企業にメールを送る時のポイント

※当記事は約6分で読めます【約2,500文字】

１. 当記事の目的

就職活動では、選考中に企業側の人事とやり取りすることがあります。

そして、そのやり取りにおける印象も評価の対象となっている場合があります。

そのため、直接的な選考だけでなく、選考の過程についても徹底して注意しましょう。

そこで、当記事では、特にメールでやり取りをする際のポイントについて、ご紹介していきたいと思います。

２. メールにおけるポイント

具体的な状況を想定して、ケーススタディと共に、ポイントを抑えていきたいと思います。

（１）ケーススタディ（面接日時変更）

以下のような状況を想定して、メールの文章を考えてみてください。

＜状況設定＞
あなたは、面接調整した日程に、他の予定が入っていることを忘れていました。
その予定はどうしてもずらすことが出来ないため、企業に面接の日程を変更してもらえるように連絡を取ることにしました。
どのような文章で日程変更をお願いするべきでしょうか。
メールで送ることを想定して、文章を考えてみてください。

可能であれば、下記の解説を読む前に、是非自分自身で文章を一度作ってみてください。

自分自身で考えたものと見比べることで、見落としていた箇所について理解が深まると共に、同じく記事を読んでいても、記憶の定着力が跳ね上がります。

それでは、以下の例文を見てみましょう。

＜件名＞
【〇〇大学 就活太郎】面接日の再調整のお願い

＜本文＞
株式会社〇〇
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年の就活太郎と申します。

先日は面接日程をご調整頂きありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、
先日ご調整いただいた面接日時の○月○日において、
どうしてもずらせない別の予定があったことを失念しておりました。

したがって、誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、
以下の日程で再度ご調整頂くことは可能でしょうか？

・○月○日(月)　10:00〜
・○月○日(火) 10:00〜

お忙しい中、お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、
ご対応のほど何卒よろしくお願い致します。

----------------------------------------------------
就活　太郎（しゅうかつ　たろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
携帯電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇@gmail.com
----------------------------------------------------

こちら相手に失礼のない理想的な形になっています。

ポイントを以下に整理していますので、合わせて確認してみましょう。

（２）抑えるべきポイント

【１】件名

本文を読まなくても、件名を見れば「用件は何か」が明確である状態を心掛けましょう。

社会人は、これまでに接点のある企業からの営業メールや、社内の広報メール、部署のメール、所属している課のメール、顧客からのメールなど、一日に数百件を超えるような膨大な数のメールを確認していることが多いです。

そのため、件名で用件が判断できると、受信側も受信一覧の画面でメールの重要度を判別しやすく、対応もスムーズになります。

また、文字数は20文字前後に収まるような形だと見やすいので、簡潔にまとめるようにしましょう。

【２】本文冒頭の宛名

宛名には、可能な限り正式な名称を入れるようにしましょう。

会社名や部署、担当者名など省略なしで記載するのがビジネス上のマナーです。当然ながら、株式会社も（株）などの略式表記はＮＧです。

【３】本文

改行を上手く使って、読みやすくしましょう。

メールは横に長いと読みにくくなります。また、文章がつらつらと段落なしで続くのも読みにくさの要因です。

そのため、30文字程度を目安に句読点を目印として改行するのがおススメです。

【４】構成

メールの構成は以下のような手順で作成しましょう。

１．相手先の宛名
２．自分の所属・氏名
３．簡単な挨拶（お礼等）
４．用件（メールの目的）および理由
⇒知っておくと便利なポイントを以下＜Check Point＞でまとめてあります。
５．結びの文
「お忙しいところ大変申し訳ございませんが〜」、「お手数をおかけして申し訳ございませんが〜」などといった用件に適した丁寧な表現で締めくくる。

＜Check Point＞
①    例文では、「失念しておりました」という表現を使っていますが、これは「忘れていた」ということを丁寧に伝える文章です。
ビジネスにおいては、何よりも先に正直に謝る姿勢が相手にとって最も誠意の伝わる方法です。
したがって、「忘れていた」とうのは後ろめたさから言いにくいと感じるかもしれませんが、上記「失念しておりました」という表現を使って、しっかりと理由を述べるようにしましょう。

②    日程変更の際などは、変更の依頼を伝えるだけでなく、希望日程なども一緒に提示するようにしましょう。
提示を予めすることで、メールのやり取りの回数を減らすことができ、相手の工数を奪わないという結果に結びつきます。
こういった配慮も、出来るビジネスマンのポイントになりますので、就活の時から是非実践してください。

【５】署名欄の活用

メールの署名機能を使って、自動で末尾に自身の情報【氏名、大学名、連絡先（電話番号、Eメールアドレス等）】が入るようにしておきましょう。

ビジネスにおいては、署名機能を活用することが基本的です。

【６】正確な表現

丁寧語や尊敬語、謙譲語などの使い分けは勿論のこと、文章として正しい日本語を使うようにしましょう。

例えば、口語では「御社」と答えていたのが、メールでは「貴社」と記載するなど、こういった点でミスが無いように、予め不安な人は調べるなどして最低限の知識を身に付けるようにしておきましょう。

３. まとめ

当記事では、特にメールにおけるポイントを整理しました。

一つでも「あっ、出来てなかったな！」という方は、良い機会だと思って見直してみてください。

また、逆に適切な対応は好印象となり、評価としても高くなる可能性が十分にありますので、こういった一つ一つのやり取りにおいても細心の注意を払う必要があることを是非覚えておいてください。