リモートワークにおける、コミュニケーション不足を防ぐためのオンラインでできる5つの取り組み

リモートワークで陥りやすいのが、コミュニケーション不足により“報・連・相”の欠如や『業務依頼者』対『受け手（個人）』の関係性のみでリモートワーカー同士のネットワークを構築できないことによる帰属意識の希薄化ではないでしょうか？
そこで角川ドワンゴ学園が実施している業務運営方法（密に連絡を取り合う方法など）と、より交流を図るための5つの取り組みについて紹介させていただきます。

◆業務運営方法

5つの取り組みの前に、まずは、リモートワーカーの業務の運営方法を紹介します。
トップダウン型でなくボトムアップ型をとり、リモートワーカーにも自発的に行動考案してもらうことを大切にしています。以下のようにslackではシチュエーションに応じたチャンネルを作ったり、Zoomで定例会を開いたりと、連絡や相談など気軽に発言し合える場を設けています。

▼3種類のslackチャンネル

①勤怠管理用チャンネル
②お困り相談室～リモートワーカー内で業務の質問や相談をする助け合いの場～
③業務相談チャンネル～お困り相談室で解決できない確認事項の際に、業務担当者に確認～

▼Zoom会議

①月2回の定例会
②週1回リモートワーカー内で定例会　※必要に応じて、随時業務ごとに実施

お子さんがいる家庭では、オンライン会議中にお子さんが入ってくることもありますが、リモートワーカーの環境を周知しているので驚くことはありません。お子さんと一緒に会議に参加してもらうなど、その場に応じて柔軟に対応しています。

◆帰属意識の取り組み

リモートワークにおいて帰属意識を希薄化させないため、コミュニケーション不足を防ぐために角川ドワンゴ学園が行っている5つの取り組みをご紹介します。

①slackチャンネルでの挨拶の徹底　～社員の自覚～

（slackチャンネルを使い、毎日リモートワーカーみんなで挨拶をします）

勤怠管理用のslackチャンネルで出勤・中抜け・退勤の連絡をした際、他のリモートワーカーには、スタンプで反応をしてもらいます。投稿にリアクションをすることで、発信が一方通行にならないようにしています。

②各業務にリーダーを設定　～責任感・自信の向上～

リモートワークは、職場復帰や社会進出の“リターンワーク”の意味もあると考えています。

そのため、リモートワーカー全員がそれぞれ各業務のリーダーを担い、責任を持って仕事に取り組んでいます。
さらに、新入職のリモートワーカーには、リーダーとして担っている業務のレクチャーをしてもらうなど、自信の向上に努めています。

③ZoomMTG　～face to faceのコミュニケーション～

（Zoomミーティングなら、お互いの顔が見えるので会話が弾みます）

Slack上で文章のやり取りをするだけでは、どうしても人によって表現の受け取り方が異なってしまいます。そのため、Zoomでミーティングを行い、face to faceのコミュニケーションを大切にしています。

④ママカフェチャンネルの作成　～子育ての悩みなど似た立場の方々の雑談チャンネル～

普段なかなか言えない子育ての悩みや相談ができる、業務以外のリモートワーカー専用チャンネルがあります。ここでは、リモートワーカー同士が気軽に雑談できる場となっています。

⑤Zoom忘年会・Zoomランチ　～親睦～

（離れている場所でも、Zoomを使えば忘年会やランチ会ができます）

最近では“ オンライン飲み会”などが流行していますが、私たちはZoomを使ってオンライン忘年会やランチ会をしています。

昨年度は、1人あたり2,000円以内の予算で飲食を持ち寄ってもらいZoom忘年会を実施しました。もちろん、お子さんも参加できます。

◆リモートワーカーへの就業アンケート

「リモートワークの満足度」として、リモートワーカーにアンケート調査を実施しました。下記は、アンケートの一部を抜粋しました。

Q.当学園での働きやすさはいかがですか？

＜コメント一部抜粋＞
・保育園でのケガや突然の夜中の発熱など、育児は予測不能です。そのため与えられた業務が想定内に進まないことが多々あります。しかしそのような状況でも、当月中の補填をクリアすれば業務時間内でも中抜けができるのはありがたいです。日本の企業には少ない、育児と仕事を両立できる環境だと思います。
・初めてのリモートワークで、最初は文字だけのやり取りに対する不安や、Zoomだけでのレクチャーに認識のズレが生じないだろうかと戸惑いもありました。ですが、仲間も上長も他部署の方も皆さん優しく、風通しの良い環境でコミュニケーションを取っていく中で不安は解消されました。今はとても働きやすいと感じています。

Q.中抜け補填制度についてどう思いますか？

＜コメント一部抜粋＞
・この制度がなければ、仕事を続けることはできていないと思います。子どもの送迎や付き添い、通院で平日の日中に席を外すことがあるので、とてもありがたい制度です。中抜けに関して、上長が快く承認してくださるので余計な罪悪感を感じることがなく、自分が勤務できる時間の中で精一杯集中しようと思えます。また、仲間たちも「お互いさま」という雰囲気でいてくれるので、気持ちを切り替えることができます。
・通常であれば有給を使用しなくてはならない、授業参観や子どもの通院などの場合も補填制度を利用できるのでありがたいです。ただ、朝9時前の時間を補填に当てられないこと、月末だと補填ができないという点で「やや満足」にしました。
18時以降は子どもの習い事の送迎、宿題の確認や翌日の準備、お風呂や寝かしつけなど、時間の確保が難しいので、子どもが登校したあとの朝8時～9時の間も補填が可能になるととても助かるなと思っています。

◆まとめ

リモートワークは、運営方法を工夫し、slackやZoomなどのコミュニケーションツールを活用することで、チームとして一体感を持ちながら仕事に取り組むことができると思います。