翔太のタスク管理方法（参考）※2022/4/1 追記

翔太さんって、タスク管理・スケジュール管理は
どうやっているんですか？

っていう質問をいただいたので、
参考にシェアしたいと思います！

■タスク管理をする３つのメリット

１）混乱を避け、行動に集中できる
ぼくにとっては、これが一番大きいです。

ぼくって、たびたび、

何をやるんだっけ！なんかいろいろやらなきゃいけない気がするけど、時間が足りない！！やばい。っていうかどこに向かってるんだっけ！？(；ﾟДﾟ)このままじゃ、滅亡してしまいそう・・・！！！

みたいな、カオス状態に陥り、
闇に落ちるみたいなことがあるんです。

基本的に感覚的に生きるのが好きで、
好き勝手にやることで解放感を
感じてたりするんですけど、

それが長引いて、
管理がおろそかになると、
そういうカオスに陥り、
鬱状態っぽくなるんですね。

そのたびに、やっぱり、
ちゃんとタスク管理しよう！！！って
思うんですよね。

で、最近は、割と安定しているんですけど、
それで分かったのが

タスク管理って、それ自体が
ぼくにとって重いものとか、
問題なんじゃなくて、

自分に合っていないから続かないだけ

なんだなってことでした。

基本、迷っていたり、
考えている時間が長ければ長いほど、
行動ができなくなるし、
行動ができないと、現実が動かないので、

いかに迷わないで、
気持ちよく行動できるか、が大事だし、
そのための仕組みが、
タスク管理っていうわけです。

２）時間を効率的に使える
無駄に迷う時間が減るので、
その分、自分にとって、
有意義なことができる時間が増えます。

３）理想の人生に向けてＰＤＣＡを回せる
感覚的なだけで生きてると、
同じことのループにハマります。

でも、ちゃんと管理出来たら、
こう決めたら、こうなった。

っていうことが分かるし、
それをもとに改善していけるので、
自分の理想に近づくのが
はやくなるなーって思ってます。

■前提）自分に合ったやり方を、いろいろ試しながら見つけよう

万人にとっていいタスク管理って、
ないのかなーって思ってます。

やりながら、
自分に合うカタチをいろいろ試して、

その結果できあがったものが、
自分のタスク管理とか、
タイムマネジメントになると思います。

ぼくも、ずーっとやりかた変えてきて、
今があるし、今のやり方も
今後変わっていくことになると思います。


現時点での
ぼくのやり方は、ひとつのかたちとして
参考にしてもらいつつ、

自分なりに
模索していってくださいねー！

■３つのタスク管理

ぼくがやっているタスク管理は、
大きく３つにわけられます。

それぞれ、
まず先に軽く目的を解説したうえで、
ぼくがどんな感じでやってるか、
画像と一緒に共有したいと思います。

１）月ごとの重要タスク設定

タスクにおいて重要なのは、
「緊急じゃないけど重要」なタスク。

緊急のタスク（緊急で重要・緊急で重要じゃない）は、
考えなくても、どうせやるので、
あえて考えなくてもいいんですね。

でも「緊急じゃないけど重要」なものは、
決めないとやらない。
いつまででも、後に伸ばせるんです。

「緊急じゃないけど重要」の
タスクを実践しないと、
同じことの繰り返しになって、
人生なかなかすすんでいかない。

なので、ここを設定することが肝！！

今月はこれやろう！っていうのを、
「数個だけ」設定することで、
毎月必ず進んでいけるようになります。

ここで、欲張ってしまうと、
全部やらないっていう
結果に陥るので、
「まずは１個」からやるといいです。

２）ルーチンワークの管理

毎日やることは、
ルーチンワークにまとめます。

そのことで、毎日
「あれやらなきゃ」
「これやらなきゃ」
って考える労力が減ります。

毎日どうせやることは、
最初にまとめておけると楽！！

３）ルーチンワーク以外のタスク管理

何度もやることじゃないけど、
都度都度でてくる
タスクってあると思います。

そういうタスクは、
ぼくは付箋で管理してます。

なぜ付箋かというと、

・タスクのチェックをするために
　いちいちPCやスマホを
　開くのが面倒
　→　やらなくなる

という経験を通して、
ぼくは、付箋が合っている
とうことに落ち着いたからです。

あとは「すぐ忘れる」からです。

やるねーって言ったことを、
忘れないように、自分の頭に
頼らないようにしているんですね。

で、スマホやパソコンに
触っていない時、触りたくない時でも
さっとメモできるように、
付箋を使っています。

■１　月ごとの重要タスク設定

