プレゼンを時間内に終わらせる

プレゼンの時間配分

ビジネスをしていると、スライドを使ってプレゼンテーションを行う機会というのが多くあります。

Webセミナーや通常の商談など、プレゼンをする機会は様々ですが、特にセミナー講演などでは、発表時間というのがきっちりと決められている場合があります。

複数の人が発表する場などでは、それぞれの人に発表時間が決められていることがあるので、時間内に終わらせる必要があります。

しかし、発表時間が長くなってくると、時間通りに終わらせるというのが難しくなってきます。

内容が多い場合は、多くのスライドを用意してしまうこともあると思います。そうなると、さらに時間配分が難しくなっていきます。

終了時間の10分前などに、主催者側からカンペがでるというのもやってもらえることがありますが、ペース配分がうまくできていないと、その10分を単に早口でしゃべったり、数枚のスライドを飛ばすだけになってしまいます。

最後に慌ててやってしまうと、参加者の満足度も下がりますし、話している方も言いたかった大事なことをさらっと話してしまったりして、達成感がさがってしまいます。

プレゼンを時間通りに終わらせるにはいくつか方法があると思いますが、その中で、自分がいつも実践しているシンプルな方法があります。

真ん中のスライドだけ覚えておく

発表を制限時間内に終わらせるために、全てのスライドの中で、ちょうど真ん中のスライドだけを覚えておいて、それが発表時間の真ん中になるように調整して話すという方法です。

例えば、40枚のスライドを使う場合は、20枚目のスライドだけ覚えておきます。発表時間が、13:00から13:40であるなら、その20枚目を話している時の時間を見るようにします。この場合であれば、13:20分になった時に、真ん中のスライドに来ているかどうかで、発表のペースを確認します。

ここで、もしスライドが22枚目くらいまできていれば、進み過ぎなので、少しゆっくり話すと良いでしょう。18枚目くらいであれば、進みが遅いので、少し早めに話すことになります。

「スライド１枚に１分」であるとか、「10枚目までは15分」といった、細かい時間配分もできると思いますが、スライドの枚数が多いと、覚えるのが難しくなってしまいます。また、多くの人の前で発表する場合は、緊張していることも多いので、そういった細かいことを忘れてしまう可能性もあります。

終了予定時刻の10分前などにもらえるお知らせだと、ペースが遅い場合、後半の内容が急にペースアップしてしまい、とても雑な印象が残ってしまいます。

シンプルな方法で時間配分する

プレゼンを時間通りに終わらせたい時は、真ん中のスライドだけ覚えておいて、それがちょうど発表時間の半分過ぎたところに来ているかどうかで、ペースを調整すると、うまく時間配分ができるようになると思います。

この方法は、自分でもよく使っていてうまくいっているので、きっと他の方でも有効だと思います。もし機会があれば、試していただければと思います。