抽象化を制する者は仕事を制す

こんにちは。
近所のスーパーで店舗改装前の一時閉店セールをやっていてテンション爆上がりしたシンディです。
(全品4割引き！)
(この1年ですっかり主夫マインドが醸成されましたｗ)
(オマエはいったい何になろうとしているの？...汗)

さて、今日のメモ書きは「抽象化の効能は？」をテーマに深堀りをしました。1年前にUNCOMMONで習った思考力の概念を今一度思い出し、日常に活かしていこうというのがねらいです。

みなさんは抽象化を意識して使っているでしょうか？
「抽象化って何？」って思われた方も普段から無意識的には使っていると思います。抽象化を意識的に使うことで周りから認められ頼りにされるビジネスパーソンになれる。と僕は思っています。

「抽象化」というその言葉通り抽象的な思考概念の話なので、うまくまとめられるか心配ですが頑張って書いてみたいと思います。

それでは、いってみましょう！

抽象化の効能

「抽象化の効能は？」
まず、この質問自体が多くの方にとっては抽象的だと思いますのでもう少し具体的な言い方に直します。
「物事を抽象化して考えることによって得られるポジティブな効果は？」
となるかと思います。

この答えとしては、冒頭にも書いた通り、
「仕事がデキる人」になれると思います。

僕が考える仕事がデキる人の定義は下記の2点。

・本質的な問題解決ができる人
・コミュニケーション能力が高い人

本質的な問題解決とは、問題に対してモグラたたきのように場当たり的な対処をするのではなく、「そもそも問題となった根本原因は何か？」を考え、仕組み自体を改善すること。

そして、コミュニケーション能力が高いとは、コミュニケーションコストが低い。つまり、時間や労力をかけずに他者との情報伝達、意思疎通をする能力のことです。

この二つの能力の土台となっているのが、
「物事を抽象化して考える力」であり、それは物事を構造的に捉える力と言い換えることができると思います。

「は!?どういうこと???」という声が聞こえてきそうなので、抽象化とは何なのかというのを説明していきます。

抽象化とは

抽象化するとはどういうことか？といいますと、

・一般化する
・共通項でまとめる
・要点を抜き出す
・一言で表す
・上位概念に繋ぐこと

といった解釈ができると思います。

僕の中では
「個別具体を”つまり何なのか”と一言にまとめること」
とまさに抽象化して理解しています。

簡単な具体例をあげますと、「りんご、ぶどう、もも」を「果物」と捉えたり、「鮎、マグロ、鮭」を「魚」と捉えることです。図解するとよさそうです。(これも抽象化)

といった具合にピラミッド構造をイメージして、下位の要素をグループ化して一つの要素にまとめることが抽象化となります。

「で、これが仕事とどう結びつくの？」

と思われていそうなので、抽象化の説明はこのぐらいにして、具体的な仕事の場面で見ていきたいと思います。

抽象化を文章力に転換

仕事でコミュニケーションは欠かせません。メールを書く場面は誰にでもあるのではないでしょうか。みなさんはどのようにメールを書いていますか？
マナーとか作法の話しはここでは置いておいて、どう書けばわかりやすい文章になるか考えてみましょう。

わかりやすいメールの文章構造はこのようになっています。

「タイトル」＋「総論」＋「各論」

ピンとこない方もいるかもしれないので少し言い方変えると、

「件名」＋「概要」＋「詳細」　です。

これをさっきのピラミッドの図に当てはめてみると。

イメージ湧きますでしょうか？
わかりやすいメールはこの形になっていると思います。若干さっきと形違いますがまあ一緒です。

ここでわかる通り「件名」が最も抽象度が高いです。
”要するに何なのか”をいかに端的に相手に伝わるように言語化するかが大切です。なんでも抽象化すればいいわけではなく、相手に伝わるかという観点で抽象化するのがポイントです。

それと、一つのテクニックとして、件名の最初に【】で目的を書くといいです。
【依頼】【共有】【決裁】【相談】【連絡】【報告】【提案】などです。

これはメールの要件を究極に抽象化した二文字だと思います。
その後に件名を30文字以内ぐらいで書けば、件名だけで相手にどんなアクションをして欲しいのか伝えることも可能になります。
(内容によりけりですが)

あとは件名に徐々に詳細を肉付けしていってメールの文面を考えるといいです。だらだらと書くより概要と詳細にブロックをわけるといいと思います。

ちょっと長くなってきたので具体的なケースをみるのはこのくらいにしておきます。

まとめ

抽象化を活かすほんの一例を紹介しました。この文章の書き方は報告書や企画書、提案書の書き方にも活かせますし、口頭でのコミュニケーションも基本同じです。

話の流れは、

・抽象から具体へ
・概要から詳細へ
・要点から詳細へ
・既知から未知へ
・全体から個別へ

この順番で話の流れを作っていくと相手に伝わりやすく、相手にとってコミュニケーションコストが低い人になれると思います。

さらに同じ思考回路で問題解決に活かせると、周りから一目置かれるスーパービジネスパーソンになれると思います。

どうでしょうか？伝わりましたかね？
冒頭の”つかみ”が何だったか忘れるぐらい長くなってしましました。
(たいして掴めてないから忘れた方がよさそう。。汗)

こんなマニアックな内容をここまでお読みいただきありがとうございました。

VUCA時代といわれる世の中の正解が秒速で変わっていく時代に必要な能力だと思うんですよね。思考力って。

そんなわけで、今日の話が誰かのお役に立てれば幸いです。
じゃ、またねw