毎月振り返りをして、
今月の重要タスクを１～３個設定します。

振り返りは、
＊どんな出来事があったか
＊１ミリでも進んだことや良かったこと。その要因。
＊失敗したことや課題。その要因。

という項目で、それを踏まえて、
＊今月はこうする
っていう項目をだしそれを、
タスクに設定していきます。


で、ぼくが今月まとめたのは、こんな感じ。
印刷して、タスク管理用の
バインダーに挟んでいます。

あ、本来「緊急じゃないけど重要」は、
３個以下がいいんですけど、
今月の持ち時間的に、
それ以上でもいいかなーってことで、
今月は４個にしました。

でもこれからの人は、
絶対に３個以下、できれば１個から
はじめるようにしてみてほしいです。

あと、ぼくの場合は、
緊急な事とか、
試しにやってみたいことも、
忘れないように同じページにまとめてます。

この月に、
何やろうかなーって時間があるときは、
この紙に立ちかえって、
今やるべきコトから迷わないようにしてます。

■２　ルーチンワークの管理

（１）ルーチンワーク表の作成
繰り返し、どうせやることは
ルーチン表として、先にまとめておきます。

ぼくは、毎日のルーチンと、
毎月のルーチンを作ってます。

前は、週間も作っていたのですが、
ぼくには合ってないみたいなので、
なくして、毎日のルーチンの方に、
統合することにしました。

あ、ちなみに、
ルーチンワーク表をまとめる時のコツは、

適当につくって、後から改善

っていうことです。

最初はモレがあってもいい。
っていうか、絶対モレがあります。

それは、気が付いたときに
手書きで追加しておいて、
次に印刷する時に反映させればいいです。

＊毎日のルーチンワーク表

毎日のルーチンワーク表は、こんな感じ。

この表に書いてあるけど、
その日にはやらないものは、
（例えば、週に３回だけやるものとか）

先に斜線をひいて、
手をつけなくてもいい、っていうのが
ぱっと分かるようにします。

あと大事なのが、
１で設定した「月の重要タスク」を
実行するっていうタスクを、
こっちの表に落とし込んでおくこと。

そのことで、

月の重要タスクに手を付けずに、
１か月が過ぎてしまった・・・

ってことが起こらないようにします。

＊月間のルーチンワーク表
こっちは、毎日はやらないけど、
月に１回だけやるものっていう
タスクをまとめていきます。

もう一度いいますが、
なんで、ルーチン表にするかっていったら、

毎月あれやらなきゃ！！って
考えたり思いつくために、
脳みそを使うのが無駄だからです。

あと、月のタスク漏れで、
困ることもしたくないから。

　
こっちは、毎日みるものじゃないので、
グーグルスプレッドシートで
現状やってみています。

でも、やっぱり、
開かない、っていう問題が起こっているので、

これを月の振り返りと計画する時に、
先にスケジュール帳に入れる
ようにしたらいいかなー
って思っているナウです。

（２）ルーチンワーク表に基づき毎日チェック
あとは、毎日、この表に従って
タスクをこなしていく感じです。

大事なのは、
ルーチンワーク表に書いてあることは、
実行する前に迷わないってことです。

ここに書いたってことは、
毎日やるって決めたからなので、
書いたのに迷うっていうのは
無駄なわけですねー。

で、ぼくの理想は、
ルーチンワーク表に書いてあることは、
午前中に終わるってことです。

そしたら、午後は、
ボーナスタイムになるから。

現状、なかなかできてませんがｗ

（３）随時、改善する
ルーチンワーク表を、
自分が使いやすいように、
印刷するたびに、改善してます。

ぼくの場合、
ルーチンワークが多すぎると、
テンションが下がるので、

いつも、どうにかこの数を
減らせないかって考えてます。笑

■３　ルーチンワーク以外のタスク管理

毎日のルーチン以外にも、
でてくるタスクっていろいろありますよね。

それは、付箋の方に書いて、
忘れないようにしてます。

（１）「ルーチンワーク以外のタスク」を付箋に書く
思いついたら、そく、付箋にかきます。

ぼくは自分の記憶力をあまりあてにしてないのと、
忘れないようにすることに、
脳みその容量を使いたくないからです。


（２）付箋をジャンルごとに格納する
書いた付箋は、一度、こんなかんじで、
ジャンルごとに全部貼ります。

で、常に、

ぼくがやることはすべてここにある！

って安心できるようにしてるんですねー。

でも、ここにタスクがたくさんあって、
追われるのは疲れるので、

そこから、その日にやることは、
