、1ヶ月単位のため、一通りの業務を経験する最初の1ヶ月をOJT期間としています。その期間、オンボード担当はゼロから教える想定でサポートに専念し、聞かれたことは何度でも答えるようにしています。そうすることで業務委託メンバーから質問しやすい雰囲気を作り、今後の連携もよりスムーズになります。
まとめ
お伝えしたいことを簡単にまとめると以下になります。
1. 即戦力人材（業務委託/副業/中途）にこそしっかりオンボーディングする
2. 当たり前だと思うことも言語化・資料化し詳細に伝える
3. 実際の業務とセットでマニュアルを作り、手を動かしながら見てもらう
4.「お任せ」ではなく、特に初期はタスクや期間を細かく設定し、「決めたやり方」に沿ってもらう
業界や職種に応じてオンボーディングの方法は様々あると思いますが、上記は4つのポイントは共通すると思います。
即戦力人材を活用したい方でオンボーディング内容が決まっていない方はぜひ参考にしていただけますと幸いです。
オンボーディング用のnotionテンプレート作成を検討しています。もし欲しいと思っていただける方がいましたら、ぜひ「スキ」を押してください。「スキ」がたくさんいただけたら、作って公開したいと思います。笑
私の所属する「トラックレコード」では、採用に課題を抱えている企業様のために採用の戦略設計や、ブランディング施策を立案、サイトやピッチ資料などのクリエイティブ制作、採用の実務支援（RPO）をおこなっています。採用に関する課題がありましたら、ぜひ以下のリンクよりご相談ください。ご連絡お待ちしています。
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