【残業ゼロの仕事術 Vol.1】 ToDoリストをつくってはいけない
はじめに
こんにちは！しんきちです。
本記事を執筆しているのは朝5時台ですので、正しくはおはようございますですね（笑）
昔から超が付くほどの「朝型」でして。
これくらい早い時間帯の方が頭が回るんですよね〜。
外もまだ暗くて、静かで、エアコン無しでも涼しくて、良き朝です。
さて、お盆休みも残すところあと2日。
毎日暑いですしコロナも猛威を奮っていますが、身体に気をつけて乗り切っていきましょう！
【残業ゼロの仕事術】、本日はToDoリストに関する話です。
多くの方が利用されており、その便利さは折り紙付きですが、一方で過度の信頼は禁物で、付き合い方には多少の注意が必要です。
それでは、本日もよろしくお願いします！
ToDoリストの落とし穴
・やるべきタスクはリスト化していつでも確認できるようにしている
・ToDoリストがないと仕事にヌケモレがありそうで落ち着かない
・完了したタスクをリストから消していくことが快感！
このような方も多いのではないかと思います。
確かにToDoリストは、やるべきタスクが溢れる状況を整理してくれる便利なツールではあります。
しかし、ToDoリストをつくる人は残業ゼロの働き方はできません！
初回の本日は、なんとも皮肉なこの現実について解説していきたいと思います。
１．ToDoリストは一生終わらない
ToDoリストの最大の欠点。
それは、リスト作成自体が目的化してしまいやすいことです。
人間はどうしても、タスクをリスト化した時点で「仕事をした感」を得てしまう生き物なのです。（当然、実際には何も進んでいないのですが…）
その結果として、気づいた頃にはリスト化されたタスクの多さに絶望感を覚え、一向に手がつけられない、しかし新たなタスクはどんどん舞い込んでくるという負のスパイラルに陥ります。
ToDoリストは一生終わらないのです。
便利なツールだと信じていたものに、むしろメンタルを蝕まれるのです。
２．ToDoリストで納期管理はできない
今はとても便利な時代で、シンプルに紙に書き出す方法に限らず、スマホアプリなどデジタルツールを活用してToDOリストを作成することも可能です。
そのようなアプリにはタスクごとに重要度や期限・期日を設定できる機能が備えられていますので、期限直前や期限超過時には通知機能でお知らせしてくれるという、至れり尽くせりの多機能っぷりですよね（笑）
でも、スマホが「8/15期限 報告書の作成」とリマインド通知してくれたからといって、「よし、じゃあ今すぐ取り掛かろう！」とアクションに繋げられない方も多いのではないでしょうか。
そんなときは怠惰で自堕落な自分を責めたくもなりますが、心配無用です！
なぜならそもそも、ToDoリストで納期管理はできないからです。
なぜかって？
「いつまでにやるか」を決めてばかりで、実際に「いつやるか」を決めていないからです。
これ
はToDoリスト依存の大きな
リスクといえます。
すべてのタスクはスケジュール化すべし
じゃあ一体どうすればいいのか？
答えは一つです。
すべてのタスクはスケジュール化してください。
もう少しわかりやすく説明すると、あらゆるタスクは、
「何を」「いつ」やるのか明確にして手帳やスケジューラーに書き込んでしまうのです。ToDoリストは使いません。
例えば、「○○社への出張結果について部長に報告する」
いかにも面倒くさそうなタスクです（笑）
しかし、放置していれば部長から「おい、昨日の○○社への出張どうだったんだ？」と聞かれてしまう可能性がありますよね。
このような場合、はじめから出張の翌日の朝9時に「出張報告」というスケジュールを入れておくのです。
立派なスケジュールですので、他の仕事や打合せに上書きされることもありません。（重要度は一旦無視してスケジュール化するのがポイントです！）
ToDoリストで「いつまでに」するのかやんわり管理するのではなく、スケジュール化して「いつ」するのかきっちり管理する。
これだけでタスクが滞留せず、一つ一つの仕事が着実に片付いていく実感をかんたんに得られるはずです。
まとめ
本記事ではToDoリスト依存の危険性と、それを回避する「スケジュール化」のテクニックについて紹介しました。
具体例として挙げたのは「部長への出張報告」でしたが、これは「○○プロジェクトの進捗管理」でも、「取締役報告用の資料作成」でも、「新入社員への○○教育」でも、すべて同じ考え方を当てはめることが可能です。
むしろ、ついつい先延ばし・後回しにしてしまいたくなる億劫な仕事こそ、「いつやるか」明確にしてスケジュール化してしまうことで、やらざるを得ない状況を意図的につくってみてくださいね。
今までToDoリストを作成しても、減っていかないタスクに不安やストレスを感じていた方は、大きな効果を感じていただけると思います。
早速、お盆休み明けからぜひ実際に実行に移してみてください。
残業ゼロの仕事術が、皆様のお役に立ちますように。
それではまた！
しんきち