別にうつします。

これは、
その日にやらなくてもいいことを明確にするためです。

（３）「ルーチンワーク以外のタスク」でその日やることは、ノートに貼って、おわったら✓をつける

朝、今日は何をしようかなって計画を立てる時に、
タスク全体の表から、
いくつかノートにピックアップします。

こんな感じ。

この時に大事なことは、
多くしすぎないことですね。

欲張ると、ずーっと追われて、
毎日仕事が終わらない状態になり、
ストレスになります。

まじで要注意！！

最初は、３つ以下にするとか、
５つ以下にするとかからはじめて、
何個ぐらいが自分に合うのか
実験してみてください。

で、終わったタスクは、
右に移して、チェック。

このチェックするのが、快感ですね！笑

それひとつの、
モチベーションになります。

今日やらないけど、
ちかぢかやらなきゃいけないことは、

先にノートに、
先の日付のページをつくって、
そこに付箋を移す、みたいなかんじで、
管理していますー。

終わりに

いろいろ説明してきましたが、
やっぱり大事なことは

今日やらなくてもいいことを明確にする

だと思うのですよ。

とにかく、ストレスが少なく、
自由な感覚で
かつもれなく仕事できる。

それを目指してきた結果、
現状こんな感じになりました。

今後も、いろいろ
実験していきたいと思っています。

ぜひぜひ、
参考になるところは、
参考にしてみてくださいねーーー。

【2022/4/1 追記】

その後も、
このやり方をベースにタスク管理は
続けているのですが、

試行錯誤していくなかで、
自分的な問題点が発覚し、

またちょっとやり方を
変えているので、
その点について参考として
追記してみたいと思います。

■発覚した問題点

その後、タスク管理を
続けていくなかで、
自分の中で、ストライキが発生したのです( ;∀;)

もう、毎日同じことの繰り返しなんて嫌だー！！

ルーチンワークだけで、
その日の時間のほとんどを
使ってしまうことが多すぎる( ;∀;)

ってか、ルーチンワーク結局全部消化できることも少ないし！！！
（めんどうくさくて飛ばすタスクが毎日あり、結局手を付けないという笑）

なぜこれが起こったかっていうと、
ぼくの２つの性質がありまして。

①もともと自分が気分屋で、
　その時にやりたいことならパワーがでるけど、
　気が乗らないと、パワーが出ない

②一度集中しだすと、
　没頭して決めた時間を超過して
　時間を使いすぎてしまう。
　決めた時間で
　終わらなきゃいけないっていうのもストレス。

　例）15分って決めてるのに、60分とか使っちゃう。
　　　しかも、それがまあまあ頻度高い。

で、これを解消するために、
新しいシステムを思い付き、
導入することにしました～(^O^)／

それがこちらの画像です！！！

やりすぎてしまったルーチンワークを
「ストック可能」に
することにしたのです(^O^)／

５分だけやるって決めたタスクに没頭して、
20分も使ってしまったら、
先に「４日分」チェックしちゃうってことです。

そうすると、
やりたいときに
まとめてやることができるので、

ぼくの気分に合わせて
臨機応変に管理できるし、
没頭したいときは没頭しちゃっていい。

そして、ルーチンワークの目的である
「やるべきことに決めた時間
　必ず取り組む」
っていうことも達成できるってわけです。

個人的には、超画期的！！笑

■もうひとつの問題点

もうひとつは、
思いついたタスクの付箋を、
ノートに
貼りすぎてしまうってことです。

きっとやれるっしょ！！っていう
アグレッシブな自分が出てきて、
その日のタスクがいっぱいになっちゃう。

そして、終わらないし、
気分的にも焦る一方。

これはよくない・・・！！！

で、新しく導入したのが、これ！！

付箋に、所要時間の見積もりを
書くことにしたのです。

そのうえで、
このルーチン以外のタスクの分量に、
上限を決めてみました。

アポありの日：１時間半
アポなしの日：２時間半

で、この上限の時間は、
ある程度余裕をもった設定にしてます。

で、この分量のタスクが終わったら、
その日はクリアです。
あとはボーナスゲーム。

追加で仕事してもいいし、
しなくてもいい。

仕事の終わりを明確につくる

っていうのが、とにかく、
自分がストレスのない働き方をするうえで、
大事そうだなーと分かってきました。

てなわけで、
今回の追記は以上！！！

また、試行錯誤して見えたことがあったら、
更に追記するかもです。

見てくれて、ありがとうございました！！