FAXというコミュニケーションツール

FAXのファクシミリと呼び、ラテン語の「同様に作れ」が語源だと知っている人はもはや存在しないのではないでしょうか。
それくらい認知度が低いツールであるFAX。

この認知度の低いツールがBtoBではスポットを大いに浴び、FAXなしでは仕事ができないほど活用されています。

私はFAXが嫌いです。

その理由を考え、廃止できる環境を考えてみました。

・FAXなんてきらいだ

当社の問題だけれどもデータベース化出来ないのがもどかしい。

毎回修正箇所をチェックし、今回用の発注書に打ち替えて確認する。それだけでもヒューマンエラーの原因になる。
データベース化ができれば人間が打ち込む工数を削減できますよね。
工数が減る=ミスが少なくなる、の公式に当てはめることができます。

また、紙でのやり取りになるので紙の寿命が短命になる。

出力しFAXするだけでもカウンター料が発生するので実はちりつもで年間かなりな金額を支払うことになる。
FAXは受ける方も送る方も金額が発生するのでばかになりません。

解像度が低いうえに白黒

FAXの仕組み上、どうしようもないのかもしれないけれどもとにかく汚い。

小さい文字や込み入った情報をやりとりするなんてほぼ不可能に近いと感じます。

5なの2なの0なの6なの。なんてかいてるのー！問題が勃発し結局電話するはめに。
せっかくかわいいイラストも解像度の低い白黒出力でホラー現象に。

では、FAXを使わないで従来のやり取りをするためにはどうすればよいのか。僕なりに考えてみました。

・脱FAXにむけて

まずプライオリティをはっきりさせます。
FAXで送る書類は文字情報がほとんど。この時点で出力した紙を宅配業者で送る案は却下です。ちょっと見てみたいですけどね、本人受取限定の配達で届く発注書。どんな高額商品を毎日やりとりされているのでしょうか。

この第三次産業革命中でビジネスに求められる最重要事項はこれ以外にありません。

スピード

このスピードがプライオリティの最上位にこなければなりません。

インフラがインターネット光で整えられつつある今、このツールを使うほかありません。
メール、webシステム、クラウドサーバー、様々なサービスが展開されています。
これらを使いFAXのようなことが出来るのではないか。少し考えてみました。

・インターネット de FAX

プリンターの機能でインターネットFAXがあるのをご存知でしょうか。
プリンター同士の設定で行うFAXの仕組みです。
一見便利に思えてもこちら、各取引先に設定を行って貰う必要があります。

とてもめんどくさいですね。

それに僕の求めているものではありません。
僕が求めている仕組みは、発注書自体をweb上のサービスで完結出来るもの。

例えば、ECサイトのようにログインし製品番号を検索。該当製品が一覧で表示されカートに入れる感覚でポチっていく。もちろんリピート製品だと履歴から選択ができ、リードタイムを計算した希望納期も自動で入力してくれる。

ポチッた商品がフォーマットにまとめられ、発注書として発注先に送られる。受け取る方法は、Windowsのガジェットで通知を受けwebサービスにアクセスし処理を行う。

ReFAXではなく、そのwebサービス上でFIXや納期管理などできればお互いに情報共有は自然に可能になりますよね。
もちろん変更があった場合は変更の通知もガジェット経由で受け取る。
スケジューラーと連結しタスク管理も自動で行ってくれる。

もうすでにあるとは思いますが、零細企業でも簡単に導入できる金額でリリースすることができれば、FAXに頼らずもっと便利で楽になると思うのです。

・それでもなくならないFAXの呪縛

ビジネスにおけるFAX利用率は98％を誇ります。

とんでもない普及率です。

FAXで慣れてしまうと新しい仕組みで発注書のやり取りを行うことに不安感を覚える方が大勢いますが、FAXを導入したときも同じ気持ちだったはずです。

要は慣れです。

とはいってもFAXが無くならないことも事実ですので、FAXとインターネット、上手に融合してうまくつきあって行く方法を模索しなければなりませんね。

FAX周りのITツールは様々あります。
FUJI XEROXさんのDocuWorksは代表的なツールではないでしょうか。

サイボウズさんのキントーンなどとも連携して様々な使い方ができます。

複数ツールをまたいで使用すると煩雑になりがちなので僕は敬遠してますが、それも慣れれば便利なんだろうなぁとは思います。

在宅ワークが進み、いろいろなツールやサービスがリリースされています。

これらを使い、働き方をアップデートして快適な生活を送るのが当たり前な世の中になるといいですね。