打合せの効果を出すためのヒント

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

打合せ

仕事の会議などで人と打合せをすることがあると思います。

職種によっては、日がな一日ずっと会議という人もいるでしょう。

このような打合せですが、数が多くなってくると、何の話で、どうなったのかが段々分からなくなってくることがあります。

議事録やメモを見ればなんとなく思い出しますが、最終的にどうすれば良いのかが思い出せません。

せっかく打合せをやったのですから、できるだけ効果をだすために、何かヒントになるような事はないでしょうか。

アクションに集中する

打合せを行ったら、その後のアクションの事だけに集中するようにします。

具体的には、打合せの最後に、次は何をやるかというアクションだけを確認して、メモに残したり、共有したりするようにします。

できれば、誰がやるかや、いつまでにやるかと言うのも入れると良いです。

ちょっとした事なら期限などはいらないかもしれませんが、長期間にわたるものであれば、期限は必須とした方が良いでしょう。

長々とした議事録を共有しても良いのですが、細かい経緯を確認するよりも、打合せでだいたい議論しているのですから、アクションだけにしてもほぼ問題はないと思っています。

共有しているのはアクションだけなので、ものすごくシンプルですし、余計な手間をかけずにすぐに行動に移ることができるようになります。

必ずアクションを決める

次の行動につながらない打ち合わせは、やった感はあるかもしれませんが、あまり生産的とは言えません。

誰が何を言ったかというのも証拠を残すという意味では大事ですが、交渉相手などではない社内などであれば、アクションだけ共有するだけで十分だと思っています。

そういう私も、昔は打合せが終わった後、会議メモの全文を打ち合わせしたメンバーに共有していました。

しかし、あまり読まない人もいるので、次に会議をやっても、あまり進んでいないことがあったのです。

もちろん過去の経緯を思い出すのに必要なので、メモを手元に残しておくことは大事だと思います。

ただ実際共有するのはアクションだけにすると、「とりあえずこれをやればいいんだ！」と言う感じで、かなりやってくれるようになりましたので、ある程度効果はあると感じています。

これからも、打合せを行ったら、次のアクションだけを残したり、共有したりして、打合せの効果を出していきたいと思います。