会議の質問に的確に答えるコツ５つ！ 誰にでもできるからこそ振り返りたい
初めて会議に参加するときに特別な教育は受けたでしょうか？ 恐らくほとんどの方は特別な教育は受けていないと思います。ある日に参加を求められ、気の利いたメモが取れるようだとそのうち議事録を頼まれるようになり、話せる人はやがて資料の説明や進行係を任せられる。
「聞く」「話す」「書く」どれも日常的にやっていることだからこそ、特別な教育を受けずとも会議に参加することができます。
ですが、ビジネスにおいて会議はとても重要なものです。お金の話、ヒトの話、新しく何かを始めるとき、トラブルが起きたときなど大切なことは全て会議で決まります。
「会議を制する者がビジネスを制する」と言っても過言ではありません。
また、上司や周りからの評価も会議の印象で決まります。普段こつこつ仕事をしていても、他者がそれを満遍なく把握することはできません。会議での発言の方が目立つので、そちらが印象に残ります。
会議に参加することは誰でもできますが、せっかくなら会社やチームに貢献したいし、良い評価もされたいですよね。
今日はそのための「会議の質問に的確に答えるコツ」を５つご紹介します。
１．質問に答えることに全集中
まずは質問に答える、ということです。
当然だろうと思うかもしれませんが、回答しているようでいて実は回答になっていないというケースって結構あるんですね。
例えば、寝坊して遅刻をしてしまったとき。
「寝坊ですか？」と聞かれ、それに対して「海外ドラマを見ていたら、つい寝るのが遅くなっちゃって」と答える。一見会話は成立しているようですが、実は理由を述べているだけで「寝坊ですか？」の質問の答えになってはいません。
「海外ドラマを見ていたら、つい寝るのが遅くなっちゃって」の後に「でも朝はいつも通りに起きました。遅刻をしたのは、電車が人身事故で遅れたからです」と続く可能性もあります。理由を前に持ってきてしまうと、結論が分かるのは最後になってしまいます。
長い前置き、言い訳、背景の説明は後回しにして、まずは質問に答えることが大切です。
また、日本語は曖昧な表現が許容される言語ですが、ビジネスではできるだけ曖昧さを取り除く必要があります。
・質問に答えてから説明する
・主語は抜かない
・誰が、何を、いつまでにするかを明確にする
質問が終わっていない内から答えを考え始めるのではなく、相手の話をよく聞いて質問の内容を理解する。その上でしっかり結論を先に答えを伝えましょう。
２．質問の種類を理解する
質問にはいくつかの種類があります。質問の種類を理解しておくと、的確な答えを導き出しやすくなります。
クローズドクエスチョン
答えられる回答範囲を狭く限定した質問です。クローズドクエスチョンには２つの種類があります。
①Yes or No
「はい」か「いいえ」で答える質問です。
この質問をするとき聞き手は事実確認がしたいと思っています。先ほどの「寝坊ですか？」のように答え辛い質問が多いですが、言い訳せずにまずは質問に「はい」か「いいえ」で答えることが大切です。
例）
Q：ご飯はカレーで良いですか？
良い A：いいえ。そろそろ違うものが食べたいです。
悪い A：昨日も一昨日もカレーだったよね。 ※YesかNoか答えが明確ではない
②選択式（A or B）
提示されたものの中から答えを選択する質問です。
まずは選択した答えを伝え、その後に理由を述べるようにします。選択肢の中に「その他」のようなオープンクエスチョンが混ざっている場合もあります。
例）
Q：ご飯は和食、中華、イタリアンどれが良い？ もっと他のにする？
良い A：イタリアンが良いです。ピザのCMを見てピザが食べたかったんです。
悪い A：ラーメンはこの前食べたし。寿司って気分でもないし。そういえばCMでやってたからピザが良いな。 ※最後まで聞かなければ答えが分からない
オープンクエスチョン
回答の範囲をほとんど制限せず、自由に答えてもらう質問です。オープンクエスチョンにも２つの種類があります。
①セミオープン
誕生日や最寄り駅など答えが限定的な質問です。
まずは答えを伝え、その後に理由や根拠を述べるようにします。
例）
Q：ご飯どこで食べる？
