仕事の効率を上げるには？－パソコンと人間のタスク処理の比較から作業効率の上げ方を考える－

1. あらすじ

はじめまして。
HSS型HSPの気質を持ち、大手SIer勤務、現在30代中盤でプロジェクトマネージャをしているShotaと申します。

IT関連の仕事柄、抱えている仕事量が常に多いため、どう仕事の効率を上げれば良いかを考えてきました。

仕事の効率化を考えるうえで、人間のタスク管理の特徴を知ることが効率化を考えるきっかけになりました。

今回はパソコンのタスク管理との比較をすることで効率化を考えてみたいと思います。

本記事が仕事の効率を上げたいと考える方のヒントになれば幸いです。

少しでも参考になった、ためになったという方は「スキ」やコメント、フォローをよろしくお願いします。記事作成の励みになります。
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2. パソコンのタスク処理の特徴

パソコンのタスク処理の特徴は以下の通りです。

①マルチタスクができる
②外部記憶ができる

＞①マルチタスクができる
みなさんがパスコンやスマホを使うとき、複数のアプリを同時に立ち上げて使っていないでしょうか。

たとえば、例えば、Youtubeのアプリを開きつつ、LINEを開いて友人にメッセージを送るなど。

このように、複数の作業（上の例の場合、複数のアプリを同時に立ち上げる）を同時にこなすことをマルチタスクと言います。

マルチタスクがどのレベルでできるかは、パソコンの性能にもよります（性能が低いとアプリが固まったりします）が、基本的な性質としてはマルチタスクができます。

＞②外部記憶ができる
みなさんがパソコンでスマホで作成した資料や撮影した画像、動画などのデータはどこに保存しているでしょうか。

パソコン、スマホ内に保存することもできますが、容量がいっぱいになったとき、クラウド（GoogleDriveなど）やUSBメモリなどにデータを移動すると思います。

これらの自身の機器以外の場所にデータを保存することを外部記憶と言います。

これによって自身の容量以上のものをアウトプットすることができるようになります。

3. 人間のタスク処理の特徴（パソコンとの対比から）

パソコンと比較すると、人間のタスク処理の特徴は以下の通りです。

①マルチタスクはできない（シングルタスク）
②外部記憶はできる

＞①マルチタスクはできない
人間の脳の構造上、マルチタスクはできません。正確に言うと、マルチタスクはできるが効率が悪いです。

先ほどのパソコンの例で言うと、Youtubeの動画を見ながら、LINEのメッセージを送ることは可能ではあります。

ただ同じ作業を同時に行う場合、細かい作業の切り替えが頻繁に起こりまず。
Youtubeの動画視聴をやめる→LINEのメッセージ内容を考える→Youtubeの動画視聴を再開する→LINEのメッセージ内容を打ち込む、、

このとき、作業の停止、再開のために脳のエネルギーを消費し、同時にストレスホルモンのコルチゾールが発生するため作業効率が落ちることになります。

結果として、ストレスなく作業を効率的にこなそうと思ったら、人間の脳はマルチタスクはできないということになります。

＞②外部記憶ができる
人間の作業もパソコン同様に外部記憶ができます。

例えば、自分が考えたアイデアは思いついてしばらくすると忘れてしまう可能性がありますが、スマホのメモに記録しておけばいつでも思い出すことが可能です。

また文章や動画などを作成後にブログやYoutubeに投稿することで記録することもできます。

頭の中だけで記憶しておくには限界がありますが、外部記憶に記録することより多くのアウトプットを保存、また外部公開することで他の人からフィードバックを貰うこともできます。

このフィードバックを早めに貰うことは、アウトプットの品質を上げるためにとても重要なポイントです。

4. 仕事の効率を上げるために

パソコンと人間のタスク処理の比較から、作業効率を上げるために押さえるべきポイントは以下の通りです。

①シングルタスクで計画する
②アウトプットは早めに他の人に見せてフィードバックを貰う

ただし、①のシングルタスクで計画したとしても、難しいタスクの場合はどうしても作業がうまく進められない、ということがあると思います。
このような難しいタスクに取り組む場合の作業効率の上げ方について、次回考えてみたいと思います。

本記事が仕事の効率を上げたいと考える方に少しでもお役に立てれば幸いです。
最後まで本記事をご覧いただき、ありがとうございました。