【業務改善】名刺発注コスト半減

短い記事です。
自社の名刺発注の仕組みを変えたので、そのメモとご共有です。

今までの業務の流れ

・福岡県の印刷会社に依頼していた
・窓口は人事総務部
・業者への依頼のはFAX注文のみ
・各拠点から、名刺の依頼がメールやFAX、チャットで人事総務にくる
・依頼がくると、人事総務にて名刺の変更を目検で確認し、1つずつ業者に依頼（FAX）する
・だいたい１営業日ほどで業者からプレビューが送られてくる
・人事総務部で確認し、依頼元にも確認してもらう（当日～1営業日）
・修正があれば依頼からやり直し、なければ印刷依頼
・業者が完成物を２～３営業日くらいで手持ちしてくれる
・人事総務部にて仕分けして、別拠点であれば郵送する（印刷費のほかに郵送費がかかっていた）
・拠点が受け取り終了

上記のフローの問題は、大きく大別すると
①アナログすぎて人を介しすぎる
②チェックも目検なので漏れることもあるし非効率。そもそも名刺情報は人事情報上ほぼ決まっている
③印刷コストが高そうだった（１００枚で1000円以上）
④拠点への郵送コストもかかっていた

改善のプロセスと変更後の想定

上記フローを聞いた際、まず確認したのが
・その業者でないといけない理由があるのか（歴史的政治的に）
　→なかった
・単価は下がるのか
　→交渉したけど無理だった
・依頼方法は帰られるのか
　→FAX以外の依頼はできなかった
上記のため、当時の業者では無理だし、変えない理由がなかった。

想定している改善後の業務フローは
①Webなどのシステムで発注できる仕組み
②個人がログインしたら、その人の人事情報が登録されていて、それをそのまま使えば名刺が発注出来る
③②の前提としてシステムに人事情報をCSVなどで"簡単に"取り込める
　（一括登録できない仕組もたまにあり、そうすると裏の運用コストが高くつく）
④勝手に発注されても統制がきかないので、発注は人事総務部でチェックや承認ができる
⑤印刷単価が下がり郵送までしてくれる
大きく言うと上記の想定でした。

上記を前提に、ネットで業者検索したり、知人に聞いたりする中で、ほぼ要件ど真ん中の業者を発見し、早速アポをとり交渉。導入しました。

変更のプロセスと運用まで

細かい交渉はおいておいて、新しい名刺発注のシステムを導入しました。
印刷単価は当然下がり、発注依頼すると登録している拠点に郵送までしてくれる（郵送コストは印刷コストに含まれる）。ちなみに、印刷＋郵送で1000円以下です。もっと安い業者もあると思いますが、弊社の複数拠点という特性＋業務効率を考えると、この業者がベターであると判断。

システムは業者が弊社用に用意（システムは無料）してくれるので、そこをカスタマイズ。やることは大きく４つ
①名刺の型の登録と紙質の選択
名刺のパターンを登録しないといけないので、デザインを担当している人に弊社の名刺パターン分の画像データ（8種類）を用意してもらい、今の名刺の紙質と近いものも選択してもらった

②人事情報の同期
幸い、事前に人事情報はシステム化してあって一元管理しているので、名刺発注の一括取込に合わせて、人事データを同期できるようにシステム上で加工（人事情報のシステムは自分で作ったのでカスタマイズが楽）

③運用の想定をし、落とし込み
直感的にも使えるものなのだが、当然想定する発注フローをマニュアル化（パワポで10枚くらい）。上記マニュアルを用いて、Webでの説明会を複数回開催

④運用の切り替え
従来の発注と新しい発注を1か月ほど平行稼働。
ただし基本的にはWebを推奨。幸い、現場の方も今までの発注方法がめんどくさかったようなのでみなさんWebの発注をしてくれました。
ただし、名刺に人事情報では拾いきれなかった細かい修正があったので、
それは随時指摘してもらい即修正。

切り替えてから2か月たちましたが、皆様問題なく使用してくれております。

結果とまとめ

まず、工数とコストの側面でいうと
①作業工数は半分以下に減少
　※最初のシステム構築の工数はあれど2週間くらいで終わったので誤差の範囲。
②具体的な単価は記載しませんが、印刷費＋発送費で約50％くらいになった。
③依頼から現場への納品のリードタイムも短縮した
④何より現場の人が楽になったと言ってくれた

この案件は小さなものですが、所謂非効率になっていて見直しをしないといけないことって多いな、と改めて感じつつ、自分の生業（と思っている）である業務改善を通じて、会社のコストを適正化したいし、何より働いている皆様の負担が減って、小さくても環境改善してくれると嬉しいな、と思っている日々です。

駄文ですが、最後までお目通しいただきありがとうございます。