良い A：××駅付近で食べませんか。色々なレストランがあるようですし、移動に時間がとられない分ゆっくりランチができそうです。
悪い A：せっかくなら美味しいもの食べたいけど、移動しているとゆっくり食べる時間が取れなくなりそうですね。いろいろお店あるみたいですし、××駅付近で食べませんか。 ※最後まで聞かなければ答えが分からない
②聞き手の意見を広く求める質問
どう思う？ どう考える？ など聞き手の意見を広く求める質問です。まずは結論を伝え、その後に理由や根拠を述べるようにします。
例）
Q：ご飯どうする？
良い A：事前にお店を決めて予約しておきましょう。当日もし待つことになったら嫌ですしね。クチコミも参考に良さそうなランチプランを探しましょう。アプリから予約をしておくと割引になるプランもあるようです。
悪い A：このお店美味しそうだけど、クチコミが微妙です。こっちも良さそうだけど、当日混んでたら嫌ですよね。ランチプランが色々なありますね。予約しておくと割引も適用できそうです。 ※話がまとまっていない
友だちとのおしゃべりだったらあれこれ話すのも楽しいですが、会議では的確に回答することが求められています。
３．質問を繰り返す
質問の内容が曖昧だったり、すぐに答えられない場合があります。そんなときは慌てずに質問を繰り返してください。
質問を繰り返す効果は次の2つです。
① 回答までの時間稼ぎ
質問を繰り返している間に答えを考えます。もし質問が曖昧な場合は「○○という質問内容でよかったでしょうか？」と確認します。自分が曖昧な場合は周りの人も曖昧に感じていることが多いので、確認することは周囲への配慮にもなります。
② 自分自身に楔を打つ
質問を声に出して受け止めることで、まずは質問に答えるんだと自分自身に意識づけをします。自ずと言い訳や前置きが排除されます。
例）
Q：宝くじで１億円当たったらどうしますか？
A：宝くじで１億円当たったらですか……（繰り返しながら考える） 家をリフォームしたいです。最近、給湯器の調子が悪いので。
４．１分（以内）で話す
会議中の質問には短く答えるのが鉄則です。
ぺらぺらとあれこれ話した方が話し慣れていそうですが、同じことが伝わるのなら文章量は短い方が良いのです。とはいえ、一言で終わってしまってはもの足りないので、結論＋理由で１分を目安に回答すると丁度良いボリュームになります。
１分で話すコツは次の2つです。
① Talk Straight
「実は……」「言いづらいんだけど……」などの遠慮は不要です。歯に衣着せず、言い訳もせずスパッと言い切ってください。
②ブルズアイ（確信）を狙う
ブルズアイはダーツの的の真ん中です。そのイメージで相手が答えてほしいと思っていることを狙ってズバッと答えてください。結論ファーストは即ちニーズファーストです。まずは相手の求めることを述べて、その後に説明や理由を伝えます。
５．ピラミッド構造を意識して話す
答える際にロジカルに話せると、より伝わりやすくなります。まずは結論を述べ、そこから理由、根拠に入っていくと道筋が整理されているので聞きやすくなります。また、具体例や事例をあげることで、「東京ドーム〇個分です」のようにイメージを伝えることができます。
１．結論（主張）ファーストで伝える
「ご質問に答えると」「結論から言うと」
２．複数の理由、根拠を述べる
「理由は３つあります」
３．具体例や事例をあげる
「例えば」「データでは」「経験では」
以上、会議の質問に的確に答えるコツ５つでした。
会議に参加することに特別な教育がいらないように、質問に答えることは誰にでもできそうです。でもだからこそ、どう答えたらより良い会議になるのか、一度立ち止まって振り返ってみることが大切だと感じました。
この５つのコツを指標に、まずは意識するところから始めていきたいと思います。
この記事は東京コミュ塾で教わった内容を元にまとめています。ビジネスにとっても必要なコミュ力、身につけたい方にお勧めです♪
それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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